水安公司工程文件管理办法.docx

西安市水安水电有限公司工程文件管理办法第一章总则第一条为了加强西安市水安水电有限公司（以下简称公司）二腺子水电站工程建设中工程文件的管理，明确管理内容和责任，确保工程文件高效、有序流转，特制定本办法。第二条本办法适用于公司下属在建的工程项目，公司各部门及各参建单位在工程建设中应遵照执行。第二章工程文件界定第三条工程文件是指产生于项目建设全过程，流通于项目公司、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位，与工程建设有关的文件材料。第四条工程文件内容（一）设计单位提供的勘测报告、可研报告、初步设计、询价书、施工图纸等；（二）制造厂家（含国外厂商）提供的设备制造图、组装图、安装使用说明书、出厂试验及检验报告等。（三）工程设计变更文件（报告和批复）。（四）工程质量和安全检测报告。（五）工程设计图纸。（六）工程监理报告。（七）工程建设索赔文件。（八）工程建设总结及竣工文件。（九）工程建设合同及协议。（十）工程信函及会议纪要。（十一）工程开工报告。（十二）工程联系单。（十三）图纸会检记录。（十四）工程审查文件。（十五）标准、规程、规范。（十六）其它有关工程方面的文件；文件和资料可以是任何媒体介质形式。第三章管理职责第五条工程部是公司工程技术文件的归口管理部门，负责本办法工程文件涉及到各项目的工程技术文件的收集、接收、标识、分发、更新、记录、保管、借阅、归档等工作。第六条公司各部门和项目部负责各自职责范围内工程技术文件的管理。第七条设计、监理依据本标准和公司的要求，安排专职或兼职文件管理人员，做好本单位的文件管理工作。第八条施工单位应依据本标准和公司的要求，安排专职或兼职文件管理人员，做好本单位的文件管理工作。第九条施工单位在合同期间应建立合理的文件管理机构，作为与公司及其它有关单位之间联络的归口部门，负责外部文件往来及内部文档的管理工作。应按质保大纲标准及有关的文件管理标准，建立文件受控发行系统，保证文件在任何使用场合都是一致而且是最新的版本。在施工及竣工验收阶段，施工单位要按照业主及国家水电行业的相关规定，负责整理施工过程中形成的技术文件，向公司移交合格的竣工文件。第四章管理内容第十条工程信函管理（一洞业主之间的所有信函使用中文（必要时应用英文b（二）所有的信函都应注明标识码（发文编号），答复对方的函应注明所要答复函的标识码（对方发文编号b（三）所有的信函都应标有日期和授权人签字。（四）所有用传真传送的正式信函必要时应用信件加以证实，纸张应使用A4规格。（五）以下内容的文件（包括但不限于）必须通过信函发送：1、双方合同执行过程中的争议。2、双方商务文件往来。3、施工、设计、监理等单位需要业主关注或解决的问题。4、其它需向对方发送的有关文件和资料。（六）各单位授权的签字人及其所签信函的范围必须书面函告业主以便登记；未经授权签字人签署的函件，各单位可视为无效文件；授权签字人因公外出或休假期间，可以将某些工作委托他人负责，但必须及时就其委托他人签字的范围通告所有有关的收件人。第十一条工程会议纪要管理（一）工程协调会、安全生产例会由施工监理召集并主持召开；工程专题会由监理单位召集并主持召开（必要时由业主相关部门召集b（二）与会各方必须按时参加会议，必要时根据召集会议部门的要求提供会议书面材料。（三）会议后应形成会议纪要，会议纪要由会议召集部门负责撰写，并按业主有关规定签发后分发给各有关单位或部门。（四）各相关单位必须严格落实和执行会议纪要决定的事项，如在合同执行中有需业主协调事项时，要及时与工程管理部或者监理单位联系。第十二条图纸资料的管理需按必要要求整理保护。第十三条信函、会议纪要、图纸之外的工程文件用A4大小的纸张，具体的文字大小页边距等按竣工资料要求。根据文档达标要求，所有原件不得涂改和复印，手写和签名要真实规范，所签名必须为全名，并清晰可认，不可潦草不清。书写时必须用能长期保存的黑色钢笔、签字笔，不得用圆珠笔，该签名处不可漏签，也不可以印章代签名。第十四条施工、设计、监理等单位主送或抄送、抄报公司各部门的工程文件。（一）需在原件上答复的工程文件施工、设计、监理等单位提出文件时，必须将原件起草审核签发后，根据文件的类别由主送单位办理，必要时由提出单位送相关单位（部门）核签后，最后送工程管理部分发并存档。（二）不需在原件上答复的工程文件施工、设计、监理等提出单位必须将原件起草签发后，按主送单位送原件、其他相关单位送复印件的原则直接将文件送各有关单位，各有关单位负责文件的接收和存档。第十五条公司发至各单位的工程文件由文件发出部门负责将原件起草审核签发后送综合管理部，综合管理部按照文件管理相关程序及要求负责办理并存档。第十六条工程文件原件的数量（一）不需进入工程竣工资料的文件，按提出单位、主送单位各一份准备原件份数。（二）需要进入工程竣工资料的文件，按提出单位两份、主送单位一份准备原件份数。第十七条对于所有的工程文件，有关设计问题的主送给设计院，有关施工问题的主送给施工监理。凡是主送给设计院、施工监理的文件应抄送公司工程项目部一份。第五章管理要求第十八条各部门和参建单位应按照各自职责建立工程文件登记目录，每月末整理登记，工程竣工后归档。第十九条工程文件信息的传递除要求采用书面形式的以外，尽量通过工程管理信息系统能够以电子文件的形式传递给有关单位。第二十条工程管理部将工程项目阶段质检报告、工程建设总结、工程竣工验收报告等及时传送给水开公司及集团公司。第二十一条文件各管理部门负责从文件接收、登录、保存、立卷到向档案主管部门移交的全过程管理；在文件管理阶段同步开展档案管理工作，将二者有机地连成一体。第二十二条按照工程进度的要求，及时进行文件的发送和信息处理，为工程建设各部门提供及时准确的文件和信息。第二十三条所有保存文件和资料的单位或部门，都要建立文件和资料的接收、发放台账。第六章附则第二十四条本办法由公司工程管理部负责解释。第二十五条本办法自下发之日起施行。