文件控制程序.docx

×××X工程检测有限公司文件控制程序文件编号：SRVXWJ-OO1.2文件版本：B/2编写：XXX2021-06-01审核：XXX2021-06-01批准：XXX2021-06-01发布日期：2021-06-05XXXX工程检潴有限公司文件编“SR-OWJHXn2文件版本B/2文件控制程序发布H期2021-06-01修订记录版本号发布日期修订内容A/02019-12-06首版发布A/12020-03-09修订内容：对XXXX进行了修订：对XXXX进行了修订:B/02021-04-15根据XXXX法规/标准，对程序文件实施了全面脩订： XXXX修订为 XXXX修订为 XXXX修订为 XXXX修订为B/12021-04-25修订内容：B/22021-06-01修订内容：XXXX工程检潴有限公司文件编“SR-OWJHXn2文件版本B/2文件控制程序发布H期2021-06-01文件控制程序1, 目的为了确保公司帝理体系内箭和外部文件受到控制，保正文件被正确地获取和使用，防止误用无效.作废的文件，编写发布本程序文件。2, 适用范围2.1, 本程序适用于需要受控的管理体系文件：内部质量管理体系文件和技术文件，包括：质量手册、程序文件、制度文件.作业指导书，技术规程.记录表格，报告模板等；外部文件，包括：政策法观、嫁准观范。2. 2.其他文件，应按照各自适用的程序和制度文件进行管理 检测方案，按照SR-CxtfJ-O029检胎检测工作程序进行管理； 检测报告.按照SR-CX1.J-O028检测报告控制程序N迸行管理： 合同文件（包含：合同、技术文件等）按照SR-CXHJ-O013合同管理程序进行管理： 参考书籍（例如：教材、工具书、国集,合订本标准法规等）按照SRCXIJ0020记录裆案管理程序进行管理。3. 职责3.1. 总经理/机构负货人：妣准质量手册,程序文件和制度文件。3.2. 质后负贡人： 批准质量记录表格； 审核质量手册.程序文件： 负责组织质量管理体系文件的编写和修订； 负责政策法规、管理类标准规范的跟踪和收集； 负责组税对颉量管理体系文件的评审.3. 3.技术负货人： 批准作业指导书、规程，技术记录表格： 负责组织技术文件的漏写和修订； 负责技术标准规范发布、更新的跟踪和收集.3. 4.档案管理员： 负责管理体系文件的归档.保管： 负责受控文件分发、回收、销曳； 负责法律法规、政策发文、标准规范等外部文件的存档。4. 定义和术语本程序使用的术语，依据下列表述以及质量手册和其他程序文件的规定迸行定义,不做无限制的延伸内部文件分级:三1.文件类别内容和功能一级文件质量手册 对公司质量管理体系内容进行啖括性像述的纲领性文件： 声明公司的用量方针、目标和公正性承诺： 对质量管理体系的实施进行指导和说明； 上接质量管理体系标准,下接程序文件。二级文件程序文件针对质量管理体系中具体的活动制定流程、方法、要求；上接质量手册,下接三级文件。制度文件对行政、部门、纪律、人事.财务等管理工作，建立规章制度;相较于程序文件，制度文件偏向对人员行为进行规范和的束.通苫不涉及炭量管理事务。三级文件作业指导书针对检版检测参数和方法，制定详细、具体的操作编则；当方法标准的内容不足以指导具体的检骁传测操作,或存在可选、宽泛的规定时，应瑞制作业指导书。技术规程针对某一类别的技术、技术管理、生产管理工作制定总体要求，例如：实验室内务管理.试验检测环境控制、仪器设备操作与维护、仪器设备校准、仪器设餐期间核表、标准物质期间核查等记录表格模板（质量）模板文件制定记录表格的规范版式、内容：质量记录指管理性记录,例如：质量监督、内部审核、人员管理，设备管理等。记录表貉模板（技术）模板文件制定记录表格的规范版式、内容：技术记录指与检验检测相关的原始记录.与检验检测参数.方法对应。技术记录还应包含委托单。检测报告模板报告模板制定检验检测报告的规范版式、内容；检融检测报告与检脍检测参数.方法对应。其他文件适用文件清单等外部文件：政策法规标准规范5. 程序和要求5.1. 文件编号规则5.1.1.项址手册、程序文件、制度文件、作业指导书、技术规程编号格式:SR-XXXX-XXXX顺序号0000：表示合集；00019999：表示Ie序文件类别Z1.SC:以量手疑.CXH1.程序文件Z1.WJ;削度文件.ZY2D：作史指等书JSGC:技术规程公司筒称(SinoRock)顺序号Oa1.oO0：表示令集；0X1001-999999：表示顺序文件类别2U1.：JSJ1.s技术记录BGVH:报告膜板公司筒:称(SinoRock)5.1.2. 记录表格、检测报告模板文件编号格式:5.1.3. 其他文件编号格式：5.1.3.1.适用文件清单：SR-SYWJ-XXXX顺序号0001-9999：表示顺序)适用文件公司蓟称(SinoRock)举例：文件编号文件名称Sr-SYWJ-OOOI适用文件清华(内部文件)SR-SYWJ-0002适用文件清单(外部文件)SRSYWJ00035.1.4. 外部文件编号格式:5.1.4.1. 政策法规:SR-ZCFG-XXXX顺序号（0001-9999：表示.顺序）致黄法规公司简称（SitM）Rock）5.1.4. 2.标准规范：标准生范采用标准号（例如：GB/T50123-2019）.标准号所用的字母大小写）、数字、标点、空格均应覆第原文.5.2.文件版本规则5.2.1. 文件的版本号由“版号”和“修订号”组成，形式如下：版号/修订号版号由拉丁字母组成:A.B、C、Z.AA.AB.修订号由数字生成：1、2.3.5.2.2.文件初次编写和发布时，版本号为“A/0”：修订时，版本号应根据修订的程度和规模进行调整： 当文件只进行细节性的、小范围的修订时，版号维持不变，修订号提升-位.例如:A0-A1； 当文件迸行系统性的、全面的修订时,版号提升一位，修订号重置归零。例如：A2-B0o 文件的系统性修订，由公司根据行业政策、法规、标准的变化情况，统一制定的方案和计划执行.5.2.3.外部文件不适用版本号，其修订状态的识别和控制方式如下：政策法规一般不修订,如需修订.则更新取文件编号，其有效性通过“实施”和“废止”来识别；标准规范修订时，会生成新的标准号（主要为标准号中的年号更改），其有效性通过“实施”和“废止”来识别。5.3.文件编写、修订、废止流程5.3.1.文件的发布、修订和废止流程：货任部门/人员记录和文件指派部门/人员文件制订修订废止申谓表申请荀门负责人文件制订修订废止申请表见哀5.3.2文件制订修订废止申请表文件版本B/2发布H期202106O1.流程责任诿门/人员记录和文件文件编写流程申请人文件（草案）文件制W修W废止申请表I文件审核见表5.3.2文件（草案）文件制订修订废止申请表I文件批准见*5.3.2文件（终假）文件制订修订废止申谓表I文件归档樗案管理员文件（终稿）文件制订修订废止申请表I发放/回收档案管理员文件发放回收记录表5.3.2.流程节点要求5.3.2.1,申请：公司任何部门和人员均可根据工作中发现的问题，对公司体系文件提出制订.修订和废止申请；申请须明确拟编写、修改和废止的文件编号、名称、内容概要、理由。5.3.2.2,申请审核：由申请人所在部门负责人审核文件的制订修订废止事请内容.5.3.2.3.申请批准： 由文件的归口责任筋门审查“文件制订修订废止申请表”； 审蛋部门可以：通过理由充分合理的申请；通过并修改文件名称、编号；驳回不合理的申请： 不同文件类别的申请批准职责如表5.3.2所示。5.3.2.4.文件编写： 申请批准通过以后，开始编写环节； 除非公司另行指派，通常由申请人来承担编写职责： 编写人应当按照公司制定的文件模板,编写出完整的草案；对于文件的援止.在“文件制订修订废止申请表”中送续审核与批准流程.5.3.2.5,文件审核： 审核人应当审核文件3»目内容的充分性，所修订内容的合理性： 审核人可以：签字通过；提出修改意见,并在修改完成以后.签字通过；拒笠审核不通过的文件。 不同文件类别的审核职责如表5.3.2所示.5. 3.2.6.文件批准；批准表示对文件有效性的确认和卷发；批准人可以：笠字通过；提出修改意见，并在修改完成以后,卷字通过；拒签不满足其要求的文件.不同文件类别的枇准职责如表5.3.2所示.«532申请批准、文件审核、文件批准的责任部门/人员文件类别申请批准文件审核文件批准质量手册质量负宽人质量负责人总经理程序文件质量负责人质量负责人总经理制度文件行政部主管编写前门负贵人总控理作业指导书技术负责人嫔写苗门负责人技术负责人技术规程技术负贵人编写新门负责人技术负责人记录表格模板质量质量负责人编写荀门负责人版步负费人记录表格筷板（技术）技术负责人编写箭门负责人技术负黄人检测报告模板技术负贵人编写新门负货人技术负责人5.3.2.7.文件归档：档案管理员接受完成编写、审核、批准的文件原件及电子版、文件制订修订废止申请表后，按照SR-CXWJ-O020记录档案管理程序进行归档管理，5.3.2.8.发放/回收：档案管理员根据归档的文件,按照5.4.2的要求制作殳控副本.完成受控副本的分发和炭止文件的回收.5.4.文件受控和分发5.4.1.受控标识5.4.1.1.受控标识分为三类：“受控文件”：表示该文件副本的分发、使用及修订更新状态爱控；“非受控文件”：表示该文件副本无需受控，其分发和使用是一次性的;“作废文件”：米示该文件制本已经停止使用,受控文件标织非受啦件作废文件标识受控文件分发Oi非受控文件.耳达:作废文件aw：5.4.1.2.对干“受控文件工必须包含分发编号方Ur生效,以区别于其他的受控的副本:5.4.1.3.对于“非受控文件”，应在标识旁加注用途表述：“本文件用于”：5.4.1.1.对于“作废文件”，若需用于参考，还应加盖“参考资料”样填，否则应回收,叁考解标识参考资料5.4.2.受控文件的发放和回收5.4.2.1.文件按照5.3进行制订、修订、废止流程后，档案管理员应按照以往的文件发放记录，回收出版受控副本，加添“作废文件”章,存放于待销毁区：5.4.2.2,档案管理员编制“文件发放回收记录表”，确定分发能用和分发编号