三体系-文件控制程序.docx

文件控制程序文件类别I二级文件编号：版本：AO生效日期：制定审核核准文件编号:文件版本：AO等级机密：1.0目的为了使本公司各个管理体系文件的制定、修改、废止、发放、I可收等现冠、有效的管控，确保各使用场所使用的文件为最新有效成木，特SM定本程序.2.0适用茗*适用于本公司所有管理体系文件的管控.3.1 定义3.1 一级文件：手册，是闱明一个组织的侦HSF、环境、职业健援安全方针并描述其质量、有古物质过程管理、环境、职业健康安全管理体系的文件.3.2 二级文件：程序文件.为进行某项活动或过程所规定的文件.其内容通常应包括：该项活动的目的和范阚.做什么,谁来做,何时、何地、如何做应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录.3.3 三缎文件：作业指峥书，是指对程序文件内容进行详细描述的相关作业文件.3.4 四级文件：表单，记录体系运行的相关可提供证据或可供追溯的信息或数据.3.5 临时文件：体系试运行阶段、公M各体系管理摸索阶段、施工控制等所用来指寻各方作业的临时性文件,产品试产阶段或工艺尚不成熟时,临时用来指导生产作业的图纸、指导性文件、手写文件、卷户/供应商提供的临时性文件均属之。3.6 外来文件：国家/行业，地方标准、法律法规、客户/供应商/相关方提供的文件/资料等，3.7 机密文件：指文件中含有公司曳要秘密,泄M会使公司的安全和利益遭受严弟:的损害.3.8 相关方：与如银的业绩或成就有利益关系的个人或团休.3.2 权责4.1 管理者代表：一级文件的制定、修改、废止的审批.4.2 体系工程师1.2.1协助各部门进行二级、三级文件制定、修改、废止。4.2.2体系文件的编号（除工程图纸、承认甘、SOP.外来文件外）。4.2 .3各部门修订文件时造成的其它相关性文件的修订提出.4.3 各职能部门4.3.1 主导二级、三级、四级文件的制定、修改、废止。4.3.2 外来文件的收集与接收.4.4 文控中心1. 4.1泊制受控文件一览表。4.4.2 文件发行、作废、回收、归档等管制，4.4.3 外来文件的编号、归档管理.5.0程序内容5.1文件类别、文件类型及其代号：51.l文件类型：管理于册一M程序文件一P作业文件一Wl表单表格一F5.1.2文件类别：质琏类-Q组织结构0环境类-E岗位职责一R职业健穰安全类-S汽车类T文件编号：文件版本：AO等级机密：BiS社会责任类-SA有害物质类-HF5.1.3作业文件（三级文件）按指导性质分类,代码如下：5.1.3.1流程性的文件、现范、标准、管理办法、制度等：POM5.1.3.2现场的操作步骤指导文件：SOP5.1.3.3设法操作指导悔WIP5.1.3.4QC工程图：WIR5.1.3.5工程变更：ECN5.1.3.6检验作业指导文件：SIP5. 1.3.7外来文件，AF5.2各部门代码:部门总经办研发第PMC部工程部仓麻代码GMSDRDPMCENMD部门品质群生产部人力资源部采购财务部代码QDPOADPRFO5.3各类文件“制修废”、审核、核准的权责（见下表）文件种类最低权限核准人最低权限审核者制订/修订者第一阶文件CEO管理者代衣管理者代我或其指定负贡人第二阶文件管理者代去体系工程师部门经理管理者代表指定负责人或部门主管作业指导书/操作规程/岗位职揖/组税架构部门Ja离主管体系工程师工序主管工序主管指定负责人图纸'产M技术资料工程部经理相关工程师相关工程师生产作业指导书（SoP）工程部匿理现场品质主管现场生产经理工程部工程师表单衣格部门经理部门经理部门经理指定人员注：1.文件的制订与审核可以为同一人.2 .二阶文件制订、修订的指定负击人需具备内审员资格或经过相应的培训.3 .三四阶文件制订的指定人员需对所在部门的作业流程行比较深的广解.至少为班长级人员.5.3.1表单的“制修废”、会签、审核、核准针对的是申请发行、未填写记录的空白式样.5. 3.2当相关签核人员在签核期限内因请假或其它事宜不在公司时，可由其职务代理人进行签核。53.3以上表中的签核权费为文件管控的总方向，特殊文件器核，可依据各文件中指定签核人员签核,5.3.4文件更改申请丧中电子档与纸档的分发判定（见下表）：类别电子档（以件遹知纸档rm所有部门11程序文件相关联部门涉及到的部门三拨文件（5.1.2ftII类）相关联郤门涉及到的前门三级文件（5.1.3）相关联部门使用部门表浓相关联部门不分发5.3.54文件更改申请衣:。的会签、核准权击（见下表）类别会卷核准手期总处理科汴文件等相关郃门主管管理者代衣三级文件各相关部门主管部门经理裳单各相关部门主管«ne«文件编号:文件版本：AO等级机密：BiS5.1 本公司体系文件划分为四级，各类别、类型对应的文件代码如下；5. 4.1一纵或一阶文件为管理手册：质量、环境、职业健康安全管理手册为三个体系合三为一的文件其代号为QES：有害物质管理手册文件代号为HF：社会击任管理手册文件代号为SA：汽车类为C.6. 4.2二级或二阶文件为程序文件：质室管理程序文件代号为QP：环境管理程序文件代号为EP：职业健康安全管理程序文件代号为SP：有害物质管理程序文件代号为HFP：社会责任管理程序文件代号为SAP：汽车产品质业管理程序文件代号为CP.7. 4.3三级或三阶文件为作业指导文件：公司质量类二级文件代号为Q-WI,环境类三级文件代号均为E-WJ,职业健康安全类：徼文件代号为S-WI.有害物政管理三欲文件代号为HFTI,社会责任三级文件代号为SA-Wl,汽车类三级文件代号为CTl（5.1.3定义的文件代码除外。5.4.4四级或四阶文件为记录类的表格表单：公司质出记录表格文件代号为FQ,环境记录表格文件代号为1E.健康安全类表格文件代号为F-S,有害物质管理的友格文件代号为F-HE.社会贡任表格文件代号为F-SA,汽车类记录表格文件代号为广。含各类表单、印章标签、清单等。5.5文件编眄方法5.5.1所有一、二、三线受控文件前面均加公司代号SX（即思行拼音笫一个字母的组合），5.1.3所定义的文件和四娘文件可以不加.5.5.2管理手册以公司代号、文件类型代号、文件类别代号（或其祖合）、公司首次发布年份进行嫔号（例如SX-MHJES:2021）。后续如有更新，相应手册文件编号的年份代号须以更新年份i行变更。5.5.3质眼、环境、职业健康安全、有害物质管理、社会贲任程洋文件以公F代号、文件代号、部门代号、*序号骗号（从Ol开始）.例如SX-QP-Ql）-01、SX-EP-Q【）-01、SX-SP-Ql）OI、SXTiHMJD-Ol、SX-SAP-QD-OI.文件编号：文件版本：AO等级机密：BiS5.5.4作业文件以公司代号、文件类型代号、部门代号、眼序号进行端号。例如SxpTl-QD-Ol、SX-ETlPlH）3,特例：体现在现场的具体项目的作业指导书可以根据5.1.3所定义的代码、产品项目名称、生产工序代码、地序号进行端号，不用体现公司代码（例如产品型号为（MO的进料检脸SIP.其编号可为SIP-OlO-IQCOl。5.5.6各类表单、印章标签、清单等的编号可以以文件类型F、对应文件编号、顺序号进行编号（例如F-QP01-001,以便于追溯到所对应的文件）.如果所使用的表单没有时应的文件，可11接以文件类别、部门代号、顺序号进行编号（例如Fye-OOD,还可根据实际8；要自由编号，但必须确保每个编号的唯一性.5.5.8外来文件的第号为：AF年月日流水号从Ol开始）,如AF2021063003.表示2021年6月30日收到的第三份外来文件.5.5.8之前己生效的文件如未修订，其文件编号不变，如后续修订则按木程序作相应更改，5.6文件版本及修订号5.6.1文件版本即文件发行版次状况代号，以英文字母A-Z友示.5.6.2文件首次发布即文件的初始版本为A0,舟修改一次,其版本号的阿拉伯数字须加一表示,l.29.5.6.3文件更改超过9次或内容有大的变更时，要更换文件版本,如A换B。5.6.4 文件变更内容应在文件更改记录中简述，以提示作业人员变更作业方式.5.6.5 外部受控文件只作版本状态登记及新版本取得后的更改，不负责版本修订。5.7内部受控文件分发由文控中心统一编号，顺序号以01按顺序往后编制，一、二、三线文件熊号举例如下：5. 7.1管理手册SX-M-QESs2021-口口口：口口口口-I发布/史新年份一级文件代码：QKS：质量/环境/职业健康安全管理手册HF：有害物质管理手册SA：社会责任管理手册公司名称代号5.7.2程序文件SX-QP-QD-01口口口-1顺序号（从01开始）部门代码（详见5.2）程序文件代码：QP：质度程序文件文件编号：文件版本：AO等级机密：BiSEP：环境程序文件SP：职业健康安全程序文件HIT：有杏物质程序文件SAP：社会诟任程序文件公司名称代号5. 7.3作业文件SX-Q-WI-QD-06-一顺序号（从01开始）1部门代码（详见5.2）作业文件代码文件类别代码：Q：质量类文件E：环境类文件S；职业健康安全文件HF；有古物质文件SA：社会由任类文件公司名称代号注I5.1.3所定义的三文件其号蝮则见6.6.4的特例.5. 7.4后续如公司推行新的管理体系,其文件阑号规则参考以上束节.5.8文件的有效性控制5. 8.1文件归档管理：文控中心和各部门按照文件的级别、类型进行分类归档管理，同一类文件使用同一文件央或档案袋归档,并在苜页做好文件清的,以方便查找和检索.6. 8.2文柱中心秘月提供最新版的文件清胞给各部门,以便各部门核对本部门使用的文件是否为最新有效版本.7. 8.3未经批准,任何人不得随意叉卬受控文件.8. 8.4仔何人不得防总拆分殳控文件。5.8.5文件的持有部门应对文件精心管理，防止受潮、投坏、变质、发药和丢失，不得在文件上随意涂改，应保持文件的清隐、完整.5.9文件签核的时间控制5.9.1一级、二娘文件和三级作业文件核准生效后.需要给各部门会签的，需在7个工作日内完成。5.9.25.1.3所定义的二姒文件、所有的四级文件的签批时间为8个小时。文件编号：文件版本：AO等级机密：BiS5.9.3各类文件的会签可以依会议的形式进行.5.10文件的制定.修改、废止5.10.1文件的制定、修改、废止依据5.3的职责由各责任人担当立案。5.10.2文件的制定、修改、废止须填写文件更改申请表,经体系工程帅确认后，按5.3.5的要求iS行会签，5.10.3 体系工程师海对“制信废”的文件进行评估，确认是否涉及到其它相关文件，如果存在，需要及时通知相关部门进行相关文件的“制修嵯”.5.10.4 文件废止时