QX_T 677-2023 雷电防护装置检测资质认定文件归档整理规范.docx

ICS07.060CCSA47QX中华人民共和国气象行业标准QX/T6772023雷电防护装置检测资质认定文件归档整理规范Specificationforfilingandarrangingdocumentsoflightningprotectionsysteminspectionqualificationrecognition2023-09-05发布2023-12-01实施中国气象局发布目次前言IH1范围12规范性引用文件13术语和定义14立卷25编目36卷内备考表编制47案卷封面编制48案卷脊背编制49案卷装订510归档5附录A（规范性）雷电防护装置检测资质认定归档文件6附录B（规范性）案卷编目格式14参考文献20本文件按照GBT1.12020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任。本文件由全国雷电灾害防御行业标准化技术委员会提出并归口。本文件起草单位：湖北省气象局、上海书亚计算机科技有限公司武汉分公司。本文件主要起草人：陈仁芳、丁海芳、陈少平、卫兆平、张涛、谭立、周博、芦洪涛、王华秀、冯彦熙。IIl雷电防护装置检测资质认定文件归档整理规范1范围本文件规定了雷电防护装置检测资质认定文件立卷、编目、案卷装订和归档的要求，描述了目录、卷内备考表、案卷封面、案卷脊背的编制方法。本文件适用于雷电防护装置检测资质认定文件的归档整理。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件：不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T188942016电子文件归档与电子档案管理规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1雷电防护奘lightningprotectionsystem用于减少闪击建（构）筑物上或建（构）筑物附近造成的物质性损害或人身伤亡，由外部雷电防护装置和内部雷电防护装置组成。来源：GB500572010,2.0.5,有修改3.2雷电防护装检测lightningprotectionsysteminspection按照建筑物雷电防护装置的设计标准确定雷电防护装置满足标准要求而进行的检查、测量及信息综合分析处理全过程。来源：GB/T214312015,3.23,有修改3.3资质认定文件documentofqualificationrecognition在省、自治区、直辖市气象主管机构办理雷电防护装置检测资质的新办、升级、延续、分立、合并、单位信息变更、证书更名、补证、跨省迁出、跨省迁入、注销等事项过程中所涉及或形成的各种形式的信息记录。3.4整理arrangement按照一定的原则对档案文件进行挑选、分类、组合、排列、编目，使之有序化的过程。来源：GB/T503282019,2.0.12,有修改3.5案卷file由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。来源：GB/T97052008,2.23.6立卷filing组卷按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷。来源：GB/T503282019,2.0.14,有修改3.7档号archivalcode以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。来源：GB/T118222008,3.63.8目录catalogue由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。来源：DA/T12000,6.113.9卷内文件目录inner-fileitemlist卷内目录登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列持续的表格，排列在卷内文件之前。来源：GB/T118222008,3.4,有修改3.10案卷文件目录filelist案卷目录登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。来源：GB/T118222008,3.4,有修改3.11编目cataloguing按照一定的规则进行档案著录、并将条目组织成目录的过程。来源：DA/T12000,6.23.12卷内备考表filenote卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。来源：DA/T12000,5.113.13归档puttingintorecord文件形成部门或形成单位完成其工作任务，将形成的文件整理立卷后，按规定向本单位档案室移交的过程。来源：QXT319-2016,3.5,有修改4立卷4.1 通则4.1.1 主办单位宜在资质认定工作办理完毕后60日内完成立卷。4.1.2 资质认定文件以一个申请机构的一次申报和办理事项为单位进行立卷，一个案卷设一个档号。4.1.3 组卷时，应按资质认定文件形成的先后顺序将同一次申报和办理事项的相关文件组合在一起，并保持卷内文件的有机联系，成册、成套的文件宜保持其原有状态，文件材料在前，附件在后。4.1.4 卷内文件应齐全、完整，签章手续完备。4.1.5 卷内文件应按附录A进行收集整理。4.1.6 归档文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求，有较强的耐久性。不同载体的文件分别立卷。4.2 卷内文件要求4.2.1 审批系统产生的电子文件应打印成纸质文件归档，资质审查与评审过程中产生的照片、录音、录像等声像类资料可列为电子文件归档。电子文件归档应符合GB/T188942016的规定。4.2.2 有签字或印章的文件归档宜采用扫描件，扫描件图像应清晰、完整。采用黑白二值、灰度、彩色几种模式进行扫描时，普通纸质档案光学分辨率不应低于200dpi,照片档案分辨率不应低于600dpi。4.2.3 声像类资料，应在卷内备考表上注明录制的数量、内容、时间、地点、责任者、存放地点等。4.2.4 电子档案与纸质档案应同步进行整理、排序、编制档号、编目等。5编目5.1 编写页号卷内文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。每件文件从“1”开始编写页号，已有页号的文件可不再重新编写页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。5.2 加盖档号章在每件文件首页上方空白处加盖档号章，档号章内应填写档号和序号。档号章格式应符合图B.1的要求，并按照下列要求填写。a）档号由全宗号、分类号、案卷号组成：1）全宗号：由档案接收单位的档案馆（室）给定的立档单位的代号；2）分类号：档案接收单位的档案馆（室）所保存雷电防护检测装置资质认定档案类别的代码；3）案卷号：案卷排列的顺序号。b）序号：依次标注卷内文件排列顺序。5.3 卷内目录5. 3.1卷内目录应排列在卷内文件首页之前。6. 3.2卷内目录格式应符合图B.2的要求，并按照下列要求填写：a）序号：同5.2b）;b）文件编号：填写文件文号或型号或图号或代字、代号等；c）责任者：填写文件形成者或第一责任者；d）文件题名：填写文件标题的全称，文件没有标题的，由立卷人根据文件内容拟写标题；e）日期：填写文件形成的时间，以8位数字标注年月日，如20200604;f）页数：填写每件文件总页数；g）备注：根据实际填写需注明的情况；h）档号：同5.2a）o5.4 案卷目录案卷目录格式应符合图B.3的要求，并按照下列要求填写。a）序号：填写登录案卷的流水顺序号。b）档号：同5.2a）oc）案卷题名：简明、准确地揭示卷内文件的内容，主要包括资质申请机构名称、办理事项、文件类型等。d）总页数：填写案卷内全部文件的页数之和。e）保管期限：30年。0备注：可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息，其中：D密级，填写卷内文件的最高密级；2）互见号，填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。6卷内备考表编制6.1 卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。6.2 卷内备考表格式应符合图B.4的要求，并按照下列要求填写：a）立卷人：由立卷责任者签名；b）立卷日期：填写完成立卷的时间；c）检查人：由案卷质量审核者签名；d）检查日期：填写案卷质量审核的时间；e）互见号：同5.4f）2）;f）档号：同5.2a）。7案卷封面编制7.1 案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式。7.2 案卷封面格式应符合图B.5的要求，并按照下列要求填写：a）案卷题名：同5.4c）;b）立卷单位：填写负责组卷的部门或单位；c）起止日期：填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间，日期填写方法同5.3.2e）;d）保管期限：同5.4e）;e）密级:同5.4f）l）;f）档号：同5.2a）。8案卷脊背编制8.1 案卷脊背印制在卷盒侧面。8.2 案卷脊背格式应符合图B.6的要求，并按照下列要求填写：a）保管期限：同5.4e）;b）档号：同5.2a）;c）案卷题名：同5.4c）。9案卷装订9.1 卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。装订前应去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。9.2案卷内超出卷盒幅面的文件应折叠成A4大小。9.3 装订材料应满足归档文件保管期限为30年的需要。9.4 卷内文件装订应牢固，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整。10归档10.1 雷电防护装置检测资质认定档案在移交前，档案管理机构应对档案进行验收。验收合格后，移交单位档案馆（室）保管。10.2 立卷单位宜在资质认定事项办理完成后90日内，完成案卷移交。附录A（规范性）雷电防护装置检测资质认定归档文件表AJ-表A.11规定了雷电防护装置检测资质认定归档的文件。表A.1雷电防护装量检测资质认定归档文件（新办）序号归档文件必备或可选备注1.1雷电防护装置检测资质申请表必备1.2事业单位法人证书或企业法人营业执照副本复印件可选1.3经营场所产权证明或租赁合同复印件（或承诺书）必备1.4专业技术人员简表必备1.5专业技术人员身份证明复印件必备1.6专业技术人员职称证书复印件（或承诺书）必备1.7专业技术人员劳动合同复印件必备1.8专业技术人员社会保险关系复印件可选1.9仪器设备及相关设施清单必备1.10仪器设备检定/校准证书复印件必备-1.11雷电防护装置检测质量管理手册必备1.12安全生产管理制度必备1.13行政许可受理通知书必备1.14行政许可受理通知书送达回执可选1.15补齐补正通知书可选需补齐补正的1.16补齐补正通知书送达回执可选1.17专业技术人员能力评价材料可选1.18对申请单位现场核查材料可选图片、核查报告等1.19现场核查全过程声像资料可选录音、录像等资料1.20专业技术人员雷电防护装置模拟检测报告可选1.21雷电防护装置检测资质现场考核记录表必备1.22雷电防护装置检测资质评审委员会委员评审表必备-1.23评审委员