2022年《档案管理制度》.docx

档案管理制度第一章总则第一条为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档 案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制 度。笫二条公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直 接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历 史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公 文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故 离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销 毁。第二章文件材料的收集管理第四条公司指定专人负责文件材料的管理。第五条文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理 审阅后归档。第六条一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材 料，由主办部门或人员收集，交综合部备案。会议文件由综合部收集Q第七条归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等;2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记 录、统计报表及简报；4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、 录像等。第八条归档要求1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点，保持文件 之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用；2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完 整；3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与 定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文 电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针 对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材 料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后; 印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文 件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。第九条档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工 作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完 整与安全。第十条档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者报主管人员批 准后，方可借阅，其中无密级文档的借阅要由部门主管签字批准，含 密级文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定 期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处 理。3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及 时汇报，追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任 意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复 制。5、必须爱护档案，保持整洁，不得涂改、撕页、折页，不准在 档案材料中写字、划线或作记号等。6、不准转借，必须专人专用。7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员 另行办理续借手续。第十一条档案保密制度1、档案工作人员应忠于职守、遵守纪律、具备档案保管专业知 识。2、严格执行公司各项保密制度和管理规定，档案利用人应严格 遵守档案借阅制度和保密规定。3、严禁私自复制、抄录已注有密级字样的档案。4、凡上级或公司注有密级字样的档案，各部门不得私存（公司 统一下发的除外）。5、认真学习并执行中华人民共和国档案法的“档案管理” “法律责任”各项法规。第十二条档案销毁制度1、任何公司和部门非经允许无权随意销毁档案材料。2、若按规定要销毁的，须经总经理批准后，方可销毁。3、经销毁的公司档案，保管人员要认真填写，编制销毁记录Q