2022年ERP系统运行使用管理制度.docx

ERP系统运行使用管理制度一、目的：为了加强公司ERP系统的管理，确保信息数据的安全性和准确性，促 进公司ERP系统工作持续健康的发展，满足领导决策信息披露的需 要，根据公司相关管理制度，结合ERP管理系统工作的特点，特制定 本管理制度。二、适用范围：本制度适用于公司所有使用ERP的部门。三、机构组成：3.1 公司ERP系统运行机构分为二个小组：ERP运行运维组和ERP业 务使用组。3.2 公司ERP系统运行机构，是支持公司ERP系统日常运行和进一步 拓展ERP功能的常设机构，ERP系统日常运行管理由ERP运维组负责。 3.3公司ERP系统业务使用机构，所有人员都为兼职工作人员。3.4 公司ERP关键用户和骨干用户是ERP系统支持的重要组成部分。 四、名词定义：4.1 ERP:即公司资源计划系统(EnterPriSe Resource Planning),是指建 立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为公司决策层及部门提 供决策运行手段的管理平台。ERP不仅仅是一个软件，更重要的是一个管理思想，它实现了公司内 部资源和公司相关的外部资源的整合。通过软件把公司的人、财、物、 产、供、销及相应的物流、信息流、资金流、管理流、增值流等紧密 地集成起来,实现资源优化和共享。4.2 BOM:即物料清单(BiilOfMateriaI),描述原辅材料、半成品和成 品之间的关系。五、各组职责权限划分：5.1 ERP业务使用组：包括财务部、采购部、销售部、研发部、PMC、 综合部、生产部、质检部。5.1.1 负责部门分管模块各类数据的录入、管理与使用。5.1.2 负责新增和变更业务需求的收集、分析和开发申请。5.1.3 负责权限的申请。5.1.4 向公司ERP运行运维组定期汇报ERP系统的运行状况。5.1.5 ERP业务使用组日常工作由各部门使用责任人兼管。5.2 ERP运行运维组：负责管理公司ERP系统全面工作。5.3 运行运维组工作内容是：5.3.1 负责ERP日常业务信息的监督与考核。5.3.2 研究制定公司ERP管理系统发展规划，并组织实施。5.3.3 根据公司新的需求，组织相关部门、人员对公司ERP管理系统 进行改进和完善。5.3.4 制定公司ERP管理系统的管理办法和规章制度5.3.5 组织制定公司ERP管理系统行业标准、规范，并组织实施；新 增和变更业务需求的分析和解决；报表、工作表单和接口的维护和开 发。5.3.6 负责系统运行过程中出现的各种问题解决和现场业务支持，包 括系统的日常操作错误纠正、功能解释和最终用户正确使用指导，确 保ERP系统的正常运行。537应急方案的实施指导，联系ERP软件售后部门，进行相关沟通, 权限管理与维护。5.3.8 主机系统的运行和安全管理，包括数据的备份，软件本身的补 丁、修改的传送等。网络系统的运行和安全管理。5.3.9 组织和管理公司ERP管理有关人员的培训工作，向公司领导定 期汇报ERP系统的运行状况。5.3.10 总结、交流推广管理信息系统的经验，指导各部门开展管理信 息系统工作。5.3.11 建立公司ERP ”技术支持”和“项目管理网络系统”，负责协 调各个分公司ERP系统相关技术服务和相关技术问题的解答。六、ERP各岗位及岗位责任：6.1 ERP系统维护管理员岗位：为更好地发挥公司ERP系统为管理服务的原则，在公司运行ERP督 促组的领导下，根据生产管理特点和生产管理岗位设置的要求，以实 现信息系统替代手工管理的顺利过渡。6.1.1 岗位要求：维护管理员是系统的维护和管理人员，是一个技术性较强的岗位，经 过培训，此岗需具备计算机软硬件及数据库知识，有维护系统环境的 经验。6.1.2 岗位职责：a）负责公司系统应用软件、硬件的日常维护工作，例如软件补丁更新、 网络环境配置等，并登记相应的维护记录。b）参加相关的系统业务使用操作员培训，解决软件操作过程中出现的 技术问题，并在必要时向相关部门或软件公司反映。C）按照相关制度督促、检查系统操作人员的工作，根据实际工作需要, 主管批准后，合理分配系统操作员的使用权限。d）负责系统数据库的备份，系统及系统数据、档案安全保密工作；e）负责公司下发的数据采集系统的维护、使用，并按照公司的要求， 按时连通网络上报数据，如果遇到问题应及时与公司联系。f）严格遵守公司其他关于安全性、保安性的规章制度，对于违反规章 制度，进行泄密的行为，有举报的义务。6.1.3 岗位权限：a）负责整个系统的用户、数据信息的安全，根据公司的有关制度，保 证数据的准确。b）有对整个系统软件进行系统升级的权限，负责系统环境的搭建问 题。C）有对各部门系统数据管理员进行督促的权利，并指导他们完成本职 工作。d）遵循其它关于公司ERP系统管理的规章、制度。6.2 ERP专员岗位（由专职人员完成）621参与ERP项目工作，完成ERP项目各阶段文档编写、收集、整 理工作，根据公司需求，设计ERP单据流程。6.2.1 维护ERP系统正常运行，解决各部门在使用时出现的问题。6.2.2 负责培训各部门系统操作人员ERP使用。6.2.3 负责监督审查系统运行中各部门录入数据的准确性。6.2.4 及时解决各部门使用中反馈的系统运行问题。6.2.5 负责依据物料编码文件，部门主管签发的物料数据重要属性的 设置方案，以及其他用户确认的物料数据文件，输入、修改系统各项 物料数据及其属性，并保证录入无误；负责根据编码方案，在相关部 门提出编码申请后，在1个小时内发放编码。6.2.6 负责依据系统管理员签发的单位换算系统文件输入、修改各项 物料不同单位间的换算系数。6.2.7 保证数据的及时性、准确性，当有新的编码以及换算系统改变 时，及时通知采购部、生产部、销售部等各相关部门;对BOM表录入 负审核责任。6.2.8 当收到采购部、生产部、销售部的物料数据错误，置疑通知（邮 件、书面）后，应在提出置疑部门要求的时间内查清情况，如确有错 误，应及时纠正，如无误，应通知各部门，并说明情况。6.3 物料数据和工艺设计管理岗位销售部是ERP系统中物料数据（商品信息、BOM）的更新、维护管理部 ,此岗位由项目工程师兼任。631项目工程师职责及权限：a）对将进入系统的产品，必须严格按照软件要求，拟订成BOM草表, 即物料主文件，进行核实后，再核对好物料主文件的基本信息、物料 属性、生产属性后，提交部门主管复审，检查审核无误后，交数据录 入管理员，数据录入管理员及时录入系统；b）负责提供客户产品：基本数据、产品的规格型号、颜色、工艺、品 质标准（工装夹具、装配件）、五金配件、包装形式等信息，提供给数 据录入管理员。C）负责对数据录入管理员提出的系统必须数据的提供，不清楚的和客 户沟通。6.4 系统数据录入管理员岗位要求：数据录入管理员是系统中基础数据的主要操作人员，主要负责部门物 料主文件BOM表的编制并负责导入系统，往来单位，人员，仓库， 物料与采购员的关系等数据的维护；负责本部门系统操作及业务联 系，经过培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟练使用OffiCe 办公软件，该岗位由销售部文员兼任。6.4.1 岗位职责：a）对将进入系统的研发工程师提供的产品BOM草表，即物料主文件, 必须严格按照软件要求，进行核实，在核对好物料主文件的基本信息、 物流属性、生产属性后向ERP文员申请编码，根据ERP文员发放的 编码及时录入系统。b）核实需要进入系统的人员、部门、往来单位、仓库等基础信息并及 时录入系统，保证系统的正常动作。C）对保密性和安全性要求较高的货源清单、物料与采购员关系等数据 按照规定格式进行录入、维护。d）数据录入管理员必须对自己所维护的数据负责，在系统中查询、修 改自己负责维护的基础数据，对维护的数据做好方案记录。e）遵守公司及有关保密性和安全性的规章制度。f）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。g）协助系统业务主管部门，负责落实工作安排，发放相关文件、会议 通知、资料等，及时配合完成系统相关工作。h）督促本部门操作人员，遵守操作规范和及时、准确地录入生产数据, 及时向ERP业务使用组提供单位业务流程、人员、数据等信息变更资 料。j）加强行业队伍建设，做好本部门操作人员的培训工作。k）协助运行ERP运维组开展业务调研。6.4.2 岗位权限：a）数据录入管理员，拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统中 相关维护数据的模块和功能，数据录入管理员必须对自己账号和密码 进行安全设置，做到各负其责。b）数据录入管理员，在系统只能看到本人负责的相关模块，相关数据 维护的界面，只能看到本人拥有操作权限的模块和功能。C）数据录入管理员，在系统中拥有管理和负责收集基础数据的权限， 并对所维护的数据进行查询和修改。d）数据录入管理员，在系统中所维护的数据可以在系统中打印，也可 以导出为电子格式，但需要填写操作记录。e）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。f）负责系统环境的搭建，有对本部门系统软件进行系统升级的权限。g）有对本单位操作人员违反公司信息管理规章制度和系统规章管理 制度的行为，进行监督的权利。h）遵循公司其它关于系统管理的规章、制度。6.5 销售员在ERP中岗位职责：a）按照客户订单核实产品编码、名称、数量、交期等信息，进入系统, 下达客户订单CO;b）将客户基础信息及时录入系统，保证客户订单及时下达；C）对自己所维护的数据负责，在系统中查询、修改自己负责维护的基 础数据，对维护的数据做好方案记录。d）遵守公司及有关保密性和安全性的规章制度。e）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。f）熟悉和掌握本单位使用系统的基本情况。g）及时向系统的维护部门反映系统使用中出现的各类问题。6.5.1 岗位权限:a）业务跟单员，拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统中相关 维护数据的模块和功能，业务跟单员必须对自己账号和密码进行安全 设置，做到各负其责。b）业务跟单员，在系统只能看到本人负责的相关模块，相关数据维护 的界面，只能看到本人拥有操作权限的模块和功能。C）业务跟单员，在系统中拥有管理和负责收集基础数据的权限，并对 所维护的数据进行查询和修改;在订单评审的过程中，业务通知财务 参加订单评审，财务人员给出建议。d）业务跟单员，在系统中所维护的数据可以在系统中打印，也可以导 出为电子格式，但需要填写操作记录；e）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。f）有对本单位操作人员违反公司信息管理规章制度和系统规章管理制 度的行为，进行监督的权利。g）遵循公司其它关于系统管理的规章、制度。6.6 物料系统岗位职责：6.6.1 计划员岗位：6.6.1.1 岗位要求：计划员是系统中生产计划管理模块的主要操作人员，主要负责制定生 产计划模型及收集各生产工作站的生产预测、生产订单及零星需求并 进行汇总后及时进行录入，录入时必须做到数据准确、及时，经过培 训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统生产计划的业务 流程，熟练掌握系统的操作方法，由PMC兼任。6.6.1.2 岗位职责：a）负责制作生产计划。b）及时办理物料的生产订单业务，及时形成生产指令单。6.6.1.3 岗位权限：a）计划员拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统的生产计录管 理模块及库存管理模块;计划员必须对自己的账号和密码进行安全设 置，做到各负其责。b）计划员在系统只能看到本人负责的相关业务部门和物料，只能看到 本人拥有操作权限的模块和功能。C）计划员在系统中有制作生产计划、生产订单、