【营销手册】大型会议活动流程自查手册.docx

概要P03现场期P32-P43大型会议构成P03大型会议参会人员P03大型会议协力公司P03筹备期P04-P08与客户首次沟通会P04项目策划P05提案P06推进保障P07进场前准备P32施工、彩排P34施工进行P35彩排进行P37时间基础要求P40纪律基础要求P40着装基础要求P41化妆、发型、首饰基础要求P41餐饮基础要求P42突出事件对应要求P43撤场要求P43执行期P09-P31内部管理P09外协管理P10面试管理P18来宾邀请&确认P27运营人员培训P28施工准备P29文档撰写P30审查P31后期P44-P45决算P44内部总结报告P44外部总结报告P44资料汇总备档P45传真感谢信P45P46备书第一日：外地来宾签到、入住接待类别第二日：新闻发布会am新闻发布会类别媒体招待宴会午宴类别经销商大会Pm会议类别内览会Pm展览展示类别招待晚宴晚会类别第三日：观光游览配套服务类别大型会议结构类别不同，侧重点亦不同大型会议参会人员人员不同，接待标准亦不同特别接待：政府要员（VIP）明星（VIP）重点接待：主办方领导（VlP）一般接待：媒体记者经销商、供应商主办方领导、工作人员大型会议协力公司行业不同，管理风格亦不同搭建商：舞台搭建展示区搭建周边装饰搭建AV灯光供应商：灯光音响视频舞台特殊效果演出供应商、演职人员：演员芷旦演出服装排练演出策划MC导演MO人员派遣公司或个人：礼仪、翻建、杂务人员、解说员、服务员提供及管理艺人经济公司：知名演艺明星、主持人、社会名流的提供及管理服装供应商：服装的设计与制作化妆、发型供应商:化妆师发型师造型师服装师摄影一摄像供应商：摄影师、摄像师酒店：来宾住宿餐饮茶歇VIP室宴会厅（主会场/分会场/展示会场/化妆间/保洁）实施场地：主会场分会场展示会场发妆间更衣室VlP室电力保洁（宴会厅/餐饮/茶歇）旅行社：旅游服务票务出租汽车公司：车辆提供印刷、礼品、彩排场地、影视制作、其它供应商注：原则上只与公司合作，带下划线的可以视会议要求考虑与个人合作我们要取得的信息信息是否足够与准确决定了后续工作的质量1、客户的背景资料：客户的历史反映出客户的现在。2、客户的核心目的：为提升品牌形象？为引爆公关传播？为促进销售？为经销商打气?3、客户品牌（或产品）的特性：核心优势是什么？推广策略是什么？4、本次会议的主旨：发布一个消息？推出一款产品？开创一个理念？5、客户对本次会议的预想：客户最初的想法将影响整体活动的走向。6、客户的喜好与厌恶：有时个人意志主导了活动的走向，而我们要的是客户满意。与我们开会的人，是否是最终的决定者。如果不是，我们要尽力去了解决定者的预想和好恶。我们要取得的资料资料是否充分直接影响我们的工作进度和效率1、Vl系统电子版（至少有LOG0、标准色、禁用色或禁用搭配）2、产品广告图片及广告影像3、客户以往各类活动的资料照片3、客户公司的完整名称4、客户接口人及接口人上级领导的姓名、职级、电话、手机、E-mail等基础信息我们要携带的物品我们每做的一件事，都是为成功增加保障着正装出席1、一台笔记本电脑：随时向客户展示斐料或投影2、一台数码相机或DV：随时拍下客户的产品或道具3、一支激光笔：方便你的讲解4、一支笔、一个本：认真记录下客户传达出的每一个重点信息5、一支录音笔：对会议做全程记录，避免你向内部传达了错误的信息6、一张名片：让客户清楚的知道你的姓名及联系方式，更重要的是让他知道你在这个项目中扮演的角色。7、一张公司简介光盘：让客户知道你身后有强大的团队做支持8、一份活动相册：让客户知道我们有着丰富的经验9、一张项目推进表、一份确认事项单：教会你的客户如何使用它策略会确定公司对应客户及其项目的整体策略 会议主持：客户经理 会议记录：项目经理 必要参会人员：部门经理、设计部经理、项目经理、项目执行、活动策划； 前端讯息介绍（客户经理或者项目经理）包括：客户名称、企业Ml、企业VI、近年客户动向、客户端主要决策者介绍、项目战略意图、项目功能、项目目标、项目时间点； 必须形成决议：项目定位、项目策略、各职能模块接口人、项目推进流程；策划会明确策略'创意核心、亮点环节、流程、装饰等关键问题 策划会召集：项目经理通过邮件方式发出会议通知，随信说明会议时间、地点、重要程度、客户名称、活动简述、策划会主要议题等信息。 参会人员：必须到会者：项目组全体成员、设计部代表、客户服务部接口人员邀请到会者：部门经理、项目经理、搭建商代表、AV灯光供应商代表、演出供应商代表（依项目情况邀请）口头邀请原则：对于在策划会时间内无重要和紧急工作的同事，都可邀请其参与策划会讨论。 会议主持：项目经理/客户经理 会议记录：项目执行 会议流程：1）对客户及其项目进行简介2）对客户对项目的预想进行介绍3）说明项目的必备环节或及已确认实施内容4）说明费用预算及操作周期（保障会中讨论内容符合预算，并能在操作周期内完成）5）主题讨论（贯穿活动的主线思路及表现元素）6）创意亮点讨论（亮点环节必须具备可实施性）7）除必须到会者外，其它人员可离场，在场人员讨论流程细节及现场装饰与流程的配合（确保装饰设计与方案内容统一） 必须形成决议：方案风格、方案模块构成及模块撰写责任人、方案内容及流程、方案完成时间、报价形式及分块预算；提案前准备 与客户确认提案时间及地点 与客户确认我方提案人数及客户方参会人数及级别（如客户有高层出席，我方便必须有高层陪同提案） 确认客户方是否提供投影设备（如会中需要投影设备，而客户方无法提供，我方便需自带投影设备提案） 确认客户方是否有特殊要求（例方案是否需打印版，打印份数及颜色要求，是否需要外文版方案，提案语言是否为外语等） 提案用品：光盘（提案、报价）、方案及报价单打印版（需要装订，至少首页需彩色打印）、激光笔及电池、记录纸笔、如需播放音视频文件需另备音响设备、如需记录客户想法所应用的录音笔。 笔记本电脑：桌面是否整洁、系统是否存在恶意插件弹出、适配器接头是否通用 提案人员确认：各模块的讲述人（公关、活动、报价、答疑） 提案准备：各模块讲述人应熟读提案、预演口述内容、客户可能提出质疑的环节应如何回答等。提案 全体提案人员必须正装出席 全体提案人员必须于与客户约定时间15分钟前到达，整装后集体进入提案场地 提案前检察：电脑与投影设备连接情况、如需播放音视频文件需检察音响连接情况并调试音量大小、激光笔/录音笔等小型电子设备的运转正常。 提案陈述：应采用简洁、中速、形象的语言讲述提案内容及预期的实施效果 客户访问：向客户说明我方希望取得的信息或资料（尽量争取客户方向我方提供更多的信息及资料）、说明我方需客户方配合哪些工作/解决哪些问题 提案反馈：仔细记录客户的每一点反馈意见（客户每一个顾虑及疑问点，方案修改方向及客户的创意性想法），再次明确客户的思路及方向。 会后决议：下次提案的时间、地点及提案内容，会后的工作安排（包括客户方应配合的工作）、确定哪些是急需解决的核心问题、哪些工作需同步展开、我方与客户方的沟通机制（如何配MlS立项确立项目经理及项目组核心成员立项在MIS中的文档管理系统中完成1一项目经理在MIS的文档管理系统中完成立项；2一项目经理发邮件至部门经理、业务负责人要求线上确认；3立项确认时间为3个小时，3小时内领导没有给出确认，由流程控管通过电话向公司领导进行确认；4一只有在立完项后，才可以完成活动MIS里的费用预算撰写及活动流程撰写；备注：只有在完成立项的前提下方可进入下一个MIS的工作流程。日常沟通沟通的顺畅与否决定着项目筹备的质量一、开会是必要的手段，但要确保会议质量不开没有结果的会议二、每日向客户发送项目推进表，让客户知道我们每天都在做什么让客户放心三、我们提案的每一个事项都是有理有据的不能让客户来教我们怎么做工作四、有提案就有备案，随时应对客户的变化一让客户省心五、语言沟通强于文字沟通，面对面交流强于电话交流尽量与客户多交流六、我们所做的事情都是在帮助客户达到目的站在客户的角度考虑问题项目推进表每日向客户发送，让客户知道我们每天都在做什么日期和项目休息日过去时客户和我们的工作内容i序号项目备注1新闻发布会台上人数、座次、桌椅摆放形式确认请按座次提供人名Re:2月4日邮件提供2演出用车辆驾驶人员确认请提供姓名及手机号Re:待确认3会场内摆放的500套纸笔是否有必要？绝大多数人不会使用Re:确认需要，按原计划提供4签到用金笔10支，要求高档金笔还是精致些的钢笔价格将有很大差异Re:金色马克笔即可5VIP台花（20盆）的要求，是否仅摆放在座席的第一排原计划数量过多Re:仅在第一排摆放6盆即可确认事项单每次会议都要有所收获会议通知让开会双方都预知会议议题，并为具体议题做充分准备会议主题：XX发布会筹备会会议时间：2017年02月01日会议地点：公司会议室参会人员：策划、设计、执行、采购、客户经理、项目经理、其他人员会议流程：1、合作机构排查说明（名称、业务范围、可提供的支持）2、发布会实施场地讨论一3、计数牌相关排查说明（地点，形式，费用）4、计数牌实施方式说明、讨论5、整体的媒体传播策略计划讨论（mediaangel、mediaChanneKquotation）6、phase1传播执行计划讨论7、上市发布会现场流程讨论8、出席发布会人选讨论（主持人、明星、社会名流）9、千万大挑战活动环节设置（三个渠道内的执行方式）讨论10、主视觉设计讨论11、项目推进安排讨论报价管理 成本：首先由供应商根据经客户确认的方案向我们提供正式报价，项目经理根据供应商报价及我方费用预算于MIS上填写完成整体费用预算。 报价：于MIS上撰写费用明细预算，经上级领导审批后导出并向客户提交。 报价格式：参照附件：报价模板 利润：项目经理在制作报价中应遵循利润率在35%以上的原则，如预期利润低于35%,应及时向上级说明情况。合同管理 与客户方合同：与客户方确认由哪方负责合同撰写，如由我方撰写，需要提供我方 的合同标准版。 与供应商合同：原则上由乙方撰写。合同撰写原则：明确双方权力、责任与义务，在公平保障双方利益基础上明确协议金额、付款方式及违约责任。合同初稿：所有对外合同初稿完成后，需会同项目经理、合同撰写人、部门经理完成合同初稿审议，避免合同出现低级错误及漏洞。合同审批：所有对外合同均需经过公司法务审核后，确认无误后，方可对外正式发送。合同备案：凡正式签署的合同，在履行全部手续后，第一时间将合同正本交由公司相关负责部门进行存档。供应商选择 供应商应是具有专业资质、经验及实力的公司，属于公司行为。而个人行为存在诸多不确定因素与风险，因此，非特殊情况下，供应商应选择公司，尽量避免选择个人 与公司长