物业管理住户投诉处理标准作业规程.docx

物业管理住户投诉处理标准作业规程1.0目的规范投诉处理工作，确保住户的各类投诉能及时、合理地得到解决。2.0适用范围适用于住户针对公司管理服务工作的有效投诉处理。3.0职责3.1 管理处主管经理负责处理重要投诉。3.2 公共事务部主管负责协助经理处理一般轻微投诉及每月的投诉统计、分析、汇报工作。3.3 管理处相关部门主管负责协助公共事务部主管和管理处主管经理处理本部门的被投诉事件，并及时向公共事务部反馈投诉处理信息。3.4 公共事务部住户服务中心接待员负责投诉现场接待工作。4.1 程序要点4.2 处理投诉的基本原则接待投诉时，接待人员应严格遵守“礼貌、乐观、热情、友善、耐心、平等”的十二字方针，严禁与住户进行辩论、争吵。4.3 投诉处理流程图接待投诉作投诉记录轻微投诉重要投诉重大投诉公共事务部主管组织解决主管经理组织解决总经理组织解决归档并进行回4.4 投诉界定4.4.1 重大投诉。下列投诉属重大投诉：a）公司承诺或合同规定提供的服务没有实施或实施效果有明显差错，经住户多次提出而得不到解决的投诉；b）由于公司责任给住户造成中大经济或人身伤害的；c）有效投诉在一个月内得不到合理解决的投诉。4.4.2 重要投诉重要投诉是指因公司的管理服务工作不到位、有过失而引起的投诉。4.3.2轻微投诉轻微投诉是指因公司的设施、设备和管理水平有限给住户造成的生活、工作轻微不便而非人为因素造成的影响，可以通过改进而较易得到解决或改进的投诉。4.5 投诉接待4.5.1 当接到住户投诉时，接待员首先代表被投诉部门向住户表示歉意，并立即在住户投诉意见表中作好详细记录：a）记录内容如下：投诉时间的发生时间、地点；被投诉人或被投诉部门；投诉事件的发生经过（简单明了地叙述）；住户的要求；住户的联系方式、方法。b）接待住户时应注意：请住户到沙发入座，耐心倾听住户投诉，并如实记录；必要时，通知公共事务部主管或主管经理出面解释；注意力要集中，适时地与住户进行交流，不应只埋头记录。4.4.2投诉的处理承诺：a）重大投诉，当天呈送公司总经理进入处置程序；b）重要投诉，接待后1小时内转呈主管经理进行处置程序；c）轻微投诉，不超过2天内或在住户要求的期限内解决。4.5 住户服务中心接待员根据投诉内容10分钟内将住户投诉意见表发送到被投诉部门，领表人在投诉处置记录表签收记录。住户服务中心接待员应将重大投诉经公共事务部主管当天转呈公司总经理或管理处主管经理。4.6 投诉处理内部工作程序4.6.1 被投诉部门负责人在时效要求内将内容处理完毕，并按住户投诉意见表对投诉处理过程作好记录。在投诉处理完毕的当天将住户投诉意见表交到住户服务中心。接待员绶带处理完毕的住户投诉意见表后，应在投诉处理记录表记录。4.6.2 公司总经理、主管经理在接到重大投诉和重要投诉后应按公司不合格纠正与预防标准作业规程文件的规定处理。4.7 住户服务中心接待员收到被投诉部门投诉处理的反馈信息后，将情况上报公共事务部主管，并在当天将处理结果报给投诉的住户。通报方式可采用电话通知或由巡楼组管理员上门告之。4.8 公共事务部主管在投诉处理完毕后通知公共事务部巡楼组安排回访。在每月30日前对投诉事件进行统计、分析，将统计、分析结果上呈主管经理，并将住户投诉意见表汇总上交品质部,由品质部长期保存。4.9 其他形式的投诉（如信函），公共事务部参照本程序办理。4.10 投诉的处理时效4.10.1 轻微投诉一般在2日内处理完毕，超时需经主管经理批准。4.10.2 重要投诉一般在3日内处置完毕，超时需经公司总经理批准。4.10.3 重大投诉应当在2日给投诉的住户明确答复，解决时间不宜超过10日。5.0记录5.1 住户投诉意见表5.2 投诉处理记录表6.1 相关支持文件回访管理标准作业规程住户投诉意见表投诉日期时间住户姓名居住单位联系电话记录入投诉内容接单时间投诉内容确认处理结果完成时间被投诉部门负责人主管经理意见投诉处理记录表NO:类别投诉意m住户单公7领单部门领单人日期住户服+,M接收甘H