物业管理业主档案管理标准作业规程.docx

物业管理业主档案管理标准作业规程1.0目的规范业主档案的保管与跟踪工作。2.0适用范围适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。3.0职责3.1公共事务部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。3. 2管理员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。4.0程序要点4.1 业主档案内容4.1.1 经业主签署后的业主公约。4.1.2 经业主签署后的消防安全责任书。4.1.3 业主家庭情况登记表。4.1.4 钥匙领用登记表。4.1.5 业主证领用登记表。4.1.6 业主入住验房表；4.1.7 装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料。4.1.8 违章处理通知单及处理结果资料。4.1.9 业主的有关证件复印件。4. 1.10其他应保存的资料。5. 2档案盒（夹）的制作1.1.1 2.1根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。1.1.2 在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：×××××SW业主档案：表示物业管理有限公司X义管理处公共事务部管理的业主档案。1.1.3 将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。4.3业主档案袋的制作4.3.1准备适量的26cm×34cm左右尺寸的档案袋。4.3.2将写有“栋号、楼层号、房号”的标贴纸贴在档案袋封面上。4.4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。4.5 将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。4.6 按档案盒（夹）内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在业主档案目录内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。4.7 业主档案的跟踪4.7.1 当发生下列情况变化时，公共事务部管理员应将情况记录在业主档案中：a） 通讯电话联络方式发生变化时；b） 业主发生更替时。4.7.2 业主档案跟踪管理，由公共事务部管理员每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。4.8 业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅需报管理处经理批准,经公共事务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。4.9业主档案应永久保存。4.10具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。4.11本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。5.0记录业主档案目录6.0相关支持文件档案管理标准作业规程业主档案目录NO：档堂维品入伙R'l档全市痂名注