房地产公司销售部档案管理制度.docx

房地产公司销售部档案管理制度第一条档案归档范围档案归档范围包括：销售合同、客户资料档案、内部管理档案、内部往来文件、对外合同与合约、房地产相关信息等。（I）销售合同包括：认购协议书原件、商品房买卖合同原件、换房申请、退房申请、委托书及其他合同补充协议等。（2）客户资料档案。一来访客户，包括客户姓名、联系方式、需求和了解到的客户家庭情况及其他特别事项。签约客户档案，执行一户一档。包括基本资料：姓名、联系电话、己购房型、付款情况、家庭情况等，购房过程中的各种审批单、优惠单以及办理按揭及房屋产权证所需客户提供的各种资料等。（3）内部管理档案，包括：各项管理制度；成文发放的管理文件；阶段性促销政策、措施以及销售档案等；各日、周、月统计表及报表；会议记录等。（4）内部往来文件，包括：部门间的日常函件、往来文件。（5）对外合同与合约：指其他与销售部有关的合同合约。（6）房地产相关信息，包括：房地产相关法律、法规、政策、资料；市场调研需要的其他楼盘的楼书；各项目对外宣传广告剪报等。第二条档案的归档及保管（1）档案归档时必须进行整理，档案内容、份数、张数必须符合要求方可入档。原则上销售合同、客户资料档案的归档日期为客户签订合同的当日或次日下班前。（2）档案必须使用专用资料柜、资料盒，并应建立清晰、明了的检索工具以便于检索。（3）档案资料分类应清晰、全面，各类档案材料应按管理要求分类、编目、立卷，放入档案盒或档案夹内上柜保管。档案存放必须使用专用资料柜，排柜方式要省时、醒目，便于查找。（4）档案移交、接收时要认真清点、验收。档案管理人员、销售人员、销售内勤因工作变动需要移交档案时，由各项目销售部主管安排人监交，交接人、被交接人、监交人须同时在交接单上签字。（5）每年年底要对档案库存保管情况进行一次清理，做到账物相符，对破损或载体变质情况要及时采取有效措施补救。（6）原则上销售合同、客户资料的最低保管年限为：一次性付款客户，从产权办理完毕之日起算不低于5年；按揭客户，客户付清按揭款之日起算不低于5年。第三条档案的借阅房地产企业销售部门档案的借、阅都必须在管理员处办理登记手续方能借阅，并按期归还。第四条档案的剔除和销毁(1)在整理档案的过程中，对档案材料要仔细甄别，对无保存价值的资料及时剔除，必要时列出剔除资料目录提交房地产企业分管销售领导审批。(2)每年年底对保管期满的档案列出目录，写出专题报告提交企业分管销售领导审批后销毁。