物业管理有限公司客服中心钥匙管理标准作业规程.docx

物业管理有限公司客服中心钥匙管理标准作业规程1目的规范钥匙管理工作，确保妥善保管好妥管的钥匙。2适用范围适用于各管理处钥匙的管理。3职责a.客服中心主管负责组织、安排钥匙的管理工作。b.客服前台负责依照本规程实施钥匙的日常管理工作。4作业规程4.1管理处可以进行钥匙保管的范围a.开发商交楼后，业主未入住时由开发商托管的钥匙。b.特定情况下业主托管的钥匙。特定情况是指：业主确有实际的生活、工作困难确需托管钥匙，又不至于给管理处工作带来额外的情况。4.2开发商托管的钥匙a.物业接管验收工作结束后，管理处可以根据开发商的托管要求接管未入住单位的钥匙。b.接管过来的钥匙由客服专员（前台）清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中。c.钥匙的发放工作详见办理入住标准作业规程。4.3业主在特定情况下托管的钥匙a.业主委托保管钥匙时，客服专员（前台）/楼管员应按业主托管钥匙委托书（一式两联）要求填写日期、单位编号、业主姓名、钥匙数量、托存原因及领取钥匙的要求等项目。b.客服专员（前台）/楼管员应特别向业主说明本管理处不承担为业主保管家庭财产的责任，业主同意后，请业主在业主托管钥匙委托书的“业主签名”栏签名确认。C.客服专员（前台）/楼管员将业主托管钥匙委托书第二联交业主保管。d.客服专员（前台）/楼管员将业主托管钥匙委托书上的有关内容登记在业主托管钥匙登记表内，并在托管的钥匙上贴上标有业主姓名的标识,然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保存。4.4托管钥匙的管理a.管理处有维修或空置房管理需要使用托管的钥匙时，由客服专员（前台）在借用人办理钥匙借用手续后，将钥匙交给借用人。钥匙借用手续的程序为：借用人在借用钥匙登记表中如实填写借用日期、钥匙编号、数量、预借期、借钥匙原因、借用人联系电话等内容，然后签名确认。b.办理钥匙退还手续时客服专员（前台应在核对钥匙数量后，在借用钥匙登记表中标注钥匙退还日期，并在“接收人”一栏签名确认。c.客服中心主管（经理）应安排客服专员（前台）根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况，发现借期超过三天不还钥匙者，应致电借钥匙部门或个人催还。d.当接到丢失或损坏钥匙报告时，客服专员（前台）应立即报告客服中心主管（经理）；客服中心主管（经理）与房地产开发商/业主联系，征得同意后，采取补配钥匙或换锁措施确保遗失钥匙单位的安全，客服专员（前台）将事情经过及处理结果记录在档案中。e.业主或业主指定的领钥匙人前来领取钥匙时，客服专员（前台）/楼管员凭业主证或领钥匙人的身份证和业主托管钥匙委托书移交钥匙给领钥匙人。同时应在业主托管钥匙登记表中标注移交日期，请业主/领钥匙人签名确认。在无任何证件证明领钥匙者为钥匙所属单位的业主/业主指定的领钥匙人时,保管人员不得将钥匙转交。f.所有与钥匙管理有关的记录应由部门归档保存两年。g.本规程执行情况作为相关人员的绩效考评的依据之一。