项目设计成品发送管理规定.docx

XXX工程建设有限公司项目设计成品发送管理规定文件编号：1范围本标准规定了工程项目设计成品文件向客户（含非项目合同的购买者）发送的管理办法。本标准适用于所有XXXX完成的设计成品文件的对外发送，也适用于设计成品文件公司内部使用的管理。2引用文件05AQS322项目设计文件目录编制规定05AQS323项目设计文件用印章管理规定05AQS329项目设计成品归档验收规定3工作程序3.1 出版3.1.1 按项目合同规定（或总承包项目组的要求），需要对外发送的设计成品文件由设计经理（项目经理）或其委托人按附录A要求填写“设计文件出版委托单”，一式两份。市场开发部专职岗位人员签收后，一份项目设计经理（项目经理）自留备查，一份交市场开发部。市场开发部专职岗位人员根据“设计文件出版委托单”，按文件目录（提前发图时可按单张设计文件）填写“设计文件出版发送通知单”（附录B）,市场开发部主任或副主任批准。”设计文件出版发送通知单”一式三份，一份市场开发部留存，二份由市场开发部专职人员送交档案馆底图组，其中一份由档案馆连同底图转交出版室，出版室哂图（或装订）后留存，并复印二份，其中一份给客户，一份交项目设计经理（项目经理）。以复印或速印形式出版的设计成品文件，也按本条规定处理。3.1.2 ”设计文件出版发送通知单”中哂图份数包括：向客户发送（根据合同及补充要求）；3.1.3 客户直接购买XXXX现有设计成品文件或标准图、通用图，由市场开发部合同经办人员根据购买合同提出出版委托单，其余按3.2.1条处理。3.1.4 如需向客户提供涉及专利、专有技术的设计文件，应由项目设计经理（项目经理）填写委托单，市场开发部与客户签署针对该专利.专有技术的保密协议。市场开发部专职岗位人员填写设计文件出版发送通知单。由技术发展部主任批准后方能配调底图出版发送。购买的图纸资料涉及到专利和专有技术，需经技术发展部主任批准方可发送。3.1.5 档案馆接到经签署批准的“设计文件出版发送通知单”后，配全、配齐底图，并按要求日期送到出版室晒图组。不符合本规定签署手续的任何个人或部门以何种形式委托、通知，档案馆和出版室均不予受理。3.1.6 按工程项目合同规定需提前交付的图纸及文件资料如桩位图、基础图、地下给排水管线图、非标设备图及订货资料等，可按目录存档时亦按本规定处理。不能按目录存档的新编设计文件、设计变更通知单及国外确认资料，项目设计经理（项目经理）可直接填写“设计文件出版发送通知单”，市场开发部专职人员在经办人栏内会签，项目管理部主任批准，出版室安排出版，上述文件在涉及有关复用文件时，须向市场开发部提供采用复用文件的依据，并按本规定款执行。在设计文件正式出版发送时，项目设计经理应将提前发送的文件份数计入发送份数之内；预发的中间资料由项目设计经理或其委托人加盖“预发资料章”，可不计入发图份数；如合同中另有规定，应按合同执行。3.1.7 出版室依照“设计文件出版发送通知单”的内容底图核查无误并签收后，方可安排晒图。没有经批准的“设计文件出版发送通知单”，不予安排哂图或复印。3.1.8 图纸晒出后出版室要按“设计文件出版发送通知单”的内容清查核对，确认其数量准确无误后，对不需要装订的图纸由出版室办理发图。需要装订时，则按要求装订；并进行质量检查无误后发图，或向公司内有关部门传送。3.1.9 晒图组负责将底图送交档案馆，经检查无误收回签收单。3.1.10 不属对外发送的工程设计项目设计专业间委托资料或项目设计过程用零星资料需晒图或复印时按内部资料复制有关手续办理；如需调用底图需经技术发展部主任批准后方可调用。3.2 设计文件发送3.2.1 工程项目的设计成品文件对外发送统一由项目管理部归口管理，出版后的成品设计文件由项目设计经理（或委托人）核查无误后在设计文件发送汇总单上签字。出版室发图人员具体办理。任何专业和个人不得将XXXX承担设计项目的设计成品文件直接提供给制造厂商或其他单位。3.2.2 向客户发送的图纸资料需加盖公司印鉴、甲级设计单位章、压力容器章、压力管道章和注册建筑师等印章时，及需向客户提供公司工程咨询甲级证书影印件时，按05AQ323项目设计文件用印章管理规定的规定办理。3.2.3 向客户发送设计文件的份数按合同执行。超出部分需有客户书面委托，另行收取工本费计价收费。市场开发部在档案馆配合下向客户发出付款通知单。项目设计经理和财务计划部有责任协助市场开发部催收图纸资料费。3.2.4设计成品文件发送方式:a）向客户发送的图纸（包括装订的或散装的图纸）由出版室发图人员按“设计文件出版发送通知单”要求向客户发送或客户自取；对需装箱发送的图纸由出版室发图人员按附录D要求每箱填写“设计文件装箱单”，记录箱中装有文件资料内容、份数及箱号，并将“装箱单”装在箱内。b）供配合现场施工和技术服务用的1份图纸，按目录装订成册，由出版室指定人员送交项目设计经理（或委托人）签收。c）（予）可行性研究报告等前期工作文件由项目负责人负责归档（2份），其余按规定份数由出版室发送。d）图纸资料发送通常采用自取或火车托运，如因需要使用其它办法发送，应经项目设计经理认可，项目管理部主任批准。3.2.5 所有对外发送的设计文件，由发图人员将经批准的设计文件出版发送通知单交客户一份，客户核查无误，在“设计文件收到回单”上盖章（或由收件人签字）后将回单返回出版室，由出版室发图人员保存。3.2.6 铁路、公路或航运发送的图纸，提货单由出版室发图人员直接寄给接收单位（或传真）。客户自取的设计文件由客户经办人检查确认并在“设计文件发送汇总单”上签署方可提取。3.2.7 外单位零星购买图纸资料按合同规定或由市场开发部指定人员办理发送手续。附件A设计文件出版委托单附录B设计文件出版发送通知单附录C底图传递签收单附录D设计文件装箱单附录E设计文件发送汇总单