7、办文管理办法（XZ-10）.docx

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1、第一章总则第二章文件处理基本原则第三章行文处理的主要内容第四章行文规则第五章正式文件的常用种类第六章文件的拟稿第七章文件的核稿第八章文件的会签第九章文件的签发第十章文件的印制、校对和发放第十一章文件的分发第十二章文件的存稿和用印第十三章文件审批表的使用分类第十四章文件的格式第十五章收文的处理第十六章文件的拟办第十七章文件的传阅第十八章收文的承办第十九章文件的利用和管理第二十章罚则第二十一章附则第一章总则第一条为加强公司文书文件的管理，确保文书文件流转准确、及时，特制定本规定。第二条公司各正式文件（印有文件发文字号）和普发性文件，是传达公司各项指令的重要工具，是指导各项工作、请示和答复问题，以及

2、沟通情况的重要手段，做好文件处理工作有重要意义。第二章文件处理基本原则第三条文件处理的基本原则是准确、及时、保密。第四条行文要注重效用，要少而精，防止和克服形式主义、文牍主义。第三章行文处理的主要内容第五条文件的拟稿、核稿和签发。第六条文件的会签、分发、存稿和用印。第七条文件的印刷、校对和发放。第八条文件的利用和管理。第四章行文规则第九条向上级机关行文或向公司部门行文，一般应主送一个机关或部门，如需报送其他机关或部门，可用“抄送”或“抄报”形式。第十条公司各职能部门在自己职权范围内，可向有关部门、项目部行文、印制、分发，但必须做好相关记录。项目部向上级机关或部门行文，也必须由综合办公科统一印制

3、、分发。第十一条向上级机关或部门的请示或报告，不可同时向下属部门发送：向下属部门的重要行文，如需要，可以抄报直接主管部门。第十二条公司各部门收到的外来文件，如需存档，由行政主管部门统一处理，项目部由综合办公科统一处理。第五章正式文件的常用种类第十三条公司文件常用的种类有：决议、决定、规定、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要、函。决议：经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策用“决议”。决定：对重要问题或重大行动做出安排及决策用“决定”。规定：对特定范围内的工作和事务制订带有约束性的措施用“规定”。通知：传达有关指示精神、要求下属部门办理，需要周知或共同执行的事项用“通知”。通报：表彰先进、批

4、评错误，传达重要精神或情况用“通报”。请示：向上级部门请示指求或批准用“请示报告：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级部门的询问或要求用“报告”。批复：答复请示事项用“批复”。会议纪要：记载和表达会议主要精神和议定事项用“会议纪要”。函：相互商洽工作，询问和答复问题，向有关部门提出请求等用“函第六章文件的拟稿第十四条拟稿文件，是在领导决策中一项重要的参谋工作。起草重要文件，要由领导亲自指挥、主持进行。第十五条文件拟稿的基本要求1 .全面、准确反映客观实际情况，符合公司质量目标、方针和有关规章；2 .全面、准确地体现领导或部门的意图；3 .重点突出、观点鲜明、结构严谨、条理清楚，文字

5、简明通畅，标点符号使用恰当，人名、地名、时间、数字、引文要准确；4 .合理使用文种，请示问题坚持“一文一事”，避免“一文数事”和在“报告”中夹带请示事项。第七章文件的核稿第十六条为确保文件质量，文件在送领导审批或签发之前，均须经相关人员核稿。第十七条文件核稿的重点1 .内容是否符合公司的质量目标、方针和有关规章，提法是否同已发布的有关文件相衔接;2 .提出的措施和办法是否实际，切实可行；3 .文字表达是否概念准确，简明扼要，条理清楚，语法规范；4 .文件格式是否符合要求，文种的选择是否适当，发布范围等标准是否合理。第十八条文稿如需作较大修改，要与原起草部门协商或请其修改；如文稿已经领导审批过,

6、修改后需经原审批人复审。校核后的文稿应由有关领导签发方能上报或发出。第八章文件的会签第十九条凡以公司有关部门名义联合发出的文件，各有关部门负责人须在会签栏上签名。第九章文件的签发第二十条签发，是指公司领导对审核过的文稿进行审定并签署发印。审批签发的权限是：1 .凡以公司（项目部）名义发出的内容比较重要，涉及面较广，对公司（项目部）工作有普遍指导意义的文件，以及关于某一方面工作的文件、对内发出的有关会议和通知性、回复性等一般性的文件，均由公司总经理（项目部经理）签发；2 .凡以公司（项目部）有关部门名义联合发出的文件，由各部门负责人审批后，由总经理（项目部经理）签发；3 .签发必须严肃认真，要对

7、公司工作负责。签发位置要在规定的范围内，要签署全名和年月日。签字要用钢笔或碳素笔，以便查考和保存。第十章文件的印制、校对和发放第二十一条领导签发过的发文稿，由公司（项目部）行政主管部门（综合办公室）统一编文号、统一印制。印制完成后，由行政主管部门（综合办公室）统一上传平台或发放。第二十二条印制文件要保证质量，做到文面清晰，字体适当，用纸规范（采用标准A4纸）,美观大方。第二十三条印制文件要忠于原稿，如发现原稿有错误或不规范之处要改动，必须经原审批部门同意。第二十四条文件印制完成后，由主办单位校对。第二十五条校对无误后由行政主管部门（综合办公室）盖上“受控”或“非受控”章，编分发号，方可发放。第

8、二十六条文件对公司以外机关或部门发放，无须盖“受控”或“非受控”章，但要在文件和资料控制程序中文件发放记录表上注明文件去向、分发号和领用人。第十一章文件的分发第二十七条分发，文件完成印制后，按发文登记的范围进行发送。第十二章文件的存稿和用印第二十八条存稿，文件登记发出后，行政主管部门（综合办公室）将文件底稿（领导签发过的文稿）归档存放。第二十九条用印，在需要用印章的文件上加盖单位印章。文件盖印后产生法定效用。因此,任何人不得私自盖印，并按实际发出的文件数加盖，多余不发文件，一律不加盖印章。第十三章文件审批表的使用分类第三十条正式文件（红头文）和普发性文件均使用文件和资料控制程序中发文审批表进行

9、签发、审核。第十四章文件的格式第三十一条正式文件的组成部分有：发文字号、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公司印章、主题词、抄报单位、抄送单位、发文机关、印发日期。第三十二条版头文体为发文机关全称或规范化简称+“文件”，红色小标宋体字加粗，字号以醒目美观为原则酌定。发文号用3号仿宋字，与版头之间空2行，正文标题用2号小标宋体字加粗，正文与标题之间空1行，用3号仿宋体。正文行间距为28,每页22行，每行28字。会议纪要格式见附表。第三十三条发文字号由公司（项目部）代字、发文年度和发文序号组成。联合发文时，一般只标注主办部门的发文字号。第三十四条发文字号编写方法（附件1）1 .公司的代字为“宁

10、东路字（）号”；2 .项目部的代字为“宁东路填上相关工程简称（）号”。第三十五条文件编号1 .公司文件编号（1）编号由6个字符组成；例如:DBWS-1；（2）第1、2字符DB为“东部”二字汉语拼音首位大写字母；（3）第3、4字符WS为文书文件“文书”二字汉语拼音首位大写字母，JS为技术文件“技术”二字汉语拼音首位大写字母，HT为合同文件“合同”二字汉语拼音首位大写字母、ZL为质量体系文件“质量”二字汉语拼音首位大写字母；（4）第5字符“一”为间隔线；（5）第6字符为顺序编号；（6）公司各职能部门的文书文件由行政主管部门负责统一发放，编号由行政主管部门统一编制。2 .项目部文件编号（附件2）（1

11、）编号由9个字符组成；例如：DBWS-LM-I;（2）第1、2字符DB为“东部”二字汉语拼音首位大写字母；（3）第3、4字符WS为文书文件“文书”二字汉语拼音首位大写字母、JS为技术文件“技术”、二字汉语拼音首位大写字母、HT为合同文件“合同”二字汉语拼音首位大写字母、ZL为质量体系文件“质量”二字汉语拼音首位大写字母；（4）第5、8字符“一”为间隔线；（5）第6、7字符为项目工程简称汉语拼音首位大写字母。例如：路面项目部，取“路面”二字汉语拼音首位大写字母（LM）,以此类推；（6）第9字符为顺序编号。3 .以上编号规则，除公司（红头文）、项目部带有文号的正式文件无须编号（文号作为编号）外，其

12、它各类文件资料均须按本规则编号。第三十六条发文单位名称应使用全称或规范性的简称。第三十七条附件标题置于正文之后、发文日期之前。第三十八条成文日期以文件签发或会议通过的期为准。第三十九条正式文件都应加盖单位印章，用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。第十五章收文的处理第四十条收文处理的主要内容1 .上级机关、主管部门的指令性和指导性公文；2 .下级部门的请求性和平行部门、不相隶属机关的商洽和询问性公文；3 .上级机关的批复性和平行部门、不相隶属机关的商洽和询问性公文；4 .各部门的调查性和下级部门的陈述性公文；5 .内部刊物和“简报”；6 .其它文书材料等。第四十一条文件的处理

13、主要包括文件的签收、登记、拟办、领导阅示、承办（或传阅）等工作环节。第四十二条签收文件要逐件清点，重要文件要逐页清点，如发现问题应及时向发文单位查询。第四十三条收文登记1 .公司所有部门在收到文件后，都要登记在文件和资料控制程序收文登记表中；2 .项目部收到公司以外有关部门来文，只须加盖“受控”或“非受控”章，如需转发须编分发号。第十六章文件的拟办第四十四条行政主管部门门（综合办公室）在收到文件后，要注意浏览文件，要知道该文件说的是什么事情，有什么要求，只有这样才能提出如何处理的建议。第四十五条了解部门的机构设置，随时掌握本单位和本部门，以及相关部门的业务职能和范围，以便于提出准确的拟办意见。

14、第四十六条为便于领导准确地提出拟办意见，行政主管部门（综合办公室）对文件所涉及的事宜，尽量找出有关文字依据供领导批办时参考。第十七章文件的传阅第四十七条传阅文件可与其他文件一并呈送给有关领导或人员。第四十八条传阅文件应注意使应阅的人员和部门及时阅到文件，但又要注意不要让不应或不需阅的人员都去传阅，以免泄露机密或给一些人员增加不必要的负担。第四十九条传阅人员在阅述文件后，应在文件和资料控制程序表收文处理单中签上姓名、时间和相关意见。第五十条文件退同后发现有领导批文时，要及时按批示意见处理。第十八章收文的承办第五十一条负责承办的部门或人员收到领导批办的文件后，要认真研究文件的内容和批办意见，并按批

15、办意见抓紧处理，并在收文处理单的承办意见栏中签上承办意见。第五十二条凡批办意见中要求某部门牵头处理的，该部门则应准备好有关文件和处理意见，邀有关部门一起会商，并负责归纳整理意见，送领导审定后办理。第五十三条凡属急办文件，一定要见文即办，不得积压和拖延，一旦误时误事，则要追究责任。第十九章文件的利用和管理第五十四条文件应由行政主管部门（综合办公室）严格管理。第五十五条文件未经公司主管领导（项目部经理或副经理）批准，不得自行复制。如需复制，须填写文件和资料控制程序中文件资料复制（换发）审批表。第五十六条有关部门合并，全部文件应随之合并管理。部门撤销时，文件移交行政主管部门（综合办公室），无价值的文件，经文件控制部门负责人同意，填写文件和资料控制程序中文件销毁申请单，统一销毁。第二十章罚则第五十七条未按以上条款执行的处以50-200元/次。第二十一章附则第五十八条本办法由公司行政主管部门负责解释。第五十九条本办法自二。一七年九月一日起实施。附表1办文管理办法生效日期：