某某公司接待管理手册.docx

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1、某某公司接待管理手册1 .目的为认真贯彻落实中央八项规定，坚持发扬求真务实、勤俭节约的优良传统，着力简化接待程序、降低费用支出、提高接待效果，推进建设节约型企业，有效促进企业又好又快进展，特制定本管理手册。2 .接待范围2.1 内部接待内部接待指公司系统内的接待，包含公司领导、公司各部门人员到所属各单位检查、调研、指导工作等，基层单位领导、业务人员到公司机关请示、汇报或者办理有关业务工作等。2.2 会务接待包含大型综合性会议、专题业务会议、业务培训与其他重大活动。2.3 公务接待。包含上级与地方政府及行业主管部门的检查、调研、指导等。2.4 商务接待。要紧指业主的考察、调研、洽谈等。3 .接待

2、原则3.1 接待过程“热情礼貌、服务周到”；3.2 接待标准”对内从严、对外从宽”；3.3 接待管理“对口接待、预算管理”；4 .接待类别接待任务按照接待对象的级别（以宾客最高层级为准），分为三级。一类接待：适用于股份公司领导、工程局领导、厅局级党政领导、局级战略客户要紧负责人、公司邀请的重要宾客的来访；二类接待：适用于工程局部门负责人、兄弟单位领导、公司级战略客户来访;三类接待：系统内部通常人员及通常客户的来访。以上分类仅作为参考，具体实施可根据任务的实际情况确定，并匹配相应的接待标准。5 .接待流程步骤具体操作说明责任者1.收到接待任务与对方沟通，确定来访人员姓名、人数、职位及来访目的承办

3、部门2.制定接待方案根据任务要求，制定接待方案，明确人员职责与分工承办部门3.公司有关领导审批重要接待方案，主办部门负责人审核后提交公司有关领导审批方案主管/分管领导4.组织实施接待根据方案，由接待主办部门组织实施接待，有关部门级人员依照分工配合承办部门4.1接送安排办理迎送手续、做好迎送准备承办部门4.2住宿安排根据来访人员身份预订与之相匹配的房型，提早领取房卡，需要配物品的房间提早配备承办部门4.3车辆安排根据来访人数，合理调度，做好准备工作承办部门4.4就餐安排根据实际情况，拟定就餐方案承办部门4.5活动安排布置会议、会见场地、安排考察、报道摄影活动承办部门4.6应急安排在接待过程中临时

4、变化、突发事件等做好应急准备承办部门5.费用核销结算各类费用，按照财务流程核销，冲抵预算承办部门6.接待总结总结接待工作经验，提出改进措施承办部门7.建立接待台账搜集整理接待有关信息，按时间建立接待台账承办部门备注：办公室是上级领导、地方无业务对口领导与公司领导要求接待的其他宾客的接待承办部门，总部各部门是其对口接待的承办部门。6 .接待流程指南6.1 同意接待任务并制定接待方案工作项目工作内容三级接待二级接待一级接待收到接待任务根据领导要求，及时与对方联系，熟悉宾客信息：到访时间、目的、活动范围、人员情况（单位全称、职务、级别、性别、人数），往返情况（始发地、班次、车次、出发时间、估计到达及

5、离开时间）掌握宾客（特别是主宾）的生活、饮食习惯、工作条件要求，参考查阅主宾以往的到访情况，成立接待工作小组，做好分工，明确接待负责人如来宾中有女宾，尽量确保至少一名女性接待人员制定接待方案根据来访宾客，结合人员到实地踩点情况，提出初步日程建议经领导审核，并与对方沟通确定后，形成基本的日程安排根据日程安排拟定接待方案，内容包含，迎送陪同、视察参观、会议座谈、宴请配餐、住宿、车辆、着装要求等填写接待申请表，按照流程履行接待方案，领导批准后组织实施，特殊情况可事前经要紧领导口头同意后执行接待方案、接待申请表被批准后，及时将方案告知参加接待的有关领导及参与配合的有关部门、单位与个人根据任务要求，编印

6、小开本接待手册工作项目工作内容三级接待二级接待一级接待迎接准备提早一天确认来宾信息有无变化提早熟悉接机（接站）领导如何前往迎接地点，集中前往时，应及时通知有关人员，做好出发组织工作准备接机（接站）牌通知接机（接站）车辆出发时间提早3个小时熟悉来宾抵达时间，确定是否准点到达工作人员提早到达机场（车站）等候并引导接机（接站）领导迎接来宾迎接领导出站后，协助来宾领取行李并送往住地做好来宾入住、用餐的引导工作提早通知迎接领导在公司总部迎接，通知总部迎接人员各就各位送行落实来宾回程信息：回程时间、班次（车次）提早询问航班（车次）情况，熟悉有无晚点、延误等变化根据需要，搜集来宾有关证件信息协助办理行李托运

7、手续工作项目工作内容三级接待二级接待一级接待酒店预订根据来宾身份提出2-3个酒店备选，经领导审核后，确定来宾入住酒店有用房数量、房型、入住时间、住宿天数。根据来宾级别安排房间：原则上一类宾客安排套间，二类宾客安排商务间或者单间，其他人员安排标准间预定房间时将入住天数增加一天，避免来宾房卡过期而造成不便来宾较多时，应预留机动房办公室负责人员、领导秘书等人员的房间尽可能靠近主宾房间迎宾准备提早办理入住手续，领取房卡检查房间设备是否完好根据来宾等级，需要往房间配送物品的提早配送：如：企业宣传册、欢迎卡、茶叶等提早开通房间的国内长话功能，并要求酒店采取限制无关电话打进措施迎宾安排与迎接人员保持联系，确

8、定到达时间，将情况及时向等候迎接来宾的领导汇报提早十分钟在酒店大厅等候来宾来宾到达酒店后，帮助卸取行李向来宾发放房卡，引导来宾上电梯工作项目工作内容三级接待二级接待一级接待用车安排嘉宾用车，提早安排（司机姓名、电话、车牌号）车辆安排根据接待方案，驾驶员提早熟悉来宾行程，对行车路线进行设计，必要时踩点，选择最佳路线，对可能出现的特殊情况做好预案路线选择驾驶员应提早检查车况，检查车上空调、影音设备，确保油料充足，准备好通行费用，根据行程，提早准备好通行证件驾驶礼仪穿着正式工作服，系领带，白色手套保持服饰整洁、面容清洁使用礼貌用语，服从接待现场安排车辆编号车辆超过三辆时，应对车辆进行编号车上物品配备

9、并及时更新纸巾，矿泉水、雨伞、常用药及当地地图行车服务在来宾上车前开启车内空调，置于合适温度，来宾上车后主动询问温度是否适宜每天用车结束后，应及时清洗、除味、消毒，清理垃圾，保持车内干净卫生来宾下车后，应检查车内是否有来宾遗忘的物品应急预案针对可能出现的特殊情况，做好预案，提早熟悉天气、路况、车辆通行情况等变化工作项目工作内容三级接待二级接待一级接待餐厅选择根据来宾级别及有关要求预订12家宴请地点，由有关领导确定宴请地点餐厅布置按要求布置就餐地点，酒水、香烟提早放置，红酒需要醒的提早通知酒店服务员提早醒酒安排席位落实来宾名单，确定就餐陪同人员重大宴请时，根据出席人员名单制作排位表并摆放席位卡菜

10、单安排根据主宾或者要紧领导口味提早配菜，配菜要求：菜单包含凉菜、热菜、汤、甜点、主食、水果；熟悉来宾口味合理搭配；表达当地特色与时令菜式；操纵好用餐标准及菜量，不铺张浪费物品准备红酒、白酒、香烟等宴请标准例行节约，原则不上高档菜肴与名贵烟酒，宜选用当地家常菜、特色菜与当地特产烟酒。迎宾安排布置好来宾休息区、安排茶水、消遣用品确认来宾到达时间，告知有关陪同人员提早15分钟到达餐厅等候引导来宾入座宴会结束用餐结束前15分钟，通知有关接待人员、驾驶员做好车辆准备协助领导将来宾送至门口或者上车地点道别在来宾离开时及时关注是否有遗留物品工作项目工作内容三级接待二级接待一级接待场地布置会议按照会议人数，会

11、议形式确定会议室，布置会场，熟悉会场设施提早制作会场横幅保持会场清洁根据实际情况放置指示牌提早准备电子屏准备笔墨纸砚供来宾题词（如有需要）在座位上摆放会议议程（包含参会人员名单、会议议程及公司简介）、交流材料等业主考察接待根据来宾人数，准备适量的水果保持接待室干净卫生提早准备好热水与茶叶物品准备准备茶杯、茶叶、热水、矿泉水、纸巾、笔记本、签字笔、桌牌等必要用品设备检查检查会场投影、音响设备及会议室电源、照明及空调系统，空调应提早开启会场服务服务人员提早到位，提早通知参加会议人员入座会场服务人员应衣着得体，最好穿工装会议服务期间，应及时为参会人员添加茶水宣传报道有关部门应提早准备录像、录音设备提

12、早与媒体联系，开展新闻报道对内对外宣传报道经有关领导审核后方可公布迎接来宾会场布置工作就绪后，通知接待人员及时熟悉来宾出发时间，预估到达会场时间确认来宾到达时间并向领导汇报，告知领导迎接来宾引导入座来宾到达会议室或者接待室，引导来宾入座会场服务会场服务人员应每20分钟进入会场查看参会人员茶水情况，并及时为来宾及参会人员添加茶水；会议休息时，根据实际情况，及时清理会场会议开始前，可播放节奏轻快的音乐资料整理会议结束回收整理资料，检查是否有物品遗漏工作项目工作内容三级接待二级接待一级接待信息落实落实视察目的、时间及具体视察的基层单位或者项目熟悉视察地点当天的天气情况前期准备有关部门应拟定1-2套视察议程报领导审核落实考察陪同领导、人员名单通知基层单位做好接待准备并转发接待方案等资料通知基层单位安排住宿、就餐地点落有用车安排，确定行车路线提早做好工作汇报材料及答疑准备视察点应提早做好清扫、保洁工作，特别是工作区、会议室、卫生间、施工通道、入口等场所做好现场布置工作