档案管理办法.docx

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1、档案管理办法第一章总则第一条为加强集团公司档案管理，更好地为集团公司经营生产服务，根据中华人民共和国档案法、企业档案管理规定、基本建设项目档案资料管理暂行规定、机关档案工作条例、干部档案工作条例、会计档案管理办法、中华人民共和国保密法及集团公司档案管理信息系统运行管理办法，结合集团公司实际，制定本办法。第二条集团公司档案是指集团公司在各项活动中形成的具有查考、凭证价值的文件材料，它真实地记载和反映集团公司的历史面貌，是重要的档案史料。必须按照集中与分级管理相结合的原则，进行科学管理，保证档案完整、安全、有效利用。第三条集团公司档案工作是集团公司基础工作的组成部分，是衡量集团公司管理水平的一个重

2、要标志，集团公司各级领导和部门应充分重视档案工作在集团公司管理中的作用。第四条集团公司档案实行“统一领导、分级管理、二级归档”的管理原则。第二章档案机构及其职责第五条集团公司档案管理工作由办公室归口管理。各部门负责本系统文件材料归档前的系统管理工作；办公室负责文件材料归档后的系统管理工作。第六条集团公司办公室设档案科，是集团公司档案管理机构。负责编制集团公司档案管理制度及办法；传达、贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规；组织档案人员做好集团公司档案的收集、整理、归档、保管、统计、提供利用和鉴定销毁工作；指导、监督二级公司档案人员进行档案管理。第七条二级公司办公室设档案室，按集团公司

3、档案分类编号规则的要求，负责对本公司档案的收集、整理、归档、保管、统计、提供利用和鉴定销毁工作。第八条两级公司部门、项目经理部应明确资料管理人员，负责对本部门、项目经理部的文件材料进行收集、整理、立卷，在规定时间内向档案管理部门移交归档。第三章档案分类及其管理第九条档案分类集团公司档案分文书档案、工程档案、经营档案、会计档案、人事档案、基本建设档案、产品档案、科研档案、设备仪器档案、音像档案、审计档案、诉讼档案和荣誉档案共十三类。第十条归档职责（一）两级公司相关部门、项目经理部负责进入集团公司档案管理信息系统，对本部门、项目经理部应归档的文件材料进行目录录入、原文（包括实物扫描或数码相机拍摄）

4、上传工作，填写归档移交清单与实体档案一并向两级公司档案室进行归档；两级公司档案室负责对应归档的文件材料进行接收登记、整理、编目、入库排架工作。（二）工程项目竣工资料归档时，集团公司技术质量部、二级公司工程管理部负责对本公司承建的工程项目竣工资料的齐全、完整、准确性进行审核，审核合格签字后方可归档。(三)两级公司工程管理部、市场营销部负责授权给本公司档案室进入PM系统对本公司在建工程项目情况及工程合同签订情况进行查阅，以便监管、催收工程项目竣工资料及工程合同资料的归档。(四)两级公司人力资源部负责授权给本公司档案室进入HR系统对本公司人事档案存放及人员变动情况进行查阅，以便监管、催收人事档案的归

5、档。第十一条归档要求(一)归档的文件材料应为原件或具有凭证价值，必须真实、齐全、完整，不得用易褪色的材料、工具书写。(二)文件材料归档时，应填写移交清单一式两份，移交双方各执一份，由部门负责人签字核准后向档案部门移交。第十二条归档范围及时间(一)文书档案。1、归档范围：(1)上级部门颁发的有关党群、行政、经营、生产技术管理工作的文件材料；(2)集团公司股东会、董事会、监事会、董事长办公会、总经理办公会、董事会、党政联席会、工作会、党委会等重要会议形成的文件材料、记录、纪要及重要材料；(3)集团公司在党群、行政、经营、生产技术管理工作中形成的文件材料；(4)集团公司有关人员参加上级机关会议和出国

6、考察、学术交流等带回的重要材料；(5)集团公司简报；(6)党代会、职代会、团代会文件材料；纪委、工会、团委文件；党委、工会、纪委、集体获奖材料；(7)重大违规违纪查处材料；(8)报纸、杂志、企业文化相关材料；(9)集团公司在规划发展、投资(可研报告、技改方案等)工作中形成的材料；(10)集团公司质量环境职业健康安全管理体系文件，包括管理手册、程序文件；(11)集团公司在信息技术管理过程中形成的文件材料；(12)重伤、死亡事故资料(在册员工)、事故统计年报；(13)工程创奖资料；(14)集团公司在房屋、土地管理过程中形成的文件材料(专项应归属基建档案)，如房屋产权证、土地使用权证等；(15)集团

7、公司在消防安全工作管理体系中形成的文件材料，包括消防安全预案等；(16)其他需要归档的材料。2、归档时间：当年形成并办理完结的管理性文件，应在次年的一季度内归档。(二)工程档案。1、归档范围：按国家标准建设工程文件归档整理规范GB/T503282001执行。2、归档时间：一般工程项目在竣工后两个月内归档；工期较长的大型重点项目，可分阶段或在工程全部竣工验收后的三个月内归档。(三)经营档案。1、归档范围：(1)集团公司对外、对内签订的建设工程承包合同、分包合同、物资采购合同等文件材料。(2)已签订了的工程合同的前期文件材料，包括承诺书、投标书、中标通知书、招投标评审、合同评审资料。(3)工程合同

8、在履行过程中形成的文件材料，包括工程结算书、分包结算资料、材料结算资料、项目现场的经济签证资料等。(4)集团公司经营指标完成情况统计年报。(5)其他需要归档的材料。2、归档时间：经营材料的归档应在工程项目竣工、决算后的一个月内归档。(四)会计档案。1、归档范围：(1)会计凭证、凭证编号本、账簿、银行对账单、现金日记账、报表、工资清册；(2)集团公司与金融机构签订的贷款、借款、抵押、担保合同；(3)固定资产卡片及债权债务调节表；(4)集团公司年度财产损失资料，审计报告；(5)清产核资材料；(6)其他需要归档的材料。2、归档时间：当年形成的会计档案，在会计年度终了后在本公司财务部门保管二年，期满之

9、后进行归档。(五)人事档案。1、归档范围：(1)员工劳动合同、招聘审批等相关资料及员工登记表；(2)员工聘用(解聘)文件，专业技术职称评审资料及任职文件；(3)员工任职考核材料，员工学历及培训记录材料；(4)员工荣誉证书、奖惩记录及有关材料；(5)员工享受专家津贴、特殊待遇文件；(6)员工内退、协议保留劳动关系的协议书、工伤审批表；(7)员工退休审批材料；(8)员工加入中国共产党、共青团材料，员工政审材料；(9)员工参加党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会材料；(IO)员工接受审计材料(含领导干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料)；(11)员工因公(私)办理出国(

10、出境)审批材料；(12)离退休职工管理过程中形成的文件材料，如离退休人员享受医疗、工资补贴待遇审批表及文件批复等；(13)其他需要归档的材料。2、归档时间：人事档案的文件材料每半年归档一次，人事档案在人员调动一个月内归档。(六)基本建设档案。1、归档范围：按国家标准建设工程文件归档整理规范GB/T503282001执行。2、归档时间：基本建设档案资料应在基本建设项目竣工验收后的三个月内归档。(七)产品档案。1、归档范围：在产品设计、研制、开发、生产过程中形成的文件材料。2、归档时间：(1)新产品开发项目，在新产品成果鉴定后的一个月内归档。(2)产品创优文件材料，在获得优质产品证书后的一个月内归

11、档。(3)定型产品生产过程的文件材料，在定型产品入库一个月内归档。(八)科研档案。1、归档范围：集团公司在科技研发过程中形成的文件材料，如工法、作业指导书、工艺标准、规程、技术成果资料等。2、归档时间：科研课题(项目)进行鉴定、验收后的一个月内归档。(九)设备仪器。1、归档范围：设备、仪器产品的说明书、质量保修单等资料，重大设备的检修维修，运行记录等文件材料。2、归档时间：自设备仪器安装、调试、使用或运行正常后一个月内归档。(十)声像档案。1、归档范围:(1)集团公司在主要经营管理活动中形成的音像材料;(2)集团公司召开的重要会议、活动所形成的音像材料；(3)有关领导对本公司视察、考察、调研工

12、作中形成的音像材料；(4)集团公司对外宣传活动中形成的音像材料，包括召开新闻发布会、新闻专访、签订协议等；(5)重点项目的图片、音像资料；(6)其他需要归档的材料。2、归档时间：当年形成并办理完结的声像档案，就在次年的一季度内归档。(十一)审计档案1、归档范围:(1)经营者离任经济审计报告及附件；(2)经营者内部经济指标完成情况审计报告及附件；(3)项目终结审计报告及附件；(4)外部审计报告及附件；(5)其他需要归档的材料。2、归档时间：当年办理终结的审计档案，由审计部门保管二年后归档。(十二)诉讼档案1、归档范围：结案后的诉讼卷宗。2、归档时间：结案后的诉讼卷宗，由法律事务部门保管半年后归档

13、。(十三)荣誉档案1、归档范围：(1)荣获国家、省、市各级各类机关和社会团体颁发的各类荣誉证书、奖杯、奖状、奖牌、锦旗；(2)荣获中冶集团颁发的各类荣誉证书、奖杯、奖状、奖牌、锦旗。2、归档时间：当年办理完结的荣誉档案，应在次年的一季度内归档。第四章档案的借阅与保密第十三条凡集团公司各级管理人员因工作需要可以到档案室借阅档案，但应认真执行国家颁发的档案法、保密法及上级机关有关规定，遵守保密制度。第十四条各类档案原则上不外借，确因工作需要外借时，经集团公司有关部门同意、档案分管领导批准后方能外借，借期原则上不得超过一个星期，到期需续借应重新办理续借手续。第十五条借阅档案者对所借档案负有保护、保密

14、的义务和责任。借阅档案必须当面点清，按要求办理借阅手续，归还时要详细核对和检查。第十六条借阅档案者须爱护所借阅的档案，并妥善保管，维护档案的本来面貌；不得在案卷上进行涂改、加注、勾划或损毁案卷，未经允许不得转抄、复制或口头传递他人或单位。第十七条外单位借阅档案，须持本单位正式介绍信、本人身份证，经集团公司档案分管领导批准后，方可在档案室内阅览，不得借出。第十八条员工调离本单位应将所借档案还清后由档案部门在调单上签字盖章，方可办理调离手续。第五章档案的统计第十九条集团公司档案统计工作包括：对档案的收进、移出、保管、利用、销毁、技术保护等。第二十条集团公司档案室负责对全公司档案基本情况的统计，并定

15、期向上级有关部门报送；二级公司档案室负责对本公司档案基础情况进行统计并定期向集团公司档案室报送。第二十一条两级公司档案室对档案的收进、移交、利用、销毁等都要及时登记和统计，做到“家底”清楚，“帐目”与实物相符。第二十二条两级公司档案室应建立健全各类档案目录，并将档案目录录入到公司档案管理信息系统中；注意收集档案利用情况信息反馈结果，对各类管理人员所利用档案的人次、卷次、件次及产生经济效益的情况应进行分析，并作为集团公司制定档案工作方针，总结经验教训的依据。第六章档案的鉴定与销毁第二十三条集团公司档案的鉴定依据是国家档案局、财政部颁发的会计档案管理办法、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定、企业档案管理规定及公司档案分类编号规则中规定的标准。第二十四条集团公司档案鉴定工作由集团公司档案鉴定领导小组负责。二级公司档案鉴定工作由本公司档案鉴定领导小组负责。档案鉴定领导小组由集团公司主管领导、档案部门及有关业务部门的技术、业务主管人员组成。第二十五条档案鉴定分为初步鉴定和期满鉴定两种。初步鉴定：由档案人员在整