标准化程序文件.docx

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1、标准化程序文件HH/JZS/B-2015程序文件发放号：更换状态：A0编制：综合办审核：批准：批准日期：2015年1月1日2015年1月1日公布2015年1月1日实施XXXXXX程序文件目录程序文件名称页码1文件操纵程序22记录操纵程序53管理评审程序74人力资源操纵程序105与顾客有关的过程操纵程序126采购操纵程序157生产与服务提供过程操纵程序188产品标识与可追溯性操纵程序229监视与测量设备操纵程序2410顾客满意度测量操纵程序2611内部审核操纵程序2912检验与试验操纵程序3213不合格品操纵程序3514数据分析操纵程序3715纠正与预防措施操纵程序3916环境因素的识别与评价操

2、纵程序4117法律与其他要求操纵程序4318信息沟通与协商操纵程序4519运行操纵程序4820应急准备与响应操纵程序5321过程、环境与安全绩效的监视与测量程序5522合规性评价操纵程序5723危险源的辨识、风险评价与操纵措施确定操纵程序5924事件调查、不符合、纠正措施与预防措施操纵程序62文件操纵程序1 .目的对与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件进行操纵，确保在文件的使用现场得到适用文件的有效版本，防止使用作废文件。2 .适用范围适用于为满足公司质量/环境/职业健康安全方针及管理体系有效运行的需要而制定的所有文件（包含适当范围的外来文件）与空白记录表格。3 .职责3.1 总经理负

3、责批准、公布公司质量环境安全管理手册。3. 2管理者代表负责审核质量环境安全管理手册，批准、公布公司质量/环境/职业健康安全管理体系程序文件。4. 3各有关部门在职权范围内，分工负责本部门文件的编制、审核与管理。3.4综合办是文件的归口管理部门，具体实施对文件的操纵，包含与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的外来文件。4.工作程序1 .1文件的分类、受控状态与编号4 .1.1文件的分类D质量环境安全管理手册；2）程序文件；3）第三层次体系文件，包含行业标准、操作规程、管理制度与适当范围的外来文件；4）记录。4.1.2文件的受控状态文件分“受控”与“非受控”两种形式。受控文件的发放对象为公司与

4、质量/环境/职业健康安全管理体系运行有关的部门或者个人；受控文件发放时，由综合办在其封面上加盖“受控”章，进行统一编号，并对持有者进行登记。“非受控”文件只进行编号与记录，可一次性提供给顾客或者其它有关方，发出后不进行管理。4.L3文件的编号4.L3.1文件的编号、部门代码a）质量环境安全管理手册：编号为“HH/JZS/A-XXXX；“HH/JZS”指公司代码，“A”指“管理手册层次号”，“XXXX”指文件颁布年代与版次。b）程序文件：编号为“HH/JZS/BXX-XXXX；“HH/JZS”指公司代码，“B”指程序文件层次号，“XX”指本层文件的顺序编号，“XXXX”指文件颁布年代与版次。c）

5、有关文件：编号为“HH/JZS/CXXX-XXXX“；“HH/JZS”指公司代码，“C”指第三层次文件层次号，第一个“X”指文件类别代码，后两个“XX”指本类别文件的顺序编号，“XXXX”指文件颁布年代与版次。文件类别代码：O-通用制度；1-设备管理；2-生产管理；3-工艺管理；4-质量检验；5-安全环保。d）记录：编号为“JL/XXXX-XX；“JL”指记录代码，第一个“XXXX”指标准条款号，“XX”顺序编号。4.1.3.2国家标准与行业标准等外来文件使用原编号。4.1.3.3引起其他管理体系的文件的编号直接沿用原编号。4.2文件的编写4.2.1综合办组织编写质量环境安全管理手册、程序文件

6、。4.2.2各有关部门负责第三层次文件的编写。4.3文件的审批4.3.1质量环境安全管理手册由管理者代表审核，总经理批准。4.3.2程序文件由综合办组织各部门负责人审核，管理者代表批准。4. 3.3各部室编写的第三层次文件由本部门负责人审核，分管副总批准。4.4文件的发放1. 4.1质量/环境/职业健康安全管理体系文件中的受控文件，编写部门将定稿的文件交综合办，综合办根据各层次文件的审批要求报有关领导审核、批准，对经审批的文件进行编号，然后根据文件的发放范围统一发放。4. 4.2文件发放应在文件发放登记表上登记，受控文件应记录发放号，并由文件接收人签名。5. 4.3文件使用人的受控文件破旧严重

7、影响使用时，应向综合办办理更换手续，交回破旧文件，补发新文件。所补发的新文件，分发号不变。破旧文件按本程序4.7款规定办理。6. 4.4文件使用人丢失受控文件应向综合办报告，说明丢失原因，经管理者代表批准后补发新文件，并给予新的分发号，同时注明被丢失文件的分发号作废，并将作废分发号通知各部门，防止误用。7. 5综合办储存公司质量/环境/职业健康安全管理体系受控文件清单。4.6文件的更换4.6.1各类文件需要更换时，由文件更换部门提供文件更换申请报告，说明原因、更换内容。重大更换（如技术等）还应附有充分的理由与根据，经部门负责人签字，文件主管部门审核后报原文件审批人批准。原审批人发生变化或者其职

8、能发生变化时，应报接替其职能的人员审批。4.6.2文件更换后由综合办根据文件发放登记表对每份受控文件进行更换/处理，并储存文件更换申请报告。4.6.3文件经修改后应注明修改状态，自“0”开始顺序编号，修改页超过三分之二时应换版。4.6.4文件换版后，按文件发放登记表所示原发放范围，通知其领用，并在该登记表上注明版本号，同时综合办回收作废文件进行登记。4.7文件的作废与销毁4.7.1作废与破旧文件应加盖“作废”印章，由综合办管理人员填写文件销毁申请单，经文件管理部门负责人批准后统一销毁，销毁文件要有两人同时在场，并在文件销毁申请单上记录与签字。4.7.2需作资料保留的作废文件加盖“作废”、“留存

9、”印章后留存，并在保留作废文件清单上登记。4.8文件的管理4.8.1经批准的文件应按“4.L3文件的编号”规则予以编号、登记。文件起草部门将文件原稿与批文交文件管理部门储存。以媒体形式存放的文件应加密或者将磁盘标识存档，文件打印复印由综合办执行，未经管理者代表批准任何人不得擅自打印复印。4.8.2需临时借阅文件时，应经文件管理部门负责人批准并予以登记，借阅者应在规定的时间内归还文件。文件原稿不对外借阅。4.8.3各部门应将本部门受控文件编制受控文件清单，下发/回收时，应在文件发放登记表上记录并由接收人签字。4.9外来文件的操纵4.9.1直接引用的外来文件，如国家标准与行业标准，由综合办审查，需

10、受控的外来文件，填写外来文件登记表，然后按受控文件进行操纵。4.9.2综合办及时熟悉国家/行业有关标准的公布信息，注意版本、年号、及时更新,保证所使用的国家标准、行业标准等外来文件为最新版本，保证企业所执行的国家及地方有关的法律法规为有效版本。4.10文件的评审文件应符合标准、国家法律法规的要求与我公司的实际情况，并具有可操作性。必要时由使用部门提出，综合办负责组织文件评审，以确定是否需要修改与更新。如需更换须按上述规定再次审核、批准；如不需要修改，由文件批准人进行确认。5 .有关文件无6 .有关记录受控文件清单文件发放登记表外来文件登记表文件签批单文件更换申请单文件销毁申请单文件评审记录表收

11、文登记表编制：综合办L目的建立保持记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管与处理的记录体系，为质量/环境/职业健康安全管理体系运行的有效性提供客观证据。2 .适用范围适用于公司质量/环境/职业健康安全管理体系运行记录的操纵。3 .职责各责任部门负责对本部门记录的产生、标识、收集、整理、编目、归档、贮存、保管与处理。4 .工作程序4.1 记录的填写4.1.1 文件中要求的记录、各责任部门务必按要求填写，并在体系运行过程中形成，不能补写、补填，更不得弄虚作假。4.1. 2记录不得随意涂改，记录中更换的地方应划改并由责任人签名或者盖章。4.1.3台帐应用碳素或者蓝黑笔填写，其他记录，不得用红笔

12、或者铅笔填写，应保持记录的清晰、完整、准确、全面。4.2记录的编号、装订、收集与归档4.2.1记录的编号按文件操纵程序执行。4.2.2各部门按规定要求对记录进行整理、核对、分类，并按发生顺序排列、装订与汇总。4.3记录的储存期限及贮存条件4.3.1记录的储存期限为：1）与产品质量与体系运行有关的记录储存三年；2）法律法规与行业规定储存期限的记录，以规定的要求为准。4.3.2贮存记录应1）置于专门文件夹、档案袋或者文件柜中；2）采取防火、防湿、防鼠、防蛀等措施；3）要保持贮存场所清洁、卫生、通风、干燥；4）专人管理、定期查看、分类清晰、便于查阅。4. 3.3综合办每季度对各部门记录的操纵情况进行

13、监督检查。5. 4记录的作废、销毁5.4. 1记录的作废，按文件操纵程序规定进行；4 .4.2超过记录的储存期时，按文件操纵程序规定销毁。5 .有关文件文件操纵程序6 .有关记录记录清单文件借阅、复制记录文件销毁申请单编制：综合办管理评审操纵程序L目的通过对质量/环境/职业健康安全管理体系进行管理评审,提出并确定各类改进的机会与变更的需要，从而确保质量/环境/职业健康安全管理体系的适宜性、充分性与有效性。2 .范围适用于本公司总经理管理评审全过程的操纵。3 .职责3.1总经理负责主持管理评审会议，批准管理评审计划与管理评审报告。3.2管理者代表负责审核管理评审报告，提供管理体系运行总结、批准改

14、进措施计划。3. 3综合办负责组织编制管理评审计划，组织准备工作、会议记录、编制管理评审报告及措施的落实与跟踪验证。3.4各部门负责准备并提供本部门主管的体系过程的运行情况报告及有关资料（包含产品、过程不合格、纠正/预防措施及环境与职业健康安全方案实施的资料），制定并实施直接与本部门有关的各项改进措施。4.工作程序4. 1总则5. 1.1评审频次5.1. 1.1每年进行一次管理评审，通常在内审结束后进行，时间间隔不超过12个月。4.1.1.2当发生下列情况时，由总经理提出是否增加评审频次：1）本公司产品结构发生重大调整；2）市场需求发生重大变化；3）质量方针、环境方针、职业健康安全方针发生重大变化；4）企业领导班子、组织机构发生重大变更；5）发生重大质量、环境事故、职工伤亡与健康事件，有关方连续投诉，本公司形象受到损害；6）适用的法律法规发生变化，质量/环境/职业健康安全标准换版；4. 7）质量/环境/职业健康安全审核中发现严重不合格时。5. 1.2评审人员6. 参加评审的人员包含管理者代表、副总、各部门负责人与有关