文件控制及管理的培训.docx

《文件控制及管理的培训.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文件控制及管理的培训.docx（6页珍藏版）》请在优知文库上搜索。

1、文件控制及管理的培训文件是一个具有符号的一组有关联元素的有序序列。文件能够包含范围非常广泛的内容。系统与用户都能够将具有一定独立功能的程序模块、一组数据或者一组文字命名为一个文件。注1：媒体能够是纸张，计算机磁盘、光盘或者其他电子媒体，照片或者标准样品，或者它们的组合。注2：一组文件，如若干个规范与记录，经常被称之documentation。2.文档：厂房设计图、建厂审批文件、设备说明书、合同等二、TS16949/ISO文件定义1 .文件，以文字或者图示描述管理内容或者业务内容、通过规定程序由有权人员签署公布、要求接收者据此作出规范反应的电子文档或者纸质文档。体系中的文件分为三个层次。一层次文

2、件一一质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的要紧文件，是公司全体员工进行质量管理活动的基本根据与准则，是企业质量管理与质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。“记录作为质量体系的第四层次，区别于“文件”。2 .记录：阐明所取得的结果或者提供所完成活动的证据的文件。C）书面程序： f）质量计划； i）记录。3 .质量管理体系文件通常包含：a）质量方针及其目标：b）质量手册;d）作业（工作）指导书；e）表单；e）规范；h）外来文件;质量管理体系文件能够使用任何类型的媒体，如硬拷贝或者电子媒体。注：使用电子媒体有如下一些优点：a）适合于个人在任何时间使用同一最新资料；b）使用与更换容易

3、实现与操纵；C）通过选择打印硬拷贝，能立即分发与易于操纵；d）能够远程存取文件；e）收回作废文件简便且有效。3.1. 作业（工作）指导全面描述注1：作业（工作）指导能够形成文件也能够不形成文件。注2：作业（工作）指导能够是，比如，全面的书面描述、流程图、模板、模型、图样结合技术注解、规范、设备使用手册、照片、录像、检查表，或者是它们的组合。作业（工作）指导应当描述任何所使用的材料、设备与文件。有关时，作业（工作）指导包含接收准则。作业（工作）指导书3.1.1 结构与格式对缺少指导书时会产生不利影响的所有工作，应当开发与保持作业（工作）指导书以描述其执行。准备与提出指导书有多种方式。作业（工作）

4、指导书应当包含标题与唯一性标识。作业（工作）指导书的结构、格式与全面程度应当适合于组织人员的需要，根据工作的复杂性、使用的方法、所同意的培训、人员的技能与素养确定。作业（工作）指导书的结构能够与书面程序不一致。作业（工作）指导书能够包含在书面程序中，或者由其引用。3.1.2 内容作业（工作）指导书应当描述关键活动，应当给出活动的更多操纵细节。培训能够减少对全面指南的需要，以提供有关人员获得必要信息而正确地执行其工作。3.1.3 作业（工作）指导书的类型尽管没有对作业工作）指导书的结构或者格式作规定，但它们通常应当传达工作与目标的意图与范围，并引用有关的书面程序。不管选择什么格式或者结构，作业（

5、工作）指导书应当表达操作的顺序，正确地反映要求与有关活动。为减少混乱或者失误，应当建立与保持统一的格式或者结构。3.2. 表单用于记录质量管理体系所需数据的文件。注：登入数据，表式即成为记录。应当包含标题、标识编号、修订程度与修订日期。表式应当在质量手册、书面程序与/或者作业（工作）指导书中引用或者作为附录。三、什么是文件管控一一文件管理一一文件操纵1. Documentstructure文件结构Coating工厂文件分为内部文件与外部文件。1.1 内部文件包含一级、二级、三级、四级文件。工厂要紧负责编写与本工厂有关的三级四级文件。三级文件包含：操作程序文件；四级文件包含：作业指导书/表单&记

6、录。1.2 外部文件包含三类，分别为来自Watertown的技术标准文件，来自客户的文件，与法律法规。2. DocumentTemplate文件格式三阶文件格式参照三阶文件模板CCGgT-O3-4.2.3-02-C；作业指导书格式参见WI/0I模板CCG-QT-04-4.2.3-06-C；四阶表单格式参见四阶表单模板CCG-QT-4-751-162-B。Template,docCCG-QT-4-7.5.M62-B-四阶表单Reco3. Reviewandapproval文件的审核与批准3.1Reviewandapprovalofdocumentsshallbetakenbytherelated

7、responsiblepersonnel.Theadequacyandsuitabilityofdocumentsshallbeassuredpriortoreleaseanduse.文件的审核与批准务必由有关权责人员进行，在确保其充分性、适用性后，方可发行使用。3.2 Whendocumentsareunderapprovalandapproved,DCCcanautomaticallysendanoticetotherelatedones,tomakesuretherelatedpersoncangettheinformationontime.当文件在批准过程中与被批准后，DCC将会自动通

8、知有关人员，以确保所有有关人员能及时熟悉文件变更信息3.3 ProvidedanydocumentneedsEmergencyandTemporaryChange,thedocumentownercangenerateaDeviationforthetemporaryuse.任何文件需要紧急、短期的更换的话，文件的拟定者能够提交DeViatiOnor技术通知单，技术通知单最长有效期不得超过三个月,且务必有明确的生效及作废日期。4. DistributeDocument文件的发行Distributinghardcopy:ifhardcopyisneeded,relateddepartmentsh

9、ouldsubmitDocumentApplicationFormwiththerequiredquantityanddocumenttypeforapproval.Afterapprovedbydepartmentmanager,initialdepartmentmanagerandDCCmanager,DCCwilldistributethehardcopypertherequest.发行hardcopy:假如需要发行hardcopy,有关部门务必提交文件需求申请，注明需要文件的数量，是否需要受控文件等，并得到部门经理，文件拟定部门经理与DCC批准。申请表被批准后交由DCC按申请办理。5.

10、 CancellationofDocumenVData作废文件/资料Whenthedocument/databecomeobsoleteorinvalid,DCCshallberesponsiblefo匚当文件/资料过期或者失效时，DCC负责：6. 1HARDCOPYForcontrolledcopy,DCCshallretrieveanddestroytheobsoleteorinvaliddocumentsfromtheowners,anddistributethemnewdocuments.关于受控拷贝，DCC根据文件签收表上的发放部门将过期或者失效文件收回销毁，并发放新版文件。DCCs

11、hallnotretrievetheuncontrolleddocumentordistributethemnewdocuments.关于非受控拷贝，DCC无需收回，也无须发放新版文件。5. 2SOFTCOPYDCC负责更新T/DCC最新版本文件，作废文件需移至作废文件夹中。6. FormControl表单的管理6.1 Whenaformneedstobecreated,revisedandcanceled,itshouldbesubmittedforapprovaldefinedapprovalflow.各部门如有新增、修订、作废表单，应将其按照文件审批流程进行审批。6.2 Document

12、CentershallestablishFormSummaryList_torecordtheinformation,includetheformnumber,name,revisionetc.表单更换申请被批准后，文件中心应更新表单总览表注明表单的信息，如表单编号、名称、版本等信息。6.3 EveryformshallhaveheaderA123systemsIogo5Doc.name,Doc,numberandDocRev.isneeded每个表单都要有页眉，页眉包含文件名称，文件编号与版本号。6.4 Everyformshallhavefooter.InitsLeftfillinthePrepareby,whileright-downsidedefinestheretentionperiod.Inthemiddle,Approvedby,asneeded.每个表单都要有页脚。页脚左边为制表人，右边为储存期限。在中间位置为审批人7. 文件操纵流程图三阶文件/WlOl操纵流程图COMMENTS