某集团行政管理手册.docx

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1、某集团行政管理手册第一章行政中心组织管理架构1第二章行政中心部门职责与目标-2第三章行政中心管理手册3一员工宿舍管理规定6一办公用品管理规定11一差旅费补贴暂行规定13一应急事件协调管理规定15一车辆、司机管理规定16第四章附则-20第一章行政中心管理组织架构图行政部IT管理档案管理固定资产管理行政事务管理司 机 车 辆 管 理第二章行政中心部门职责与目标第一条部门工作概述负责集团的行政管理与日常事务，建立与完善集团行政管理制度，操纵与减低办公成本，协助项目公司行政工作，当好集团高层的参谋，协调本部门与集团其他部门的工作，参与集团与政府有关部门进行的业务联系，加强对各项工作的督促与检查，促进集

2、团各项工作正常开展的规范化管理。第二条部门要紧工作职责与范围（一）建立与完善集团的行政管理制度，配合与指导集团各项目公司的行政管理工作。（二）负责集团的行政管理与日常事务工作，保证集团各部门的日常运作，合理调度公司资源，保证公司资产的完好与安全，负责保持工作环境清洁，为员工提供最理想办公环境。（三）负责集团来往电文的处理与文书挡案的管理工作，建立集团总部档案库，统一集团文档的格式、发放、管理，协助各部门的文件查阅工作，定期对各部门与项目公司归档文件进行抽查，及时收集与编制档案目录。（四）负责对会议、文件决定的事项进行催办、查办与落实。（五）负责集团印章的管理，保证集团印章的使用安全。（六）负责

3、来访客户的接待工作，保护集团的企业形象。（七）负货制定采购程序、流程，维持公司办公用品的品牌统一。（八）负责集团各部门所需的办公用品与其它需求物品的采购工作，严格执行采购流程，保证采购物品的验收、入库登记与管理，建立物资设备帐目，定期对集团与各项目公司的库存进行盘点核定。（九）负责集团与各项目公司每月行政费用使用与预算情况执行的汇总，并提出分析意见呈报集团领导。（十）负责集团车辆管理，确保车辆的整洁与正常运转。（十一）完成集团领导交办的各项工作。第三章行政事务管理手册第一节印章管理规定第一条印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各类权利义务关系的重要凭证。为了保证印章使用的合法性、严肃性与

4、可靠性，有效地保护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本管理规定。第二条本规定适用于集团及各下属项目公司。第三条印章种类（一）重要印章：涉及公司重大权利义务的印章，包含：1、公章及与公章配套使用的校对章；2、工程专用章；3、财务类印章（包含财务专用章、发票专用章、税号章、法人章）；4、销售合同类印章（包含销售合同专用章、与销售合同专用章配套使用的骑缝章、更正章）。（二）普通印章：不涉及公司重大权利义务的，仅在一定的范围内针对特定对象使用的印章。包含：1、报关专用章；2、拆迁管理专用章：3、动拆迁专用章；4、董事私章。第四条印章的管理部门（一）集团的公章、与公章配套使用的校对章、工程专用章等由集

5、团总办保管及使用。（二）项目公司公章、与公章配套使用的校对章、工程专用章由总裁授权项目公司专人保管及使用。（三）集团财务类印章由总裁授权财务部保管及使用，项目公司财务类印章由总裁授权专人保管及使用。（四）销售合同专用章及配套的骑缝章、更正章由总裁授权子公司专人负责保管及使用。（五）普通印章由项目公司总经理授权专人负责保管及使用，但董事印章由总裁授权专人保管。（六）除上述规定以外的所有印章由总裁授权集团行政中心保管、封存或者使用。第五条印章的管理人（一）各印章保管人须经集团行政中心/项目公司行政部办妥授权手续后方可行使职权。（二）各重要印章保管人，在印章的管理职责上受集团总办督导，对集团公司负责

6、。（三）印章保管人离职或者调任时，务必将印章及有关文件资料一并归还集团总办/行政部中心，办好移交手续。第六条印章的刻制（一）集团及各项目公司各类印章的刻制均须由申请部门填报印章刻制申请表。（二）普通印章的刻制务必经部门经理、项目公司总经理核准后由项目公司行政部刻制并办理登记手续。重要印章刻制需经总裁批准。（三）印章的刻制统一由集团行政中心/项目将公司综合部凭公司介绍信办理。第七条印章的保管（一）各印章保管人领取印章时务必在集团行政中心门/项目公司行政部）办理好印章登记手续，填写印章登记表，做好戳记，并留样储存后方可启用。（二）归还印章时也需要按要求在印章登记表上予以登记。（三）印章保管须有记录

7、，注明印章名称、枚数、刻制日期、启用日期、申领人、销毁人、印章样式等信息。（四）印章保管务必安全可靠，须加锁储存，重要印章务必存放在保险柜，不准委托他人代管。（五）已按程序由集团行政中心统一封存的印章，由集团总裁书面授权集团行政中心启封后才能使用。第八条印章的使用（一）所有使用印章的文件务必签署日期，未签署日期的文件，印章保管人有权拒绝用印。（一）文件中的签署口期应当与合同审批表或者印章使用申请表上的最终批准口期一致，假如没有根据规定签署日期或者日期不一致，使用人务必予以书面说明；（三）重要印章原则上不许带离印章储存地，对确需将印章带出使用的，应事先在印章使用申请表上注明，载明原因，经总裁/项

8、目公司总经理批准后由公司安排车辆，由两人以上（印章保管人务必参加）共同携带前往；印章使用完毕后，印章保管人务必及时、安全地将印章带回公司，并作好印章出入库登记工作（注明出入库时间并经确认签署）。（四）普通印章带出管理地，原则上需要两人同时前往；用印完毕后，印章保管人务必及时、安全地将印章带回公司并做好有关登记。（五）严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印。（六）印章保管人外出，包含各类假期等情况（指一个工作天以上），须将印章移交给印章保管人直属上级代管，移交时须程序办理签收手续。（七）印章在代管期间的使用仍须严格按照本规定执行。第九条印章使用记录（一）重要印章1、每份已加盖印章的文件在用印时都务

9、必在印章保管人处留存一份复印件，印章保管人应填写印章使用情况登记表，记录盖章文件的份数与每份文件的发送单位。2、印章保管人每周一务必将上周用印的印章使用情况登记表、文件复印件与印章使用申请表，交集团行政中心/项目公司行政部，由集团行政中心/项目公司行政部按文件档案管理规定归档备查。财务类的交财务部门归档备查。3、集团行政中心/项目公司行政部及财务部有关人员务必严格核对印章保管人递交的文件复印件与印章使用申请表在数量与内容上是否一致。（二）普通印章普通印章的印章保管人须使用印章使用情况登记表作好印章使用记录，并于每月第一个工作日将该记录交行政部门，由集团行政中心/项目公司行政部按文件档案管理规定

10、归档备杳。第十条印章的使用监督（一）集团行政中心负责集团重要印章的刻制、发放、回收、封存与销毁印章，项目公司行政部门负责项目公司印章的刻制、发放、回收、封存与销毁印章。集团审计部门有权不定期地对各类印章的刻制、保管、使用与销毁情况进行检查。（二）印章的封存、销毁，由集团行政中心提出建议，由集团审计部监督执行。第十一条印章的停用处理（一）有下列情况，印章须停用：1、机构名称改变；2、上级部门通知改变印章图样；3、印章使用损坏；4、印章遗失或者被窃，声明作废。（二）停用印章要提出处理办法，并报经总裁批准，及时将停用EfJ章封存或者销毁，建印章上交、存档、销毁的登记档案。第十二条法律责任（一）印章保

11、管人务必严格依照本规定使用保管或者封存印章，不得擅自或者越权使用。（二）印章保管人违反本规定使用印章，由集团公司对违纪者视情节轻重予以处分直至解除劳动关系。如因此致使公司财产缺失的，违纪者还须承担经济责任，情节严重的，移送司法机关处理。第二节接待费用管理规定第一条集团有关客户、供应商、融资方与其他外部关系者的交际费、接待费与招待费（下列简称“接待费”）的申请、批准、记帐、结算等，均遵照按本规定的办理。第二条本规定所指接待费，包含下列所列各项费用开支项目：（一）会议费；（一）研讨费：（三）招待费；（四）交际费；（五）典礼费；（六）捐赠。第三条使用接待费注意事项：（一）务必注意接待费支出项目与接待

12、用途目的一致。公司的营业、采购、融资及其他经营，有其客观的目的性，任何接待上的开支不得背离经营上的目的与要求。（二）接待费用开支，务必本着最小支出、最大成果的原则，充分考虑与认清每一次接待的目的与接待的方法，合理接待，有效使用经费开支。第四条接待原则：（一）事前审批原则：所有接待事项，接待人员须根据具体情况，提出接待申请，未经批准的接待费用不得报销。（二）勤俭节约原则：接待工作既要热情周到、礼貌待客，又要节约，有效使用经费开支，杜绝奢侈浪费。第五条接待用品管理：实行接待用品统一购领制度，各部门根据实际需求提出申请，报总经理审批后由行政部统一采购，再由各部门负责人申请领用。第六条接待的目的按下列

13、原则分类：（一）招待新交易伙伴关系户；（二）庆祝合作关系的建立；（三）销售收入提高后的致谢；（四）出访时的请客；（五）来访时的招待；（六）接纳各类建议后的致谢；（七）达到各类目的后的致谢；（八）重要的节日或者庆典。第七条接待按对象、目的与场合，分为下列三档。（一）A档（特别重要与重大的接待）；（二）B档（比较重要与重大的接待）；（三）C档（通常的接待）。第八条接待场所根据接待档次确定，分为“高”“中”“低”三类场所。（一）高（适合于A档接待规格），要紧指高级的饭店、餐馆、美食中心；（二）中（适合于B档接待规格），略低于“高”档水平的中高档餐馆；（三）低（适合于C档接待规格），要紧指大众用餐场所

14、。第九条招待用餐标准。（一）接待公司关联单位来人原则上在公司食堂就餐，如确需在外就餐按50元/人标准执行。（二）公司宴请关联单位按每人每餐60TOO元以内的标准执行。（三）如有特殊情况，需报项目公司总经理/集团总裁批准C第十条在接待工作结束后3天内，务必到财务部门结算，假如没有收据或者开支凭证，一切费用由该员工承担。超过规定时间不予报销。第三节宿舍管理规定第一条为使公司宿舍保持良好、清洁、整齐的环境与秩序，为员工提供良好的住宿环境，使宿舍管理工作规范化，特制订本规定。第二条住宿条件：（一）公司根据实际情况，安排符合入住公司宿舍资格的员工住宿；（二）患有传染病者或者不良嗜好者不得入住公司宿舍。第

15、三条住宿员工务必遵守下列规定：（一）服从集团行政中心/项目公司行政部的管理及监督，原则上行政部门安排每间宿舍入住两名普通员工：（二）不同意对所居住的宿舍进行随意改动或者私自变换居住人员；（三）不得在宿舍内存放或者使用易燃、危险品；（四）应保持宿舍清洁、整齐、杂物、烟蒂不得随意丢弃，废物、垃圾应倾倒于指定容器或者垃圾桶内；（五）住宿员工轮番值班，负责公共区域的清洁、公用设备的修缮及水、电、门窗等的安全巡视，有责任保护好宿舍内的一切公用器具、设备；（六）注意节约，随手关闭水龙头，离开宿舍时关闭各类电源开关；（七）注意安全，出门时锁好门窗；（八）不得私配或者转借他人宿舍钥匙，贵重物品应妥善保管，防止丢失；（九）严禁在宿舍内赌博、喝酒或者从事其他不健康活动；（十）讲究公共道德，遵守作息时间，不大声喧哗，避免影响他人休息；（十一）员工离职或者调动，须办理有关移交手续；离职者，应于离职之日起三天内搬离宿舍，不得借故拖延；（十二）不得将宿舍转租或者借予他人使用，若有此类