某电脑公司企划部秘书手册.docx

《某电脑公司企划部秘书手册.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《某电脑公司企划部秘书手册.docx（34页珍藏版）》请在优知文库上搜索。

1、某电脑公司企划部秘书手册（试讲稿）联想电脑公司企划部秘书处目录秘书手册错误!未定义书签。联想电脑公司企划部秘书处1第一章秘书必备的素养3第二章秘书的重要职业技能4一、拨打/接听电话的程序与技巧4二、传真6三、邮件6注：传真、邮件、信函等内容为外文的，应及时译出6五、名片6第二部分日程安排7操纵日程，意味着你与总经理一起有序工作。7（一）总体原则：7A对计划内情况预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；7（二）经验与技巧7A根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；7A操纵约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；8月/周计划安排模版8A可使用NoTESH历功能，填入有关

2、安排，打印即可；8A也可按照总经理习惯，自行制作日程表；8二、出差日程安排8附件一：出差物品携带表9附件二：授权书模版9授权通知9附件三：国内出差日程范例10刘军总经理出差深圳日程安排（4月25-27日）10附件四：国外出差日程安排表11执行副总经理访问汉城行程表（99年7月14日至17日）11三、会议安排13（一）内部会议安排13N15Y15时间冲突15N15Y15注意：把握前往会议地点出发时间的安排。15（二）外部会面安排16 总经理主持的外部会面16Y16会中达成共识的16结束16 总经理参加的外部会面17总经理参加其他部门组织、主持的会面，秘书的工作可能就不像前面介绍的那样繁多。但应从

3、较专业的角度协助安排。并关注下列几点：17N17Y17注意事项：17会前为总经理准备全面的背景材料；17 会前熟悉会议的具体地点，如在不一致办公区，请注意把握出发参会时间；17 对会中决议，总经理希望全面熟悉的，及时跟进并反馈；17外部会面会议备忘模版18GuestMeetingTable18Mr.RaymondLee18Mr.KelvinKwok18Mr.PerryChan18Mr.JackLee1815:05-15:10AMDIntroduction（Mr.PerryChan）18第三部分沟通协调28（一）业务合作：28（二）礼尚往来：28第四部分文字支持30A结尾通常使用下述形式：32第

4、五部分会议支持33前言在许多人眼里，秘书仍是一种即让人熟悉又不被人熟悉的职业。秘书的辅助与参谋作用在该职业特征中最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通的桥梁，为此，他们务必全心全意并准确无误地提供支持与服务，从而表达出其自身价值。优秀的秘书会使人想到干练、精明、繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态；联想到在他们脸上那一惯展现胸有成竹的样子不管如何，秘书这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像。然而,秘书的工作到包含什么，在秘书的工作背后还有些什么，这是被很多人忽略的。在联想，秘书及行政助理、部门文员是一只庞大的队伍，在联想的大环境下，大家各就各位地支撑

5、着许多日常繁杂事项的处理。在领导处理每一项工作的时侯，我们会随时身处其中，自然而然成为此件情况的某一环节，而不可或者缺，有的时候我们需要扮演更多角色，以习惯工作安排与领导需要。别看都是秘书，但由于所服务的对象不一致,各部门性质不一致,其所进行的工作任务也必定存在着很大差异，但由于秘书工作是以服务为其根本性质，这在共性的寻找上为我们提供了根据。事实上有很多相似的工作不一致之处只是由于事件轮廓上的差别，本质上都是能够归于一类的。不管什么时候，慎重认确实工作态度是秘书们不遗不弃的职业操守，而现代秘书的职业要求在尊奉这一理念的基础上更要加强这一能力的综合运用与发挥。因此，什么是一个出色地秘书的该具备的

6、职业素养，什么样的秘书会得到领导的认可，在联想,不一致岗位的秘书在提高工作效率的呼声下又该做什么呢？这些是我们一直以来需要探索的问题，也就是这此些思想火花碰撞出我们最初编写本手册的办法。我们-作为企划部秘书处的秘书，在长期的工作之中，在领导日常所给的帮助中与自身在各项工作中的锻练使得我们为自身寻找到了一些适用的工作方法，积存了一些工作经验与技巧，在处理许多类似情况时形成了一些惯用做法与约定俗成的规定，我们将这些点滴一一收集，在通过了反复总结与提练、否定与借鉴的过程后，已将其做成了本部门工作的一种标准，达成了在方法与流程上的统一。我们相信，在我们自己的不懈努力与对秘书工作的热爱之下;为联想,为我

7、们的事业未来的进展进行一番奋斗后,我们定会做出成绩.我们迫切地相想早日让这本小册子与大家见面，希望它能为同行们的工作中提供方便快捷的参考之用，同时我们非常愿意将这些经验与技巧共享出来与大家一起探讨，也希望能利用这样一个机会使我们的工作得到领导与专家的指点，以发现问题，补已之短。秘书手册适用于公司各部秘书及行政人员，致力于给予任何一个联想人关于行政方面的指导。手册编写工作是由企划部秘书处完成的，在此其间我们得到了来自部门同仁及上下各部门的有关人员的大力支持，在此，我们深表谢意，关于本手册所收集的内容，由于水平有限，不妥之处请及时向我们提出，我们热忱盼望着您的意见。这本手册随着工作需要我们还将不断

8、补充完善，使手册真正能够成为一部联想秘书的行为指南，为您服务，为你所用。第一章秘书必备的素养、职业化秘书的标准：敬业精神r正直一公平，坚捞既定政策与原则表率作用诚实一实*求是领导风范敬业一以工作为荣，设定高的工作水*业务能力r守信一不失妁、不瑰妁、不食言、不泄击指挥与操纵能力勤奋一努力工作，不断学习合作精神学习与创新能力知人善任的能力对待意见与批判大局观r有序一利落，多东不布高效一追求效率与效益可靠一按妁定完成工作，保质、保*、及时二、秘书的职业态度主动性(Initiative)习惯性(FIeXibiIity)团队精神(Tealnwork)尊重他人(ReSPeCtforPeopI)创新精神(C

9、reatiVity)坚持原则(UnConIPromiSingIntegrity)服务与奉献(SerViCe&Contribution)认同与分享(Sharing)双赢与相互依存(Win-Win&Interdependence)温柔的心与自省第二章秘书的重要职业技能第一部分：日常事务处理一、拨打/接听电话的程序与技巧1、打电话前的准备 准备好电话记录本与笔 把要与对方说明的情况、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。 准备好通话时需要的文件资料。 查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。2、正式拨打电话： 拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！我是联想电脑公司*部

10、如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或者转达。 如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录 逐一将情况说明，注意语言简明、准确； 通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。3、接听电话 3声铃响内将电话接起，平与有礼貌的：“你好！我是*部* 推断WH0,分下列几种情况：来电人员总经理可接电话时总经理不在时内部直接上级及平级直接转入记录留言如事务紧急，记录上级电话，速联系总经理回电。直接下属问清情况梗概，转接时向总经理说明梗概后转入问清梗概，如不紧急，记录下来转告总经理如情况紧急，告知总经理联系方法。普通员工问清事由，如需要，转告总经理；其他可视情况处理外部重要且紧密问清概要，向总经理

11、说明后，然后转入记录留言如事务紧急，记录上级电话，速联系总经理回电。重要但不紧密问清概要，向总经理说明后，依总经理指示转入或者不转入记录留言，向总经理汇报。不重要且不紧密问清概要，酌情处理若通话内容较复杂，或者有不清晰的地方，最后应当将要点重复一便，以免遗漏或者有偏差。通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。4、通话技巧： 日常礼貌用语：询问对方时，可用：“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等 对总经理直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，并及时予以转接。 如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名、单位、电话号码与需要传达的事再

12、重复一遍，以便必要时再与对方联系。 如不能把握总经理是否要与对方通话的情况下，不能随便回答总经理“在”或者“不在”，可说“请您稍等一下，我去看看*总经理是否在？”，然后请示总经理是否转接。 如遇总经理不愿接听对方电话，则可用委婉的语气：“实在抱歉，*总经理这是不知上哪去了，我见到他时再给您回个电话；假如您方便的话，能否让我转达您的情况？”做到有礼有节、滴水不漏。 在明白身份但不告知事由的情况下，如方便可询问总经理后决定是否转接；也可询问对方是公事还是私事，如是公事可让对方知晓，将事由告知自己也可达到目的。 在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉结束通话。 假如对方喋喋不休，

13、废话连篇，能够说“请问您还有别的事吗？”或者“对不起，我还有急事要办”等结束通话。 如一个未完又来一个，应视电话内容与对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，同时礼貌的告诉另一方稍候片刻，或者记录对方电话，稍侯打过去。 整理电话留言，在总经理回来后汇报有关信息。二、传真1、将传真分类：1）需要总经理本人批阅的，根据总经理授意处理2）由秘书来待为处理的：A、转给其他有关负责人B、由秘书本人回复 使用电脑公司标准CI格式 遵守公文写作规范 保密文件需要传真时，应先与对方联系，发送到指定传真机上，发送后再与对方确认。 需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围 务必在传真件首页上标明总页

14、码，并在每一页文件上标注页码。2、必要的传真分类存档三、邮件1、根据邮件类型（如急阅件、待处理件、须知通知、通常通知、报表、报告/总结、新闻/通报、私人邮件等等）或者按具体项目设置子文件夹。2、将收件箱中的邮件过漉，删除不必要的邮件，然后分如下：1）需要总经理本人批阅的，存入相应文件夹，部分根据总经理授意回复邮件，或者督促、协助总经理在规定时间内处理有关事宜。以总经理名义回复时，要在语气上予以注意，并从总经理信箱发出；以秘书名义发送时，要说明邮件内容为总经理授意。2）由秘书来待为处理的：A、转给其他有关负责人；B、由秘书本人回复3、如发出的邮件需要追踪结果或者确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话说明。4、需要总经理批阅、批改的邮件打印出呈送，然后负责回复或者传达；5、重要邮件及时进行存档四、文件管理（参看集团秘书手册第33-36页）（附文件处理流程）1、阅读文件，推断是否应由总经理处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否清晰、完整。2、对文件进行分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要（必要背景资料、审批原由），便于总经理3、按总经理批改意见复印后转发、呈送（可参照文件管理规定），必要的情况进行追踪，反馈结果。4、必要文件进行存档。注：传真、邮件、信函等内容为外文的，应及时译出五、名片1、分