文件控制程序.docx

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1、XXX机电股份有限公司文件控制程序文件编号:1目的为确保与质量/环境/职也健康安全/两化融合管理体系（以下简称管理体系）有关的场所使用最新有效版本的文件，特制订本程序以规范管理体系文件的编制、审批、归档、发放、更改、使用、回收、作废等管理活动。2适用范围适用于本公司与管理体系有关的所有文件和资料（包括外来文件和资料）的控制。3职责3.1 总经理负责制定发布管理方针，批准发布管理手册和程序文件。3.2 管理者代表负责审核管理手册、程序文件，批准管理体系基础管理类文件。3.3 总经办 负责管理体系管理类文件标准化工作； 负责基础管理类公司级文件的编制、标准化、审核及其过程的控制与评审； 负责管理类

2、、基础管理类文件归档、发放及回收等管理与控制： 负责本程序的归口管理。3.4 品保中心负责组织质量/环境/职业健康安全体系管理类文件编制及其过程的控制与评审；负责公司管理体系技术类检验文件的编制、校对、审核及其过程的控制与评审。3.5 技术中心负责管理体系技术类文件（除检验文件的编、校、审以外）各过程的归口管理与控制。3.6 信息部负责两化融合管理体系文件编制及其过程的控制与评审。3.7 各职能部门负责组织本部门专用基础管理类文件的编制、审核、批准及其过程的控制与评审。4.工作程序4.1 文件的分类与保管4.1.1 第一层次文件管理手册4.1.2 第二层次文件程序文件第一、第二层次文件也称为管

3、理体系管理类文件。4.1.3 第三层次文件公司为确保过程的有效策划、运行和控制所需要的文件，包括：基础管理类文件，如：部门职责条例、员工岗位责任制、考核办法/细则、公司/部门管理制度、管理方案等。技术类文件，如：设计文件、图样、工艺规程、检验文件、技术要求（企业标准）以及外来文件中的法律法规、国家（行业）标准、图样等。4.1.4 第四层次文件各类为管理体系运行有效性、符合性提供的相关证据的记录，记录的控制和管理执行记录控制程序。4.2 受控文件和非受控文件4.2.1 受控文件：是指规定管理体系运行的日常管理性文件及描述并控制产品形成的质量特性文件，其过程的变更会使质量体系运行方式及产品质量特性

4、发生变化,从而需要追踪并保证更改到位的文件。此类文件发放前授权发放加盖红色“受控”印章并建立受控编号，建立文件发放回收记录，使分发的每份文件都具有可追踪性。422非受控文件：是指其使用与管理体系运行及产品质量无关的文件。此类文件无需标识和追踪。如用于投标所需要的质量手册，用作产品推销等非生产用途的文件。4.3 文件的编制、审核、批准4.3.1 文件的编、审、批手续管理体系管理类文件质量/环境/职业健康安全管理手册及其支持性程序文件由品保中心负责组织编制，两化融合管理手册由及其支持性程序文件由信息部组织编制，总经办标准化，管理者代表审核，总经理批准。基础管理类文件a.涉及多个部门（2个部门以上）

5、的公司级文件由总经办负责组织编制、标准化、审核，管理者代表批准；b.部门专用文件由部门负责编制，总经办标准化，部门负责人审核，分管副总批准。管理体系技术类文件（除检验类文件）由技术中心技术员编制，技术中心标准化，技术经理审核，技术副总批准。必要时，相关职能部门会签。管理体系技术检验类文件由品保中心技术员编制，品保技术经理校对，技术中心标准化，技术中心工程师会签，品保经理审核。基于信息系统生成的文件也需按系统规定的流程要求审批、确认。4.3.2 文件审批前的评审管理类和基础管理类文件评审由编制部门完成草稿后,各相关职能部门依次传阅评审。或者，通知相关职能部门以会议的方式集中评审；技术类文件评审按

6、照设计和开发控制程序文件执行。4.3 文件编号4.3.1 管理类文件管理类文件的编号遵循企业管理标准化管理制度。4.3.2 技术类文件技术类文件的编号按照JB/DQZ0133.91985电工产品图样及技术文件十进位分类编号办法执行。4.3.3 外来文件编号技术类外来文件无须编号，引用其已有的标准号、图号或文件号。管理类外来文件有标准号直接引用，无标准号的遵循企业管理标准化管理制度编号。4.4 文件归档、发放与回收4.4.1 管理类文件由总经办负责归档、发放与回收。文件审批后，总经办文件管理人员应根据工作需要确定每个受控文件的发放范围，填写文件发放收回记录表，按确定的文件发放范围复制文件副本发放

7、，正本由总经办存档、保管。为便于文件原发放范围的检索，应将文件发放回收记录表分类归档。文件发放时，受控文件加盖受控状态的印章（红色），可行时应注明发放编号和分发日期。职能部门接收人在文件发放回收记录表上签字。各职能部门对签收的文件要有专人进行登记管理。当发放电子版文件时，应使用PDF格式，可不加盖受控状态印章，可使用电子形式的发文通知、邮件代替文件发放回收记录表，旧文件删除。4.4.2 管理体系技术类文件（包括检验类文件）由技术中心负责归档、发放与回收。发放时由技术中心文件管理员按技术文件完整性及发放管理规则的规定要求执行。基于信息系统生成的技术文件，按系统中的流程发布、使用。4.5 文件的更

8、改与换版4.5.1 管理类文件采用换页更改。文件的更改原则上由编制部门实施，按原文件审批权限审核、批准。若其它部门更改，应持有原文件所依据的相关背景资料。更改实施前，由更改部门（或人员）填写文件更改单，经批准后实施。更改后的文件按原发放范围发放。4.5.2 技术类文件技术类文件更改遵循设计和开发控制程序技术文件更改管理制度要求。基于信息系统生成的技术文件，按系统规定的流程更改。4.5.3 经多次更改或变更较大时应进行换版，换版文件应注明版本标识。4.6 文件的管理4.6.1 总经办及技术中心文件管理员，分别建立本部门负责归档的文件台帐（文件清单）。文件正式审批后，将其纳入文件清单。每年年底将正

9、版文件移交档案室资料管理人员归档并填写档案移交（接受）登记表。4.6.2 各职能部门负责建立本部门使用的有效文件台账（文件清单，4.6.3 当需使用文件部门（人）未收到文件时，不得随意借用他人的文件复印，需要者由文件批准人同意后由文件发放部门办理补发。填写文件领用（借阅）申请单。文件管理员作好发放登记。超出文件原定的发放范围时，应征得本部门负责人批准同意。4.6.4 当使用部门（人）的文件严重破损影响使用时，应到文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新的文件。补发的新文件可继续沿用原文件资料的分发号。4.6.5 当文件使用部门（人）将文件丢失后，应办理注销申请，同时必须说明原因，经文件审

10、批人同意后补发。文件发放部门在补发文件时应给予新的分发号并登记，并在文件发放收回记录表上注明原文件的分发号失效作废。4.6.6 需临时借阅复制文件者，填写文件领用（借阅）申请单征得相关人员同意后（手册、程序文件的借阅复制应经管理者代表批准，机密文件借阅应经总经理批准，其它管理体系有关的文件，应经相关部门负责人同意），由资料管理人员填写借阅文件（档案）登记表，借阅、复制经办人签字。借阅者应在指定日期归还文件，原版文件一律不得外借。4.6.7 文件的持有者调离或更换岗位时，需办理文件移交手续。4.6.8 文件管理部门对发放到企业外部的受控文件（如加工图纸等）也需按本文要求进行发放登记及更改控制。4

11、.6.9 对承载媒体不是纸张的电子文件也应参照上述规定执行。同时为了防止文件丢失，所有存入光盘的文件均应有备份。4.6.10 文件管理员在每年初应全面检查各类在用文件的有效性，确保使用文件均为有效版本。4.7 文件的保管、作废与销毁4.7.1 文件的保管与管理体系相关的文件由归档部门分类存放在干燥通风、安全指定的地方,要注意防潮、防蛀、防盗。各职能部门文件由各部门资料员或指定兼职资料员保管，总经办、技术中心对各职能部门文件保管情况要进行不定期检查。归档保管的文件为受控文件，任何人不得任意涂改、不准私自外借，确保受控文件的清晰、整洁。4.7.2 文件的作废与销毁作废的文件由文件管理员按文件发放登

12、记表及时从发放和使用场所收回并记录，加盖“作废”印章（蓝色），填写作废文件登记清单。需作资料保留的作废文件，经原审批部门领导批准方可留存。对应销毁的作废文件经原审批部门领导批准后，由被授权的部门统一销毁。作废文件登记清单上注明处置措施情况。作废文件应在文件清单上注明作废情况。4.8 外来文件的管理4.8.1 外来文件接口部门在收到外来文件时，应将外来文件纳入外来文件登记表，并识别其适用性，控制分发和更新。4.8.2 产品标准、顾客提供的图样、各类重要的技术书籍和资料等技术文件进入公司后，由技术中心进行识别、登记并控制发放，并负责核查各部门使用的国际标准、行业标准等外部文件的有效性，及时更换过期文件。4.8.3 质量、环境、职业健康安全、两化融合方面的法律法规性文件进入公司后，由总经办进行识别、登记并控制发放，负责核查此类文件的有效性。4.8.4 有关员工劳动法、工资、社会保险等人事法律法规有总经办负责收集更新，核查此类文件的有效性、适宜性并进行编号登记并控制发放。5相关文件记录控制程序管理文件编写一般规定企业管理标准化管理制度技术文件完整性及发放管理制度设计和开发控制程序技术文件更改管理规则6记录文件清单文件发放收回记录表文件领用（借阅）申请单文件更改单借阅文件（档案）登记表档案移交（接受）登记表作废文件登记清单外来文件登记表文件评审会签记录7附件