实用版公司档案管理流程指南.docx
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1、企业档案管理流程编制日期审核日期日期日期同意日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人同意人1、目的加强档案管理,规范企业档案B搜集、归档程序和措施,保证企业档案的完整性、精确性和系统性。提供符合企业需求和保证管理体系有效运行的证据。2、合用范围合用于企业及各部门档案H搜集、整顿、分类、运用及归档。3、术语和定义3.1 档案:指企业过去和目前各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成0对企业有保留价值B多种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不一样形式的历史记录。3.2 档案管理:就是指档案的搜集、整顿、鉴定、保管、记录、提供
2、运用等活动。4、职责4.1 人事行政部4.1.1 负责企业档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。4.1.2 学习和贯彻执行国家有关档案管理的法令、政策、规定;4.1.3 建立健全企业档案管理制度,指导、监督和检查执行状况;4.1.4 搜集、整顿、分类、鉴定、记录、保管企业B档案和其他资料;4.1.5 负责企业档案的运用和销毁管理,监控档案运用和销毁的全过程,保证企业档案的安全;指导企业的档案管理工作。4.1.6 编制检索工具,编辑档案参照资料,开发档案信息资料,提高档案信息日勺运用效率,增进信息传递和沟通;4.1.7 负责组织学习和培训档案管理措施、使用
3、知识。4.2 各职能部门4.2.1 负责本部门文献资料或协议复印件的平常搜集、标识、贮存、保管、运用、归档;4.2.2 负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时告知人事行政部;4.2.3 向人事行政部移交协议或文献资料原件或复印件;4.2.4 财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料;4.2.5 运行管理部负责管理质量管理体系有关记录。4.3 各部门经理同意对自己部门资料或协议复印件B处置。4.4 人事行政部分管副总/常务副总负责对档案管理监督检查汇报的审批。5、工作程序5.1 档案资料的搜集5.1.1 各部门档案管理人员负责对本部门平常工作中形成的协议及文献资料进行搜集,
4、并编制部门文献(协议)管理记录目录。5.1.2 各部门文献资料原件需要保留的,各部门分别进行整顿,并编制移交目录每季度向档案室移交。5.2 归档范围及移交时间(见附表一)5.3 档案资料的标识5.3.1 人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档案资料编号,编号规则见企业档案管理规定。5.4 档案资料的平常管理:5.4.1 文献、协议资料要登记详细信息,并编制文献(协议)管理记录目录,以便检索运用。5.4.2 文献资料、协议要科学排列,按编号次序寄存于文献盒内,并加以标识,整洁排放在文献/档案柜中。5.4.3 电子类协议或其他需要保管的电子文献,应当及时寄存于档案室指定电脑
5、硬盘内或制作专门光盘进行编号保留。5.5 档案室档案借阅5.5.1 借阅权限:填写档案借阅审批单办理借阅手续。a)绝密类:绝密档案需经总经理同意。b)机密类:机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总同意。c)一般类:一般档案借阅属于本部门的,由本部门经理同意;借阅其他部门B档案除本部门经理同意外,还需其他部门经理同意。5.5.2 借阅档案要履行借阅手续,填写档案借阅审批单。借阅档案原件只限在档案室,不能带出,必须带出档案室查阅日勺,需根据借阅权限由有关领导同意;5.5.3 档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理同意,借阅的档案交还时,必须当面点交清晰,如发现遗失或损坏,应立即汇报直接上级
6、;5.5.4 借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续;5.5.5 借档人必须爱惜档案,不得私自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏;5.5.6 外单位借阅档案,应持单位简介信,并按档案密级经有关领导同意后方能借阅,但不能将档案带离档案室;5.5.7 外单位摘抄档案B(绝密、机密不容许复印或摘抄),应经总经理同意,对摘抄的材料要进行审查、签章。5.6 档案销毁5.6.1 对已失去运用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁汇报,编制销毁目录,报部门经理和部门分管副总鉴定,最终报总经理的同意,方可销毁。5.6.2 执行销毁任务时,必须由人事
7、行政部经理和行政兼档案管理员构成的监销人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最终,把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的同意手续文献,一并存档永久保留。6、档案管理细则6.1 档案资料的归档范围6.1.1 企业对外发出的公文,如给政府的请示汇报类公文等;6.1.2 企业收到0公文,如政府职能部门发来的与我司有关B条例、规定、命令、决定、决策、指示、计划、核准文献、证书等文献;6.1.3 我司与其他单位来往的文书及权益文书等;6.1.4 企业领导的指示、指示等;6.1.5 重要0会议材料,包括会议时告知、决策、总结、领导人发言、经典发言、会议简报、会议记录等;6.1.6 反应企业重
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