归档文件的修整与装订.docx

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1、归档文件的修整与装订归档文件的修整与装订修整文件为保证档案能够长期保存和有效地提供利用，装订前必须对不符合要求的归地件材料进行必要的修整。文件修整一般包括对破损文件进行修裱，对字迹模糊或油变的文件进行复制，去除文件上易生锈的金属物，对过大的文件进行折叠等。(1)修裱破损文件。修裱是指使用黏合剂和选定的纸张对破损文件进行“修补”或“托裱”，以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。其中，修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠外已被磨损的文件，包括补缺和托补；托裱则是指在文件的一面或两面托上一张纸以加固文件。需要注意的是，修桃工作主要针对有重要保存价值的归档文件，无须移交进馆的档案一般保持原貌即可。(

2、2)复制字迹模糊或易褪变的文件。档案字迹材料的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素。档案字迹材料发生褪变，如褪色、扩散等而变得模糊不清时，就会影响档案的利用。对字迹模糊或易褪变的文件，包括纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等，一般可采用复印的方式进行复制。但复制文件本身也存在耐久性方面的问题，如易粘连等，需要采取一定的措施加以防范。为减少复印件粘连的概率，复印时愚粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印。(3)折叠超大纸张文件。目前公文用纸幅面已基本统一为国际标准A4型，但实际工作中，报表、图样等纸张幅面常常会大于A4规格。由于档案盒尺寸

3、是按照A4型纸张的大小设计的，为方便将来文件装盒，就需要对超大型大纸张如报表、图样等文件加以折叠。折叠的操作要求比较简单，但要注意尽量减少折叠次数，同时，折痕应尽量位于文件、图表字迹之外。(4)托裱小于A4幅面文件。对于文件用纸小于A4幅面，如介绍信等，不便装订时，可以进行必要的托裱，但原来已装订成册的或单独能作为一件的除外。托裱要使用宣纸或白纸，不能用废纸；要托为平面单页，不能重叠。(5)去除易生锈的金属物。文件制作时普遍使用的装订用品，如订书钉、曲别针、大头针等金属物，易被空气氧化和腐蚀，使文件纸张受到损害。因此文件整理归档时需去除这此易锈蚀的金属物，以避免对档案潜在的危害。文档装订归档文

4、件材料修整完毕应进行装订，其目的是固定文件页次，防止页面散失与混乱，以便转化为档案后进行保管和利用。(1)装订顺序。当一件归档文件包括不止一份单份文件时，应先对件内文件进行排序：通常正本在前，定稿在后，文件签发单放置在两者中间，即在定稿之前正本之后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；报审表在前，报审文件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后，或者汉字文本在前，少数民族文字文本在后。此外，有收文处理单的，放在正文最前面，编号时作为首页加盖归档章，以便更好地保持正本原貌。归档文件排序如图所示。(2)对齐方式。装订前应将件内的各页

5、按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般来说，采用左上角装订的，应将左侧、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左侧、下侧对齐。如果都是A4幅面的，则考虑将右侧和下侧对齐，因为不同厂家的A4纸在尺寸上存在一定的误差，这样便于右侧翻阅，也整齐美观。(3)装订方式和用品。对于装订方式和用品的选择，归档文件整理规则中并未进行统一规定，只是提出“装订材料应符合档案保护要求”。常用的装订方式除传统的线装外，还包括粘贴式、订书式、封套式等。线订式。线订式主要采用棉线装订材料，用手工或缝纫机装订。对于较薄的文件材料可使用缝纫机在左上角或左侧轧边，针角不宜过密，以防纸页从装订处折断；也可用针在左上角穿两孔或左侧穿三孔的

6、方法进行装订；对于2-4页最薄的文件，也可采用无酸装订纸在左侧包边，然后再用三孔一线方法进行装订，这样可避免用线绳装订时把文件勒破。对于较厚的文件材料可直接在左侧采用三孔一线方法装订，在背面打结。三孔装订时装订线距左边12.5rn左右，上下两孔距中心孔80mm左右。采用线绳的装订方法如图8-4所示。粘贴式。粘贴式般使用固体胶、胶水等材料，注意不要使用植糊，以防虫霉这种方式成本较低，但存在可逆性差，复印、扫描时不易拆除等缺点。订书式。使用不锈钢钉对较薄的文件材料（一般在15页以下）进行装订，装订位置在左上角或左侧。在左侧装订的，装订两枚不锈钢订书钉为宜；在左上角装订的，装订一枚不锈钢订书钉即可。

7、目前大多数企业使用不锈钢订书钉装订，方便快捷，本较低。文件如果在收发阶段是直接用不锈钢订书钉装订的，归档整理时就可以不用再重新拆件装订。但消毒时不能用微波消毒，因为微波消毒时金属物发热，会损毁案和引起火灾。采用不锈钢钉的装订方法如图8-5所不O封套式。用80gm2左右无酸纸制成的右上两侧开口的封套，将归档文件以件为单位夹装其中。封套上可以印制归档章，方便整理工作，而且能起到保护档案的用。但使用无酸纸封套会增加档案的厚度，占用存贮空间，另外，文件拿出利用时比散乱，不容易归位，因此一般只适用于数量较少的永久档案。比较以上装订方法的利弊，可以结合本单位的实际情况和上级单位的有关要求，选用方便、安全经济的装订方法。一般来讲，文件较薄可用不锈钢钉装订，文件较厚可采用三孔一线左侧装订。