合同管理制度2.0版本.docx

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1、XX有限公司合同管理制度1总则1.1 目的为了加强合同管理，提高合同管理效率，有效控制合同风险，明确职责，正确签订和履行合同，维护XX有限公司（以下简称“XX”）合法权益，依据中华人民共和国民法典及有关法律法规以及XX相关规定，制定本制度。1.2 适用范围本制度适用于XX本部各赋能群、县市公司参照执行。1.3 释义合同：本制度所称的合同，是指企业之间或企业与个人之间签订的各类协议、或企业对外出具的担保书、要约书、承诺书或其它与合同有关的具有法律效力并会产生经济后果的报告书及类似文件的总称。不包括劳动合同，劳动合同管理由人力资源管理部门另行规定。1.3.2业务承办部门：指有业务发展目标与职责，且

2、需要通过合同为业务实现提供保障的部门。1.3.3 合同审核相关部门：指对合同执行负有部分或阶段性履行与配合义务的部门，或对合同及其管理负有审查审批职责的部门。1.3.4 合同归口管理部门：指负责组织审定和审核合同范本及各类合同;监督、检查合同管理情况的部门。1.4 管理职责1.4.1 财务与创值运营赋能群是合同归口管理部门。1.4.2 财务与创值运营赋能群设专职合同管理员，相关部门可以设兼职合同管理员，合同管理员应该具备相应法律知识和燃气行业经验。1.4.3 财务与创值运营赋能群合同管理员的职责如下：(1)合同体系建设：负责健立健全本单位合同管理体系，组织制定、修订合同范本；(2)全流程合同管

3、理：包括指导业务承办部门合同评审流程及规范合同范本的使用，合同评审，合同归档与跟踪管理等；(3)合同风险控制：定期组织合同检查，发现合同内容、管理流程等方面风险因素并组织整改，持续完善合同管理体系。管理原则1.5.1合法合规。合同管理必须符合国家法律法规及相关司法解释的规定，必须遵守XX的相关制度。凡不符合现行制度要求或现行制度没有明确规定的，合同发起部门需走上行文请示XX总经理，经审批同意后，才能进入合同评审程序。1.5.2分工协作、流程管理。根据合同行为涉及的业务、财务、技术等内容以及合同行为监督管理的职责分工，合同管理实行分类分级性审核管理。任何合同不符合审核标准的，不得签订。1.5.3

4、风险防范，预防纠纷。合同管理须建立健全资信调查、审核会签、授权管理、合同台账、履约监控、合同检查等管理规范，并尽可能普及范本合同，以主动防范和有效控制合同风险。2合同签订2.1 资信调查2.1.1 合同签订前，业务承办部门须对合同对方进行资信调查，确定合同对方是否具有主体资格、是否符合签约要求、是否具有履约能力。未经资信调查，不得对外签订合同。资信调查的范围包括：2.1.1.1 审核合同对方是否具备主体资质。调查内容包括但不限于：(1)具有经年检的营业执照及其他权利能力证明文件；(2)涉及专营许可的，具有相应的经营许可证明文件；(3)涉及业务资质要求的，具有相应的资质(等级)证书；(4)涉及工

5、程及工程相关合同的，须为XX准入单位；(5)国家企业信用信息公示系统上是否有未执行完毕的行政处罚或其他违法行为。2.1.1.2审核对方或其经办人是否具有代理资格：(1)对方为合同项目代理单位的，具有生效的委托合同或委托单位签发的授权委托书等证明文件；(2)对方经办人为合同谈判、签署代理人的，具有授权委托书、职务资格证书、个人身份证等证明文件。2.1.1.3对方为外国法人或机构的，具有所在国公证机关出具的公证书和我国驻当地使领馆出具的认证文件。2.LL4其他与合同签订、履行相关的事项。上述文件须有对方或相关部门加盖的单位公章并留存，作为合同档案备查。2.1.2对不符合2.Ll规定的合作主体，须避

6、免与其发生业务往来。若必须发生业务往来，须在合同合法有效的前提下由其提供合法、真实、有效的担保或由其先履行合同义务。其中，以保证形式做出担保的,须按第2.1.1的规定对保证人进行资信调查；以财产做出担保的，须对担保财产的权利状态、实际价值等进行调查和评估。此类合同须纳入风险管理重点监控对象。2.1.3业务承办部门对上述调查文件的真实性和调查结论的可靠性负责。2.2合同文本起草2.2.1业务承办部门负责起草合同文本，重要合同、重大合同可由财务与创值运营赋能群提供协助。该类业务有合同范本的,必须采用合同范本。需对范本进行修改或弃用的，必须经财务与创值运营赋能群同意。2.2.2合同范本制订程序(1)

7、合同范本由业务承办部门拟订；(2)上报财务与创值运营赋能群评审；(3)财务与创值运营赋能群按照合同类别组织相关部门评审；(4)财务与创值运营赋能群负责收集相关部门评审意见，并反馈业务承办部门；(5)业务承办部门根据评审意见，修改合同范本文本，并将修改后的合同范本反馈财务与创值运营赋能群；(6)财务与创值运营赋能群审核同意后上报分管领导审核；(7)财务与创值运营赋能群分管领导审核同意后，上报总经理审批;(8)审批通过后，合同范本正式发布使用。2.2.3订立合同要注意条款的完整性，合同一般包括以下条款：(1)当事人的名称或者姓名(个人)和地址、电话、法定代表人姓名等；(2)标的物(包括货物、劳务、

8、工程项目等)；(3)数量；(4)质量；(5)价款或者报酬及支付方式；(合同文本需明确发票或者收据的开具情况)(6)预付款；(若有预付款约定，不得超过20%)(7)质保金；(除范本合同规定外的工程施工类、物资采购类、维保类合同须保留不低于5%质保金)(8)履行期限、地点和方式；(9)违约责任；(10)解决纠纷的方法；(11)变更或解除条件；(12)签约双方开户银行及银行帐号。2.2.4合同签字与盖章（2）合同必须附上签约对方营业执照复印件并加盖公章或合同专用章，禁止合同对方当事人为非法人公章、非法人合同专用章（如部门章、办事处章、派出机构章）；（3）若对方为个人，则应附上身份证复印件并按指模；（

9、4）单份合同文本达二页以上（含二页）的须加盖骑缝章，合同文字改动处，合同各方应盖章确认；（5）所盖印章名称与合同主体名称不一致的，应重新签订合同；（6）合同业务承办部门或经办人对合同对方当事人在合同上签字、盖章行为的真实性负责。2.2.5合同附件（1）合同附件作为合同附属部分，其与主合同具同等法律效力，主合同应予以注明附件名称、数量，附件应盖章确认效力。（2）需要招标的合同按以下程序执行：A.根据XX招标管理办法规定，部分需要招标的勘察、设计、施工、监理、咨询、劳务以及工程建设有关的重要设备、材料等采购类合同，由招标管理委员会负责，完成招标流程后，由XX财务与创值运营赋能群造价模块将合同协议递

10、交申请招标的业务归口部门，若宁德所属各单位均需签署合同，由宁德本部申请招标的业务归口部门部署及监督宁德本部及各县市公司一个月内完成合同评审和签署。本部业务归口部门及财务与创值运营赋能群将不定期进行抽查，若出现逾期未签订协议情况，各单位落实责任人同时本部归口部门召集人负连带责任。B.按规定需进行招标而因特殊情况未能进行招标程序的，由招标管理委员会集体确定入选单位，并通过XX总经理审批同意后，由XX财务与创值运营赋能群造价模块将合同协议递交申请招标的业务归口部门进行合同评审和签署，若宁德所属各单位均有该项业务需签署合同，由业务归口部门部署及监督宁德本部及各县市公司一个月内完成合同评审和签署。本部业

11、务归口部门及财务与创值运营赋能群将不定期进行抽查，若出现逾期未签订协议情况，各单位落实责任人同时本部归口部门召集人负连带责任。C.通过招标程序的合同须将招标文件开标结果中标通知书密封询比价采购流程单等相关文件作为合同附件。2.2.6对于对方出具的格式合同，本着维护公司利益原则，进行协商并进行相应条款的修改后签订。2.3合同评审2. 3.1所有合同经工作流评审无意见后方可签署、盖章、执行、付款和解除。2.3. 2合同审核实行时限审结制。各部门须在接到待审合同后的最多1个工作日内完成工作流合同评审意见反馈，重大合同可以延长1个工作日。2.3.3各类合同根据XX当期授权委托书以及管理事项审批流程确定

12、的职责与权限进行发起和评审。2.3.4合同评审相关部门按本部门（或岗位）职责，负责对涉及本部门职责的合同条款进行审核，包括但不限于条款内容合规性、技术可行性、安全性、经济性以及是否符合相关技术（或服务）标准及政府文件规定等。合同评审人员须对自己评审的意见负责。涉及投资(如土地购置、土地租赁、场站建设等)的合同，需先走上行文审批，审批权限参照XX能源控股有限公司组织权限划分结果，附投资收益率测算表Q2.3.5财务与创值运营赋能群对合同中涉及与财务密切相关的内容进行审核，包括：(1)经济性：符合我司的经济活动范畴和经济利益；可行性：资信可靠，资金充裕；具有在额定权限内订立合同的能力；担保方式切实可

13、靠；(2)严密性：数量、价款、金额等标示准确；计算方式正确；财务等有关附件齐备；(3)合法性：资金来源合法；资金使用合法；结算方式合法。2.3.6财务与创值运营赋能群对合同内容、形式的合法性、严密性、可行性以及合同风险进行审核：(1)合法性：包括主体合法、内容合法和形式合法。主体合法是指签约各方具有签约的权利能力和行为能力；内容合法是指签约各方意思表示真实、有效，无悖法律法规、政策以及集团规定，无显失公平的内容；(2)严密性：条款齐备、完整；文字表述准确；权利、义务具体明确；手续完备；附加条件适当、合法；(3)可行性：资信可靠，有履约能力；担保方式切实、可靠；(4)程序性：符合合同订立的一般程

14、序；相关合同评审会签部门审查意见齐全。2.3.7评审流程：(1)财务与创值运营赋能群负责组织评审、收集相关部门评审意见,并反馈业务承办部门；(2)业务承办部门根据评审意见修改合同，并将修改后的合同反馈财务与创值运营赋能群；(3)财务与创值运营赋能群审核同意后上报分管领导审核；(4)财务与创值运营赋能群分管领导审核同意后上报总经理审批；(5)合同评审意见达成一致时，上报各层级领导审批；不能达成一致时由总经理最终决定。2.3.8根据XX当期授权委托书委托事项，县市需要经过宁德XX评审的合同包括下列类型：(I)有合同范本但弃用合同范本的合同(2)对合同范本进行修改的合同(3)融资类合同(4)投资类合

15、同(5)对外担保类合同(6)金额超过3万元(不含)的办公、物资采购、其他采购合同(7)年租金大于5万元(不含)的房屋租赁合同(8)土地租赁合同2.4合同签署2.4.1宁德公司总经理与公司法人签署授权委托书后，为公司法定代表人授权委托人，代表公司签署合同。2.4.2宁德公司总经理根据实际情况可以授权县市总经理签署各县市下辖法人公司合同。总经理授权签署合同时，必须签署授权委托书，授权委托书必须明确权限和期限。2.4.3合同签署、变更、终止和解除都必须经财务与创值运营赋能群书面组织评审、审批后方可执行。3合同跟踪管理3.1合同编号与存档3.Ll合同编号：经过合同各方签字盖章后的有效合同，由经办人交合同管理员审核，在工作流中输入签约日期后生成有效的合同编号3.1.2合同台账：各单位须设立合同履行台账，明确记载合同编号、基本内容、款项支付、履约进展、变更或解除等内容。3.L3合同存档：(1)合同资料归档及借阅依据xx档案管理办法执行。(2)合同评审完毕之日起一个月内，业务承办部门应将合同评审单、正本及附件送交一份至合同管理员编号并保存，针对市场合同的供用气协议,合同管理员扫描供用气合同电子版进行电子化存档。(3)合同资料由各单位合同管理员设专柜保管。