QX_T686-2023气象观测质量管理体系内部审核指南.docx

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1、ICS 07. 060CCS A 47QX中华人民共和国气象行业标准Qx/T6862023气象观测质量管理体系内部审核指南QualitymanagementsystemsformeteorologicalobservationGuidelinesforinternalaudit2024-02-01实施2023-10-18发布中国气象局发布目次前言m引言V1范围12规范性引用文件13术语和定义14原则14.1基本原则14.2内审活动的组织14.3内审范围的确定15内审职责分工25.1内审主管25.2内审组组长25.3内审员25.4受审核方25.5内审向导36内审方案36.1内容36. 2管理流程

2、47内审实施47. 1启动内审47. 2准备活动47. 3现场审核57. 4编制和分发内审报告78内审整改跟踪验证78. 1编制整改方案及实施整改78. 2整改跟踪验证78. 3编制内审整改跟踪验证报告89内审资料归档8附录A（资料性）内部审核计划表式样9附录B（资料性）不符合项报告式样10参考文献11本文件按照GB/T1.1-2020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件是气象观测质量管理体系系列标准之一.请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由全国气象仪器与观测方法标准化技术委员会(SAC/TC507)提出并归口本文件

3、起草单位：陕西省大气探测技术保障中心、中国气象局气象探测中心、上海市气象局。本文件主要起草人：杨艳、李雁、雷勇、冯冬霞、赃翔、张世昌、曹嬉嬉、胡佳恰、孟珍、毛峰、党喘、顾浩、孟超引言本文件为气象观测组织如何开展内部审核提供指南。本文件是基于GB/T190012016.QX/T6882023气象观测质量管理体系要求中所阐述的质量管理原则和要求，并结合气象观测内部审核特色而制定，指导气象观测组织开展内部审核，促进体系持续改进。气象观测组织根据本文件实施内部审核的潜在益处有：a）最高管理者确保气象观测质量管理体系持续的适宜性、充分性和有效性，并与气象观测组织的战略方向保持一致；b）内部审核结果作为管

4、理评审的输入信息之一；c）根据内部审核结果，采取必要的措施确保体系持续改进.QX/T6902023气象观测质量管理体系建设指南和QX/T6892023气象观测质量管理体系基础和术语为正确理解和实施本文件提供必要基础。气象观测质量管理体系内部审核指南1范围本文件确立了气象观测质量管理体系内部审核的原则与分工，并提供了内部审核方案、内部审核实施、内部审核整改跟踪验证、内部审核资料归档等方面的指南。本文件适用于气象观测质量管理体系的内审活动。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最

5、新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。QX/T6892023气象观测质量管理体系基础和术语3术语和定义QX/T6892023界定的术语和定义适用于本文件。4原则4. 1基本原则内审的管理和实施宜遵循下列原则：a）内审主管制定内审方案，经最高管理者或管理者代表批准后实施;b）内审活动由内审主管组织内审组实施。5. 2内审活动的组织内审活动宜：a）依据确定的审核准则进行；b）按照规定的程序进行；c）不随意中断气象观测的实施；d）内审组编制内审报告，提供完整、真实的内审记录；e）对内审发现的不符合项进行改进的跟踪验证。6. 3内审范围的确定宜根据下列内容确定内审范围：a）气象观测质量管理体系建立时

6、巷盖的所有要求和全部组织单元；b）气象观测质量管理体系的所有活动、过程和全部流程；c）进行气象观测活动的所有场所；d）可以在一次内审中，仅针对某几项要求或者部分部门进行专项内审，依照审核对象和范围的具体要求进行安排；e）在一个认证的有效周期内，内审覆盖观测质量管理体系的所有部门、单位、活动和场所。5内审职责分工7. 1内审主管负责内审工作的组织和管理，其职责包括但不限于：a）制定内审工作制度；b）组织制定、管理内审方案；c）负责内审组的组建和管理；d）组织所管辖范围的内审员的培训、考核，并对内审员业绩进行评价；e）负责内审报告的分发和内审资料的归档；f）指导并监督气象观测质量管理体系内审活动O

7、8. 2内审组组长受内审主管委派，负责内审组工作，其职责包括但不限于：a）协助内审主管选择内审组成员，明确内审组分工；b）组织制定内审计划；c）根据内审方案，组织实施内审工作，协调内审中出现的问题；d）对内审工作的开展和审核结论作最后决定；e）代表内审组同受审核方的领导交换意见；f）向内审主菅提交审核报告。9. 3内审员在内审主管和内审组组长领导下实施内审工作，其职责包括但不限于：a）按内审组分工编制检查表等工作文件；b）按内审组分工向受审核方传达和说明内审要求；c）按要求填写审核记录，收集审核证据，编写不符合项报告；d）向内审组组长汇报审核结果；e）检杳和验证受审核方的预防、纠正措施的落实；

8、f）整理并按照要求提交与审核有关的文件；g）保守审核所涉及的机密。10. 4受审核方作为内审的对象，其职责包括但不限于：a）全面配合内审组工作；b）组织本单位有关人员了解内审的目的和范围；c）指定内审向导；d）提供内审活动所必需的保障条件；e）向内审组及时提供需要的文件、记录及有关客观证据，并对其真实性负责；f）对内审提出的问题在规定的期限内做出完整的答复；g）按不符合项报告的要求，制定并实施改进、纠正预防措施，并向内审组提交改进结果的证据05. 5内审向导协助内审组工作，不能影响或干扰审核的进行，其职责包括但不限于：a）协调有关会议安排和文件资料调取；b）协助内审组确定面谈的人员，并确定时间

9、、地点等安排；c）安排接受内审的场所和巡察路线；d）确保内审组成员了解和遵守有关场所的安全规则和安全程序。6内审方案6. 1内容7. 1.1审核目标包括但不限于下列目标：a）气象观测质量管理体系符合质量管理体系规定的程度；b）评价气象观测活动满足国家法律、法规、规章以及有关强制性标准的能力；c）气象观测活动是否符合部门有关要求；d）评价质量管理体系运行对气象观测质量目标实现的有效性，包括探测环境保护、气象装备保障等;e）受审核方是否需要采取改进和纠正措施。6. 1.2审核范围包括特定时期内，下列全部或部分内容：a）受审核方及其气象观测质量管理体系建设覆盖的部门；b）气象观测质量管理体系覆盖的气

10、象观测过程；c）审核涉及的气象观测质量管理体系运行时间段。7. 1.3审核准则包括但不限于下列准则：a）适用的法律法规和其他要求；b）质量管理体系有关标准，例如GB/T190012016；c）气象观测质量管理体系文件，例如质量手册、程序文件、作业指导书、规程规范和其他相关的管理体系文件；d）本行业和上级单位、本单位有关气象观测规章制度。8. 1.4审核方法根据审核目标、审核范围和审核准则，结合受审核方的特点选择适宜的方法，包括但不限于：a）听取受审核方的报告；b）与有关人员面谈；c）现场访问观察；d）调阅文件、记录；e）查阅气象观测数据；f）气象观测装备抽样；g）必要的技术试验、测试、测量。9

11、. 1.5内审时间内审方案宜明确内审的起止时间、持续天数，也可针对部分活动、重点阶段提出时间要求。涉及气象观测的特殊时期，如主汛期、加密观测期间等，宜与受审核方沟通。10. 1.6内审组组成内审组成员宜具有质量管理体系工作经验，了解气象观测技术及管理；内审组组长宜具有审核经验和组织协调能力O根据需要，可为内审组选择提供技术支持的技术专家。独立于被审核的活动以及避免任何利益冲突，即独立性原则，对内审员是至关重要的。11. 1.7所需的资源内审方案宜明确内审所需的工具、办公条件保障。6. 2管理流程内审方案制定后宜对其进行审批或评审，通过后开始实施。实施过程中宜对内审方案执行情况进行监督检杳。7内

12、审实施7. 1启动内审根据内审方案，内审主管一般宜提前通知受审核方，启动内审。7.2准备活动7. 2.1召开内审组会议内审组组长召集内审组成员召开会议，会议宜沟通和确认下列事项：a）明确本次审核的目标、准则和范围；b）确定内审组分工及行程；c）分发受审核方体系文件和相关资料，安排文件评审工作；d）本次内审需要注意的事项，强调安全、保守秘密要求。12. 2.2编制内审计划根据内审方案，由内审组编制内审计划，报内审主管审批后，内审组分发至受审核方和内审组成员执行。内审计划包括：a）受审核方；b）审核目标；c）审核准则；d）内审组成员及分组，需要时包括技术专家；e）审核范围，包含涉及的场所、涉及的产

13、品/服务/活动、涉及的时期，涉及的场所宜细化到工作场所；f）审核活动安排，宜具体至审核日期、时间、组别、拟审核的过程或活动、涉及的部门或场所；g）首末次会议安排。内审计划表式样见附录Ae12.2. 3准备工作文件内审员做好内审准备，主要包括检查表、抽查方案等。准备工作注重内审的规范性，避免随意性和不必要的重复；确保审核目标的实现，防止偏离主题呆证内审工作进度和效率，宜包括：a）在检查表中逐项具体列出审核的项目、内容、方法等，如地面观测宜具体列出观测要素、设备及审核的方法、检定校准的时间要求、维护要求、维修时效要求等；b）在抽查方案中明确抽样检查的对象、地点、时间、内容、数量、统计分析方法；c）

14、确保审核信息记录完整，便于保存。7.3现场审核7.3.1召开首次会议首次会议宜：a）明确本次内审的目标和要求，确认有关单位和人员对内审相关安排达成一致，确保内审活动能够按计划实施；b）由内审组组长主持，参加人员包括内审组成员、受审核方负责人及各有关部门负责人，安排有技术专家和观察员的，技术专家和观察员也需参会；c）做好会议记录和签到。会议内容包括下列内容：a）介绍与会者，并概述与会者的职责及内审组成员分工；b）确认审核目标、范围和准则；c）与受审核方确认内审相关安排，如向导及其作用、临时会议的安排等；d）内审中所用的方法，如观测设备维护记录的抽样，可能进行的观测站远程审核等；e）介绍由于内审组

15、到场可能形成的风险的管理方法，尤其是可能影响观测正常实施或涉及安全的事项；f）确认内审组和受审核方之间的正式沟通渠道；g）确认已具备审核组所需的资源和设施，如卷尺、水平尺等工具；h）沟通有关末次会议的信息，例如会议的内容、时间、地点和参加人员；i）确认有关保密和信息安全事宜；j）确认有关受审核方对审核发现、审核结论的反债渠道。会议期间，宜提供询问的机会。7.3.2内审沟通内审组宜定期或不定期召开内审组内部会议，沟通内审进展情况，有需要时重新调整相关安排。内审组组长定期或不定期向受审核方、内审主管通报内审进展及相关情况是十分必要的。内审组宜对内审中的沟通做出正式安排，包括内审组内部的沟通、内审组与受审核方的沟通、内审组与内审主管的沟通，必要时与外部相关机构沟通等。