采购管理控制程序.docx

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1、采购治理限制程序公司内部编号：（GoOD-TMMT-MMUT-UUPTY-UUYY-Drn-采购治理限制程序编写人：程伟审核人：朱访批准人：赵浩杰分发号：受控状态：发布日期：二.一七年七月三十一日实施日期：二.一七年八月一日更改状态版本/修改次第更改页次/章节编制审核批准实施日期A/00全新程伟朱访赵浩杰2021.12.01B/00修订程伟朱访赵浩杰2021.08.01水兵1.目的保证采购产品能够适质、适价、适时、适量、适地满足需求,保证整个采购过程处于受控状态.2.适用范围适用于本公司所有原、辅材料、OEM配件、设备配件等物资的采购工作；以及物流、工装模具外包业务.3.定义对公司所采购的直接

2、或间接应用于生产的物料,按采购金额大小、对最终产品影响等综合考虑,依次分为A、B、C三类，见?采购物资分类清单？3.1A类物资：是指能直接影响公司产品的性能、采购金额或采购难度比拟大的物资,包括危化品等特殊物资.3.2B类物资：是指不直接影响产品的性能而间接影响产品质量的物资.3.3C类物资：采购价值相对较小且产品质量对公司最终产品质量影响不大，原那么上不会引起质量问题,在最终产品上仅起辅助性作用的产品；其中设备配件归为此类.4.责任4.1采购部：负责原、辅材料、OEM配件、设备配件等物料的相关材料的采购.4.2销售部负责物流运输的外包业务.4.3铸铁事业部模具组负责工装、模具的外包业务.4.

3、4生产调度：负责向采购部提供?年度生产方案？、？月度生产方案?.4.5铸铁/机加工事业部：负责提供采购所需的?铸造用主要原材料及轮毂、制动鼓总成用配件采购技术要求?及有关采购技术图纸和BOM物料清单等技术标准,并及时更新.4.6质量部：负责对采购物资进行检验,保证所采购物资符合有关技术和标准.5采购工作流程5.1采购需求的发起5.1.1方案性采购采购部依据仓库所提供的?年度盘点表？、生产调度提供的?年度生产计戈U?及铸铁/机加工事业部提供的BOM物料清单,编制?年度采购计戈U?,报采购部负责人、财务部负责人审核,总经理批准后生效.5.1.1.2采购部依据仓库所提供的？月度盘点表？、生产调度提供

4、的?月度生产计戈U?及铸铁/机加工事业部提供的BOM物料清单,编制?月度采购计戈U?,报采购部经理审核,经财务经理批准后生效.5.1.2临时性采购及其他对于一些工具、设备配件、低值易耗等临时性物资的采购，由需求部门填写?临时性物资购置申请单?,经需求部门负责人审批匕并提交仓库审核申购数量后,经采购部经理和总经理签字同意方可进行采购.签批后的?临时性物资购置申请单?转采购部方案员处,采购部方案员对需采购物料进行分工,各采购员根据采购过程限制流程进行采购.5.2采购价格确实定5.2.1对于没有签订年度合同的物资询价,1采购员在接收到?月/年度采购方案?或采购申请后,首先确认物资名称、规格、数量等内

5、容,然后从?合格供给商名册？中选择23家供给商进行询价独家供给商或原厂零配件无法替代的除外），并填写于“询价单.对于加工契约型采购工程,采购员应要求供给商提供“价格构成表和报价单,作为议价的参考；如?合格供给商名册？中无适合供给商，需要先开发新供给商.如果客户已提供一份核准的供方名单时,应从这份名单中所列的供方选择询价、采购各项相关物资.如需变更,那么需经客户核准后才可变更.5.2.1.2议价询价完成后进行议价作业,议价除注意品质、价格外,还应注意交货周期有无保证,能否向供给商争取分期付款或货到付款等.议价可采取面谈、邮件等多种形式进行；价格确定.1议价完成后,采购员应填写“比价表报采购经理及

6、总经理审批匕在审批匕工作完成后，方可进行采购.5.2.2对于己经签订年度合同的物资采购人员首先确认物资名称、规格、数量等内容,然后查询招标时定价，确定采购价格.5.2.3物流商及工装模具供给商价格确定过程5.2.3.1物流供给商价格确定物流供给商价格通过年度招标方式进行确认,并签订年度协议.如遇新的线路或油价上涨等因素,价格需报总经理批准后生效.5.2.3.2工装模具供给商价格确认5.2.3.2.1工装价格通过核价方式确认,报财务及总经理批准后执行.5.2.3.2.2模具类通过比价方式进行,经采购部负责人及总经理批准后生效.5.3合同/订单的签订5.3.1采购员依据采购部负责人/总经理的审批匕

7、意见,从?合格供给商名册？中选择供给商签订采购合同.在签订采购合同时要注意物资的质量要求、技术要求、到货时间、结算方式、运输方式以及产生纠纷后的解决方式,尽量降低采购风险,减少不必要的损失.5.4采购订单调整5.4.1当已发给供给商订单的商务条件发生变化时,或订单出现异常情况时（如生产方案调整或订单信息有误等），由采购员更新订单,经采购部经理批准后，交给供给商进行订单更新,并且在系统中进行相应修改,根据是否已经到货的情况决定通知仓库进行更新.5.4.2采购员将变更事项发放以邮件、或信函的方式通知给供给商，并与供应商协商达成一致意见.5.5价风格整在采购执行过程中，如遇材料或市场大幅波动,采购部

8、视情况与供给商重新商定调整价格,呈报总经理批准,并保存归档,根据新的价格执行.5.6进度跟踪5.6.1为保证交货期,采购员应根据订购合同提前用、邮件、信函或亲自到供方处跟催，以保证物料能及时到货,保证生产顺利进行.5.6.2供方应根据采购合同要求,按期到货.假设供方违反采购合同相关要求,本公司有权利取消订单或作其他相应的处分.5.6.3采购部应保证供方须到达100%按时交货水平,假设未达此目标时,应要求供方提出改善举措,并索赔由此所产生的额外费用.5.6.4供货风险预防举措：针对铸造行业特点,如雨雪天气、传统农忙季节、运输紧张、环保督查等风险因素,采购部应提前准备,保证物料供给.5.7物资验收

9、5.7.1要求所有物资的供方每次送货时都要随车附带送货清单、产品检验报告、生产批次及运输过程防护等信息.且送货时各供给商应根据“先进先出原那么，执行批次治理.5.7.2A、B类物资的验收要求采购员将采购合同或采购订单通过K3系统传递给仓库人员，仓库人员根据合同内容安排库位以便码放物资；采购物资到达后,仓管员根据供方送货单和采购合同/订单的内容清点收货.如供给商有送货随同人员，仓管员应尽量与供方送货随同人员共同对货物进行清点验收,如发现货物与送货清单不符,仓管员需通知仓库主管,并把具体情况通知给相关采购员.到货后,仓管员填写“产品检验/化验通知单，等待质量部对物资进行化验检验.质量部在接到通知单

10、后应对需验收物资进行检验,如抽检取样应具有代表性；等检验结果出来并合格前方可入库.如检验结果不合格，根据不合格品处理流程进行处置.在卸货过程中，仓管员如发现货物包装有破损,应在供方的送货清单上注明，并将情况通知给相关采购员，以便及时跟供给商沟通确认.5.7.3对于C类物资的验收要求C类物资到达仓库后由仓管员依据供方送货清单直接在现场验收,重点验收物资生产厂家、物资名称、数量、型号及完好性等信息.对于固定资产(设备配件)的检验,需通知设备部专业人员验收,其他相关步骤参照A类、B类物资验收过程.5.7.4对于危化品及劳保用品的验收要求仓管员在对危险化学物资验收时,应当注意危险化学物资的包装和标识是

11、否符合国家规定,承装器皿是否密闭、无破损,必要时可会同质量部、安全办等相关人员共同验收.劳保防护物资到达仓库后,仓管员应依据供方的送货清单点检数量,必要时可通知平安办共同检查其是否具有符合国家规定要求,验收合格后,方可入库.5.7.5进货检验的验收可采用以下一种或一种以上的方法：(1)进货检验及测试判定.(2)以公司实际使用结果作为判定依据.(3)提供材料/产品经第三方实验室测试认证报告.(4)供方提供的质保书或相应的证实文件.采用客户指定的供方,并不能免除本公司须保证供方的物资、产品及服务品质的责任.本公司或客户，如要求在供方处验证采购产品时,须按采购合同上明文规定验证安排及产品放行方式.5

12、.8物资入库5.8.1物资入库根据物资的种类办理入库：5.8.1物资入库时,仓管人员依据?仓库治理限制程序?进行验收入库.手续办理完毕后，仓管员开具?入库单？并录入C系统.5.8.2物资验收不合格,仓管员根据?不合格品限制程序?有关规定执行.对于不合格的物资,仓管员要将不合格物资隔离存放并标识.5.9发票入账5.9.1采购发票到公司后，由采购员、采购部会计、采购部经理依次对采购发票、入库单、磅单(如需要)进行核对,核对无误的发票由采购部会计负责在公司财务系统内进行发票勾稽,然后经采购部经理、财务部往来会计、财务部经理审核后由财务部往来会计登记入账.5.10账目核对5.10.1由财务部主导,采购

13、部参与对供给商的往来账目定期核对，只有账目核对无误后,才能申请付款；如账目核对有误,双方须再次核对,直至核对无误.5.11付款5.11.1采购人员对账目核对无误的供给商提出付款申请,采购部经理、财务部经理和总经理进行审批.5.11.2财务部依据领导审批匕后付款申请,安排付款.5.12其他5.12.1对于固定资产（如设备）的采购,根据?设备设施限制程序?执行.5.12.2物流运输商治理根据?运输商治理规定?执行.5.12.3对于工装、模具类物料的采购根据?工装模具限制程序?执行.5.12.4其他外包过程可参考本程序文件.5.12.5关于危险化学物资的采购要求5.12.5.1化学危险品的采购人员必须了解有关法律、法规、规章和平安知识、职业技术、职业卫生防护应急救援知识,方可上岗作业.5.12.5.2局部危化品，如汽油、酒精等,需向当地有关部门取得批准,根据要求采购.5.12.5.3当采购人员进行化学品采购时,应向供给商索取规格书、物质平安资料MSDS表，以确认符合规定.采购化学危险物资时,采购员需要求供方提供必要的化学品平安数值清单，有毒有害物资原辅材料的化学成分和运输、包装、储存条件说明等资料.