完整版（2022年）集团公司档案管理制度方案.docx

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1、完整版（2022年）集团公司档案管理制度方案第一节总则第一条为加强集团公司档案管理工作，有效地保护和利用档案,维护集团公司的合法权益，根据中华人民共和国档案法和国家有关建筑企业档案管理的法律、法规及有关规定，特制订本办法。第二条本公司档案是指公司筹建以来的在各项活动中直接形成的，对本公司以及对国家、社会具有利用、保存价值的不同内容、形式、载体的各种文件材料。第三条本管理办法适用于集团公司文书档案、科技档案、实物档案和其他非纸质载体的档案，公司人事档案和会计档案分别由人力资源管理中心和财务管理中心管理，不在本办法管理范围内，可参照本办法执行。第四条凡有查考利用价值的能反映集团公司工作活动的文件材

2、料均属归档范围，公司归档文件主要分为四类：(一)文书档案又称管理性档案，是指企业在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件，包括分、子公司和项目部的管理性文件；（二）科技档案指企业从事生产、科研、基建和管理活动中形成的有价值的科技文件材料，本公司的科技档案包括H程经营档案和工程竣工档案；（三）声像和电子档案集团公司各种活动中形成的具有保存价值的照片、录音带、录像带、电子档案等非纸质载体的声像和电子档案；（四）实物档案集团公司具有保存价值的奖杯、奖牌、奖旗、奖状、证书、重要赠品等。第五条集团公司档案实行统一领导、分级管理原则。集团办公室下设档案室，统一领导集团公司档案管理工作；各部门

3、、分公司、子公司（下称“各单位”）各项目部（包括外地项目部）均应设专（兼）职资料员，负责本项目的文件资料归档工作，在业务上接受档案室专职档案管理员指导和监督。第六条集团公司档案工作的主要任务是贯彻执行档案工作有关法律、法规、规章，建立健全公司档案管理规章制度，收集整理各类具有保存价值的文件资料，按照要求进行归档，为生产经营活动提供凭证和参考依据。第七条归档案卷的质量要符合文书档案案卷格式（GB9705-88建筑H程资料管理规程（DBJOI512003）和照片档案管理规范（GB/T11822-2000）等标准要求（外地项目如有变化则执行地方标准卜第八条本规定由集团办公室负责解释。第二节职责范围第

4、九条集团办公室职责（一）作为集团公司档案管理工作的主管部门，负责整个公司档案管理监督和指导H作；（二）负责对公司各单位档案管理工作进行考核、评价；（三）负责公司级和本部门文件的收集、积累、立卷和归档H作。第十条档案室档案管理员职责（一）建立健全本公司的档案工作规章制度，贯彻执行档案工作相关的法律、法规和方针政策；（二） 负责制定档案工作计划，协调、组织并开展档案管理工作，对各部门及下属单位进行业务监督、指导和培训；（三） 负责集团公司各部门文书档案的收集归档工作。负责收集工程部移交的所有工程项目的竣H科技档案及市场部的经营档案。做好集团公司归档档案的接收、借出、阅览等手续的办理和监督工作，负责

5、开展档案宣传报道、参考咨询工作，积极做好公司档案利用工作；（四） 指导、监督、检查、各单位专（兼）职资料员做好文件资料积累、立卷和归档工作；（五） 研究和审查有关公司档案保存价值、保管期限的原则和标准，监督审议有关公司档案的销毁问题；（六） 负责公司档案的保密和安全管理工作，维护公司经济利益。第十一条各部门专（兼）职资料员职责（一）负责各部门文书档案的收集、整理，按照档案管理要求及时归档；(二)工程部应设专职资料员，负责本部门文档和科档工作。具体监督、指导下属各项目部(包括外地项目部)做好文件资料的收集、整理工作。接收已完工项目所交来的工程竣工档案的审查工作，如有问题限时整改，达到要求后向集团

6、公司档案室办理移交手续。第十二条各项目部(包括外地项目部)专职资料员职责(一)负责本项目部各类管理和施工资料的收集、整理工作；(二)负责项目部文书档案和竣H档案的归档工作，并接受集团工程公司资料员的监督和指导。项目竣工后一个月内将所有工程竣工档案整理完毕后交到集团公司工程部资料员处，并办理相关移交手续。第三节文书档案归档管理办法第十三条文书档案范围(各单位归档具体内容见附件1):(一)上级机关的文件材料；(1)上级机关召开的需要本公司贯彻执行的会议的主要文件材料；(2)上级机关下发的属于本公司的主管业务并要执行的文件，以及普发的非本公司主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；(3)上级机关转发本公

7、司的文件；(4)本公司代上级机关草拟的并被采用的文件的定稿和样本；(5)上级机关领导视察、检查本公司工作时的重要指示、讲话、题词等材料。(二)本公司的文件材料(1)本公司召开的各类会议的文件材料，包括董事会、H作会议、专业会议等；(2)本公司发布的包括转发及与其它机关联合颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；(3)本公司及公司内部职能部门的工作规划、计划、总结；(4)本公司检查各分公司工作或调查研究形成的重要材料；(5)本公司汇总的统计报表及统计分析资料；(6)本公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料；(7)本公司重要的介绍信及存根；(8)本公司的干部任免、调配、人员编制、人

8、事劳资、聘用、纪律检查、辞退等工作中形成的有关文件材料；(9)本公司与有关单位签订的各种行政类合同、协议书等文件材料；(10)本公司的请示与上级机关的批复，下级单位的请示与本公司的批复；(11)本公司在外事活动中形成的有参考价值的文件资料；(12)本公司的财产、物资、档案等交接凭证、清册；(13)设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证等文件材料，设备仪器的运行、维修记录、设备改进、改装和报废的文件材料等；(14)质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中的各种文件材料；(15)物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成

9、的各种文件材料；(16)公司各单位在管理活动中形成的其它重要文件材料。(三)同级和非隶属单位的文件材料(1)同级和非隶属单位颁发的非本公司主管业务但需要执行的法规文件；(2)有关单位对本公司工作检查形成的重要文件；(3)同级和非隶属单位与本机关联系、协商工作的重要来往文件。(四)下级单位的文件材料(1)下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、统计、报表等；(2)下级单位报送的法规性备案文件。第十四条归档时间(一)每年年初，档案室发出归档通知，各单位负责在四月底前将上年文件资料按要求整理好向档案室归档；(二)对某些专业文件或特殊载体的档案，或驻地分散在外的单位形成的档案，可在适当时间向档案室归

10、档。(三)各项目部的文书档案在项目竣H结束后进行归档。第十五条归档要求(一)归档的文件材料必须准确地反映公司生产、经营活动等各项活动的真实内容和历史过程；文件材料应齐全、完整；(二)归档中重要文件必须为原件，若为复印件，归档部门必须在目录中说明原件去处，废纸页面要加盖“作废”印章；(三)归档文件必须用蓝、黑墨水书写，底图用碳素墨水绘制；书写要工整、清晰；不能用纯蓝墨水，圆珠笔、铅笔、彩笔书写；（四）归档单位应合理组卷，按序排列；为便于保管和查找，归档文件要进行编号，凡有文字的页均要编号，空白页不编号，页号位置在正页右上角，反页左上角；编号时应使用铅笔。（五）组卷后，归档单位要编写案卷封面、卷内

11、文件、备考表。案卷封面一般为购买的制式牛皮纸封面，只需把所需要填写的文字套打到相应的位置即可，不可手填（详见附表1）；卷内文件目录需要自己打印，其内容主要包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页次、备注（详见附表2）;备考表也为购买的制式牛皮纸手H填写即可（详见附表3b（六）所有案卷均须装订成册，便于保管。装订时要剔除金属物，用棉线在左侧三孔装订，棉线装订结打在背面。装订线距左侧20mm,上下两孔分别距中孔80mmo（七）案卷背脊格式详见范例1。第十六条归档手续归档文件经档案室审查合格后，归档部门填写文书档案移交清单（详见附表4）一式两份，双方签字盖章，各留一份备查。卷内目录也应作为移交清单

12、附件进行交接，并将移交清单及卷内目录电子版发送至档案室，进行统一管理。第十七条档案室整理要求档案室审查合格、接收文书档案后，按照“年度-部门”顺序排放，同时做好登记、统计和检索工作。第四节科技档案归档管理办法第十八条归档范围及类别凡是直接记述和反映本单位科技和生产活动的，具有现实和长远保存价值的科技文件，都应列入归档范围，分类如下（各单位具体归档范围见附件2）:（一）经营档案：公司经营活动前期进行市场调研、可行性研究、广告宣传工作中形成的重要文件材料；与相关方合作开发协议、意向书等重要文件；已中标工程在投标、中标及签订合同过程中产生的文件资料，未中标工程的具有较高参考价值的文件资料；（二）工程

13、竣H档案：包括建筑工程资料管理规程（DBJOI512003）规定内容、文书档案（指会议纪要、收发文等）和竣工结算资料三部分；（三）其他类科技档案：包括设计底图、照片档案、重要设备仪器档案、技术革新或改造、公司招标等过程产生的文件资料。第十九条归档时间和负责部门（一）地产类经营档案由地产公司在每年四月归档；（二）建筑类经营档案分为两部分：（1）经营活动前期形成的调研、宣传、合作意向、协议等文件由市场部于每年四月归档；（2）由信息部负责的中标工程，其招投标文件由信息部在收到中标通知书后两周内整理完整移交公司档案室；其余中标工程的招投标文件均由市场部在收到中标通知书后两周内整理完整移交公司档案室。（

14、三）H程竣工档案：(1)施工技术文件：在工程竣工验收后一个月内由工程部负责归档。(2)结算资料：待工程竣工并结算完毕后，由合约部负责归档。(3)其他科技档案在每年四月由资料产生单位负责归档。第二十条归档要求及归档手续(一)归档要求(1)工程竣工档案归档内容严格按照本制度中附件2科技档案归档范围要求执行。(2汨档中重要文件(单位工程竣工验收记录表、分部竣工验收单、设计变更洽商等)必须为原件，若为复印件，归档部门必须在移交单或目录中说明原件去处。(3)工程资料封面、卷内目录、分项目录、备考表都按照北京市建筑工程资料管理规程(DBJ01-51-2003)要求。(4)归档单位应合理组卷，按序排列；为便

15、于保管和查找，归档文件要进行编号，凡有文字的页均要编号，空白页不编号，页号位置在正页右下角，反页左下角，编号时应使用签字笔；图纸折叠后无论何种形式，页号一律编写在右下角。装订时要剔除金属物，用棉线在左侧三孔装订，棉线装订结打在背面。装订线距左侧20mm,上下两孔分别距中孔80mmo(5)案卷脊背内容有项目名称、案卷题名、共盒，第盒，下边有移交部门，详见范例20(6)如有部分资料不能及时归档，工程资料员须催办、收缴，直至归档为止。(二)移交手续(1)经营档案：工程中标后招投标文件由中标工程负责部门移交工作。卷内目录格式可参照范例4,案卷背脊参照范例5。集团档案室负责对所移交资料的内容及格式进行审核，如有问题限时整改，达到要求后，双方办理科技档案移交登记表，卷内文件目录作为此登记表的附件。如果发现问题确实解决不了，就须在移交单上注明。此移交表一式贰份，双方经办人、经理签字盖章后生效(表格样式详见附表5卜(2)工程竣工档案：工程竣工验收后，H程部负责工程竣工档案的移交工作。集团档案室负责对所移交资料的内容及格式进行审核，如有问题限时整改，达到要求后，双方办理科技档案移交登记表，如果发现问题确实解决不了，就须在移交单上注明。此移交表一式贰份，双方经办人、经理签字盖章后生效(表格样式详见