某公司档案管理系统操作培训.docx

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1、20一三年世纪科怡档案管理系统操作培训字向红一、管理软件安装、初始化、数据备份恢复单机：标准v3.2l版本网络版：同时支持8个客户端同时录入或查询。1、安装、初始化（以单机版本为例）安装：安装时建议安装在非操作系统分区（如：D盘），并设置一个文件夹如:d：infosoft40原文设置：d：kydoco光盘系列号在光盘盒背面。实体分类号：操作此步之前，一定要先“全宗设置”，为了便于区分，序号建议使用（HOl来表示，前两位表示：类别（01文书档案、02会计档案等），后两位表示大类下的小类（HOl表示综合类）辅助字典：根据需要来设置保管期限、密级、会计类别，在相应的字典类目下分层设置对应的内容，可在

2、辅助字典下面设置和来文或档案录入界面下，如：加一五年和25年保管期限。档号设置：三级、两级、单级二级管理：全宗号（3）-目录号（3）-案卷号（3）-页号（3）如：089-05-123-012单级管理：全宗号（3）-归档年度（4）-实体分类号（4）-保管期限（4）-件号（3）o如：089-2006-0102-Y-20（y表示保管期限永久，C表长期,d表示短期，30代表30年、10代表10年）用户管理:设置部门、设置用户、设置密码（选择某用户-“用户”菜单-属性）及某用户权限日志检查：系统操作日志，如：2011年5月25日ISA用户删除500条记录，进入日志检查后可查看到相关记录。2、数据备份、恢

3、复（库备份恢复）is_archive.db（如图:1.1、1.2）二、档案管理软件基本录入科技档案为三级管理。靠档号来进行关联。传统文书、基建、照片、会计等档案为二级管理有关联：显示所选案卷级目录的卷内目录无关联：显示所有案卷级目录的卷内目录简化必须著录项目：文件编号、密级、文件题名、责任者、文件形称时间、页数、全宗号、归档年度、分类号、目录号、案卷号、保管期限为必录项目文号：由机关代字+年度+顺序号组成如：临档发201245号（机关代字：临档发年度：2012顺序号：45号）密级：密级是文件保密程度的等级，按GB/T7五6T987文献保密等级代码将文献保密等级划分为六个等级:绝密、机密、秘密、

4、内部、国内、公开。题名：是表达文件的中心内容、形式特征的名称。1、没有题名或者不能揭示内容时，应该依据其内容拟写题名，infosof14H二冯世纪科恰祜案律理系统（单机瓶）.我的电伯常规快建力式兼容性文件征）编辑西查看收窸工具0）i夕,搜索文件夹5i_JD:XProgroffiFlsinfosoft4文件和文件夹任多重命名这个文件夹尊动这个文件夹装利这个文件夹将这个文件夹发布到Veb共享此文件夹:个文件夹1昌FrogrftAFilazD我的文档匕）共享文档寸我的电脑T冏上邻居7I编文件名和参数201320130G。7_布农机盘理j3.2.1.rrAriaI-J20QIfFilsinfosoft

5、4sinfwch文件夹臬面口我的文档BJ我的电跑GBJ本地昭比(C:)-iJ新加卷CD：)口BAKUPL.DovCdStJp/ogwFiles口info三oft4常规商领起枣/生伴备份时间,件名201_临沧市档案局3.1一单机版.ru压缩文件格式0RAR）OZIPa）而加井替换文件/压缩选项/口压绡后删/源文/心）血自解压格痂缩文件QC创建固实压啾件匹）_Uiii加阳厂均黄世蚣演电而口添加诙食癖电）测试压彝件）默定压艇件6）J名称OftckvPgRydoc2013-26O7-rg一PAU.EXECCoXmrtSqLIOgDatarzcycle.dllk)dsormer.ocx为小类型文件夹文件

6、夹文件夹1,148KBVfinRAK压缩文件44KBXtiVeX控件268KB燃用程序8KB文袍档392KB应用*序扩展80KBACtiZ控件I?6,740KB倒据库:修改日期2013-8-610182013-8-69:442013-69:442013-6-78:172007-8-2712:132007-8-2712:142013-8-610:222007-8-2712:142007-8-2712:142007-8-2712:132013-8-61059菊文件名和娄效inf。SOEycpAr11.SAECtoory.dllISAEOlMqgedllISAecHoSelect411SAECSYS

7、MgyadllEsarckivequertdll叵保存文件至算据（三）回保存文件鹏18（1）.每个分卷操作完之后药停W）旧风格分卷名OJ2KBKBKBKBKE lo36JS5808gU 2 5 6 8应用程序扩展应用程乐扩展应用程序扩展应用程序扩展应用程序扩展VRffUabbig备份时间注释恢复谈8IEh压缩2007-8-2712:142007-8-2712:142007-8-2712142007-8-2712:142007-8-2712:142007-8-2712:14.2007-8-2712:142007-8-2712:142007-8-2712:142007-8-27:112007-8-

8、2712:142008-5-1916:402007-8-27KH2007-8-2712:142007-8-2712:142007-8-2712:14设置空码0系统口后台压缩口完成操作后关闭讨机电源但）口如果我它WinRAR和性被激活则等待也）压缩文件名和参数世纪科怡档案sinfrCh图1.1我的文令我的电跑Wlffii确认文件替换文件G)编野查看9收藏ZM(I)帮助01)TlfaSSrr1I国中30607sinfarchQ后退0二搜索文件夷区H-IJi_JD:PrograftFilesinfosoft4snfarch文件夹旦面，口我的文措名称人:)BcVdIkydoc更用3ec三扫描通解压到当

9、前文件夹QO压到2013N013CqAdobeDriveCS4发送到如剪切建)复制。创建快捷方式6)删除)重命名IM)属性自拟题名放在在原题名后面并加（），比如某份文件的题名是：紧急通知，我们应该根据文件的内容自拟一个题名：紧急通知（关于加强公共场所消毒预防非典的紧急通知）2、涉及人事、干部任免，工资、级别变动人员的。要在原题名后面录入涉及本单位的相关人员，加“（），目的是为了提高档案检索的准确率。3、题名中的简称一律写成全称或者规范性简称。如：临沧地区行政公署商业局，简称临沧行署商业局。4、题名中涉及到的方块数字一般换成阿拉伯数字。比如二OO一，录入时一律使用阿拉伯数字，如：2001,专用名

10、词不变，比如：“十二五”规划等。责任者：有多个责任者时，责任者之间以“；”相隔，三个以上责任者的，著录前面两个，然后加“等”来著录。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“（）:机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。简称一旦确定，就必须前后统一文件形成时间：文件形成时间：时间项一律用8位阿拉伯数字表示。年4位月2位日2位，不足8位用0补足。如：只能确定为2006年，那就填入20060000,若是2006年1月1日,则填入20060101。常用快捷键介绍1、移动到下一个文本框，按Tab键或enter键。Shift+Tab则上移到上一个文本框。2、题名录入时如果上

11、下两条大同小异，可用ctrl+c复制，再ctrl+v粘贴，CtrI+X剪切，然后进行不同之处的修改即可，这样可以提高录入的速度。3、快捷键保存：ctrl+s,存加:ctrlz4、需要选中部分行进行删除或打印报表操作时，先选中第一条，按住Shift键后选中最后一条，如果不是连续的选，空行选择时，按住CtrI键用鼠标点击所需要选择的行。技巧：录入时误删除全部题名，可单击右键选“撤消”。三、档案管理软件查询、排序、目录序列查询：简单查询、高级查询。数据排序：一般采用用档号排序，也可根据需要进行选择其它数据源进行排序目录系列：设置前先选中档案门类（简化方法整理一设置一设置目录序列）批量修改：条件必须部

12、分记录内容相同。选择记录:选择1-n间所有记录：先选中第1条，按住shift键选中第n条。选若干条记录：按住Ctrl键逐条选择。目录序列：v3.2.1（按F5）一作为目录序列字段四、浏览界面设置、文件归档流程、件号调整1、浏览界面设置2、文件归档流程（如图：4.1）a.文件管理下进行文件登记（来文、发文、内部文件）b.文件管理下对文件进行鉴定：鉴定（补充相关字段内容）：填入归档情况,若需归档则填入：全宗号-实体分类号-保管期限c.门类字段对应d.文件管理-文件归档（查询归档内容-（不能使用年度归档且钩选“形成档号”）点选顺序（件号）,g 文件也)记熨宴 嚼文 设置 工具的 帮助首条来文内部文件

13、00010002查询收发文管理.必即查看I退出案熊殷语对表Qi):厂年度归档厂形成挡号B接收原文小)00003 0O418简单查询云建云建投2006 云建标2006.518字号云建200648号畋发200题名关于对未取得安全生产许可证.关于市三中建盖实验电教统合. 关于健全建设系妩安全生产嫁. 关于公布云南省房建和市政基. 报2006年云南省工程建.I责任者归档情况I密级数量云南省建设厅需归档临沧市发改委需归档云南省建设厅需妇档云南省建设厅需归档云南省建设厅需归档文件份数11111“全部范围查询&)帮助(H)全宗号)287腌归档年度(V)2006分类号电)地J保管期限QO设置查询项6)7档案管理 归档文件目 录下1就文件归卷一一来文17:18函0 17:18图：41选中4份文件共4页记录：第4条/共5霹一超级用户2011-5-26I6Xbe218.63.52IO2Windows”.丧世纪