档案管理制度全套.docx

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1、档案管理制度全套为加强公司档案管理工作，提高档案管理质量和效率，结合公司实际,特制定本制度。一、归档范围具有保存、利用价值的各类文件资料合同均需归档。（一）重要会议的通知、报告、决议、领导讲话、会议记录等材料；（二）本公司对外的正式发文及有关单位的来往文书；（三）公司各种工作计划、工程资料、请示、批复等；（四）公司与有关单位签订的合同、协议书等材料；（五）干部任免、员工奖惩、员工薪酬、福利津贴等方面的人事材料；（六）公司经营相关的凭证和票据。二、档案归口管理（一）公司级档案存放在行政部。（二）其他资料由归口部门负责存放。三、档案分类（一）行政类1.公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计

2、划、管理决策等。2 .公司及其他单位往来发文、工作报告、请示、会议记录等。3 .公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、荣誉证书等。（二）人事类员工入职档案、培训档案、工资绩效档案、离职档案等。（三）库管类仓库管理方面的材料出入库登记等。（四）工程类包括设计图、施工图、效果图、报价表、工程施工合同及附件、工程预决算、验收报告等。（五）财务类会计凭证、会计账簿、财务报告、工程款手续、对账单、合同、税票、协议等。(六)投资开发类招投标文件、中标通知书、询价报价、合同。四、档案的保管1.行政部负责本制度的制定、档案管理工作进行监督、检查，行政专员负责公司档案的统一收集管理。2 .各部门负责人是本

3、部门档案管理工作的责任人。3 .各部门负责人指定专人负责本部门档案收集整理等。五.管理内容(一)归档要求：1 .各部门必须认真执行公司有关各项规章制度，尽职尽责做好档案管理工作。2 .档案管理员应积极收取各种门类和载体的档案资料，妥善安全管理。3 .要根据档案的来源、时间、内容、形式等将档案分类。4 .需归档的各类文件、资料，要编好档案目录，写明柜号、入档时间、名称、编号，经手人、类别，方便查找。5 .档案管理人员离开档案室时，必须关停电器，拔掉电源插头，上好门锁，管好钥匙，节假日离开前必须严格检查，必要时可打封条。6 .定期清理检查，对破损和褪变的档案要进行修复和复制，并做好档案的防霉及防蛀

4、措施。（二）档案查（借）阅1 .档案管理员做好借阅登记本记录（借阅时间、借阅人、借阅内容、归还时间）。2 .借阅档案人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经批准不得复印档案。3 .本单位工作人员因工作需要可以直接与管理员借（查）阅，并在本单位范围内借（查）阅。4,外单位工作人员借（查）阅档案要持介绍信（证明），经分管领导批准后，方可借阅或带走，管理员登记借阅人员情况，借阅目的和范围。5 .借阅期限不超过2天，确需延期，须经分管领导同意并另行办理借阅手续。6 .借阅者必须严格遵守保密制度，只能查阅相关内容，不得随意传播和

5、扩散档案内容。借出的档案不得转借他人,不准带到公共场所查阅。7 .借阅者需摘抄（复制）档案内容，须经档案管理人员同意，所摘抄（复制）的内容经管理人员校对并加盖我办公章后方为有效。8 .归还档案时，档案管理人员必须详细检查，核对无误后，且借阅双方交接清楚，并在借阅登记本上进行注销。9 .借阅者要按时归还档案，对已到节约期限尚未归还的档案要及时跟踪追还，以防丢失。10 .如借阅者丢失、损毁档案，管理人员要及时报告公司领导，采取补救措施，并追究借阅者责任。（三）档案销毁1.超过保存期限，失去保存价值的档案应销毁。2 .部门内部的档案由部门负责人核准销毁，公司档案由总经理负责核准销毁。3 .档案销毁应有两人以上人员共同完成，并应登记填写销毁记录。