升本材料收集与整理规范.docx

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1、升本材料收集与整理规范一、材料收集、整理与编撰的时限材料的收集、整理与编撰，其时限以自然年度计算，宏观性、长远性的材料，可根据实际情况上溯到合并时。二、原始文件材料的质量要求所有产生的原始文件材料（包括文件、表格、记录、签字等）必须按照归档文件材料的质量要求形成：1、纸质文件材料必须使用碳黑墨水笔书写，不能使用字迹容易扩散的圆珠笔、铅笔、彩色笔、纯蓝墨水笔写。2、所有形成文件材料的纸张必须用A4纸（编撰的各种资料除外5。三、材料的整理要求所有升本材料必须按评估体系中的评估细则支撑点的要求，结合档案分类法进行分类，且要求分类准确，编目清楚，整齐美观，查找方便，保证专家考察时调用材料的方便、快捷，

2、要在工作过程中重视原始材料的收集与积累。四、评估材料的复印要求为便于统一装订、装盒，复印材料用A4纸，复印时要注意整洁、清晰。五、评估材料的格式要求（一）文字材料制作工具使用MicrosoftWord2000XP2003中文版。（二）页面设置1 .纸型采用国际标准A4型纸且激光单面打印或复印。2 .打印方向（1）文字材料采用纵向打印。页边距：上25mm,下22mm,左28mm,右26mm,页眉15mm,页脚17.5mmo（2）表格采用横向单面打印，上边距为28mm,下边距为26mm,左边距25mm,右边距22mm0（3）文中表格采用纵向打印，页边距同（1）o（三）文字材料字体、字号、结构层次等

3、方面的要求1 .标题标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。一级标题：2号方正小标宋简体（如有副标题，用3号楷体；行距为固定值25,居中排版。二级标题：3号方正小标宋简体。三级标题：3号仿宋加黑。文中小标题：3号楷体。2 .正文正文字体大小采用3号仿宋体字，行距为固定值25磅,表格内文字的字号、行间距可适当调整。标题下空1行，每自然段左空两个字，回行顶格。数字、年份不能回行。文中如有小标题，结构层次序号为：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。结构层次如为三层，取上述层次中的第一、三、四层；如为两层，取上述层次中的第一、三层；如为一层，取上述层次

4、中的第一层。所有标题独立成行，不加标点。文件资料如有附件，在正文下空一行左空两个字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称，附件如有序号使用阿拉伯数字。4 .落款凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称，在下一行相应处标识成文日期，用3号仿字体字标识。5 .页码（1）新形成的文件材料的页码标在页面底端（页脚）右侧。用4号半角TimesNewRoman体阿拉伯数码标识。（2）每卷内的页码用2B铅笔在页面的底端右侧用阿拉伯数码连续标识。（四）材料印刷和装订的要求新形成的文件材料采用单面印刷。一律在左侧装订，不掉页。六、材料中纯表格材料的格式要求（一）表格制作工具为了方便数据

5、的汇总与分析，对于数据较多的表格制作工具统一使用MicrosoftExcel（2000/XP/2003中文版），数据较少或需要文字表述较多的表格，使用MicrosoftWord2000XP2003中文版。（二）页面设置1 .纸型一般均使用A4纸。2 .页面设置页边距：上25mm,下22mm,左28mm,右26mm,页眉15mm,页脚17.5mmo表格居中方式为水平居中。3 .打印方向纯表格均采用横向打印，文中表格用纵向打印，页边距的设置要注意与全文纵向打印的页相吻合。（三）表格格式1 .表格名称表头3号方正小标宋简体，对齐方式为垂直居中、水平居中，在EXCel中可以选择字体大小为16磅。2 .标题行仿宋体小四号字、加粗，在EXCel中可以选择字体大小14磅，对齐方式为垂直居中、水平居中。表格分页时，标题行重复。3 .表格中字体、字号等要求仿宋体小四号，在EXCel中可以选择12磅，对齐方式为文字内容垂直居中。（四）统计表和一览表要注意区分。