AA集团公司档案管理办法.docx

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1、AA集团公司档案管理办法第一章总则第一条为了加强对集团公司档案的管理，促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法。第二条本办法适用于集团公司本部及子公司对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管等。第三条职责分工（一）行政管理部负责对集团公司的各类档案实行统一管理和集团公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况，对各部门、子公司的档案工作及资料员进行业务指导和培训。（一）人力资源部负责对集团公司本部人事档案的直接管理和子公司人事档案的备案管理。（二）财务部在遵照本制度和财务档案管理的有关法规性文件的

2、前提下，负责集团公司会计档案的管理，并接受行政管理部的监督、检查。（三）项目公司负责人负责本项目档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。（四）各部门、子公司应指定本单位的档案管理人员（兼）并报集团公司行政管理部备案。（五）各部门、子公司负责人负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。第四条档案的分类集团公司档案分为七大类：文书档案、人事档案、会计档案、工程档案、影像档案、实物档案、经营档案。各类档案的具体管理见附件一至附件七。第二章档案立卷、归档第五条行政管理部及各职能部门、子公司的档案（资料）管理员应定期（每月一次）进行档案的收集。第六条立卷归档的时间（一）各类法规、政府文件等外来文

3、件，各部门、子公司在收到或取回文件后，原件必须在7日内交行政管理部，由行政管理部负责外来文件的统一登记、传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要，可留存复印件。除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由集团公司行政管理部归档。（二）凡己办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在当月内立卷归档。每月底，各部门、子公司档案管理员应把整理审定完毕的档案资料移交行政管理部保管。（三）在获得证照后，除了“税务登记证”在财务部保存外，集团公司的其它各类证照（营业执照、资质证书、企业代码证等）应在7日内交行政管理部保存。各子公司项目的各类批文、证照原件，在项目开工后均须移交行政管理部保存。（四）

4、各项目公司应于项目结束后向集团公司行政管理部移交各类档案。（五）移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。第七条立卷归档的要求（一）归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。（二）案卷要求1、归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。2、归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份。移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。3、卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映集团公司业务的全貌，便于保管和利用。4、填写案卷一律用碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应

5、清楚、准确。（三）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。（四）影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。第三章档案的保管第八条归档后的档案由行政管理部统一保管。各部门、子公司临时保管的档案应设专用档案柜，并由行政管理部专职档案管理员负责保管。第九条档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。档案管理员要熟悉档案情况，主动了解集团公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为集团公司各项业务的开展提供依据性资料。第十条行政管理部要严格按照“八防”（防火、防盗、防

6、潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。第十一条档案柜内不得存放与档案无关的物品。第四章档案的借阅和保密第十二条档案资料一般不外借。需要外借的档案，借阅人应办理借阅审批和登记手续。借阅、复印一般档案，应经行政管理部经理批准；重要档案（机密文件、证照等），需经集团公司总裁批准。第十三条各部门、子公司工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经行政管理部经理和原形成档案的部门负责人批准，方可借阅。第十四条借阅人员在抄写、查阅档案时，档案管理员应积极配合、协助,严禁擅离岗位。第十五条借阅人员要爱护

7、档案,按期归还。借阅人员不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印。私自复印者，集团公司经查证属实后给予“严重警告处分”。预期归还者，档案管理人员应及时催收。如延长借阅时间，须办理续借手续。第十六条档案的保密（一）档案管理人员必须有严格的保密观念，保证集团公司档案的绝对安全。（二）档案室要坚固，保管设备要符合保密要求。（三）合理划分并调整档案密级，严格履行借阅手续，涉及集团公司重要信息的档案必须由副总裁以上领导签字后方可借阅，涉及本部业务的由部门负责人签字后方可借阅，涉及其它部门的由本部门负责人及相关部门负责人签字方可借阅。（四）经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念

8、。档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。（五）企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案。第五章档案鉴定和移交第十七条集团公司行政管理部档案管理员、各部门、子公司档案管理员应按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确确定档案的存毁。第十八条档案的鉴定工作应在集团公司分管领导的指导下，由集团公司行政管理部和有关业务人员共同鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经集团公司分管领导批准后，由专人进行监销，并在销毁清册上签字。第十八条档案的移交工作需严格按照档案馆的规定，定期向档案馆移交。移

9、交的档案应保留一份复印件以备查考。第六章附则第十九条本集团公司人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方可离开岗位。第二十条档案人员应积极开展档案编研工作，积极配合集团公司有关部门编写大事记、组织机构沿革等，为集团公司品牌建设服务。第二十一条集团公司所属的各子公司的档案管理工作遵照本办法执行。第二十二条本办法有七个附件，附件文件是本办法的组成部分。附件一：文书档案管理细则附件二：人事档案管理细则附件三：经营档案管理细则附件四：会计档案管理细则附件五：工程技术档案管理细则附件六：影像档案管理细则附件七：实物档案管理细则第二十三条本办法有行政管理部负责解释。第二十四条本办法自颁布之日起施行。附件一

10、文书档案管理细则第一条为了进一步加强对文书档案的管理，特制定本细则。第二条本细则适用于集团公司本部及下属子公司在工作活动中形成的全部文书档案的管理。第三条职责（一）行政管理部负责集团公司文书档案的管理。（二）各职能部门、子公司负责本单位文书档案的立卷、归档、移交工作，并指定专人（秘书）负责保管集团公司下发的文书档案。（三）各子公司负责本子公司文书档案的管理工作，并指定专人（秘书）负责保管集团公司下发的文书档案。第四条文件材料的归档范围（一）外单位来的文件材料.：1、政府有关机构召开的重要会议的纪要、决议等。2、政府有关机构颁发的、针对本单位的或必须贯彻执行的决议、决定、通知、指示、命令等。3、

11、政府有关机构对本集团公司及下属子公司检查工作形成的文件材料。（二）集团公司在工作中形成的文件、资料：1、集团公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等。2、集团公司总裁办公会、各种专题会议的通知、报告、总结、总裁讲话、纪要、重要的简报及会议记录等。3、集团公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件材料。4、集团公司及各部门、子公司的年度工作总结、计划及报告、简报。5、集团公司编制的各种计划、统计报表等。6、已经履行完成的集团公司对外签订的各种合同、协议书等。7、关于人事任免的文件材料。8、集团公司合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告

12、、计划、总结、重要简报等。（三）下属子公司报来的专题报告、典型材料、请示等文件材料。第五条文件材料的归档时间（一）集团公司各部门、子公司形成的档案应在文件处理完七日内向集团公司行政管理部移交。（二）各子公司形成的文件档案应于每季度末向行政管理部移交一次。第六条归档文件的系统性要求（一）应归档的文件材料一定要收集齐全，凡属于归档范围的各种形式的档案以及和档案有关的资料都要收集。（二）归档要遵循文件的自然形成规律，按照文件之间的历史联系、依据发文机关、问题、时间、名称等特征准确分类立卷，使案卷能正确反映企业活动的基本面貌。一个部门产生的文件应尽可能集中在一起组卷。上级和下级机关的文件除与本单位文彳

13、牛有密切联系的外，一般不和本单位文件一起组卷。需要长久保管的文件和短期保管的文件应分开立卷。第七条归档文彳牛在技术加工方面的要求（一）案卷封面的各个项目均应填写清楚、准确，要根据“档案材料保管期限规定”注明案卷的保管期限。（二）卷内文件应按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面；正文在前定稿在后;批复在前请示在后。（）归档文件一般应按年度立卷。请示、报告、规定按签发年；年度计划按开始年；多年总结按最后年；批转、批复按批转、批复时间立卷。（四）整理好的案卷要逐张编号，填写“卷内文件目录”和“卷内备考表”，以上需用打印机或钢笔字迹填写。（五）拟写案卷标题要做到正确反映卷内文件内容，标题的三要

14、素（文件作者、内容、名称）要完整、准确。文字要简练通顺，概括准确，合乎文法，标点要正确，避免文不对题、词不达意，避免过于抽象笼统或单纯堆砌文件标题，一般标题不要超过二、三十字，特殊情况最多不能超过五十字。（六）案卷的装订要做到：装订前修整文件，对于破损文件材料要进行修补，装订线上有文字的要进行裱糊。修补文件用防虫浆糊，以防虫蛀。文件纸型大小不一时，要做必要的补贴或折叠。字迹不清楚的重要文件材料要设法复制清楚。文件分类要反复推敲，确保无疑时再装订，以避免因分类不准确造成返工。案卷装订要使用线绳或麻绳，去掉原有金属钉，严防装订中有损文件字迹现象，装订后的案卷应整齐美观。（七）向档案室归档的所有案卷

15、，都要根据案卷重要程度，按照一定次序进行系统的排列，编写案卷顺序号，填写案卷目录一式两份，交接人双方清点无误后由有关人员在案卷目录上签字，双方各存T分。第八条文书档案的保管期限文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久为十年以上，长期为五年至十年，短期为五年以下。（一）凡是反映集团公司重要职能活动和基本历史面貌的需要经常利用，具有长远查考利用价值的档案，应列为永久保管。（二）凡是反映集团公司工作活动的，在相当长时间内需要查考的档案，应列为长期保管。（三）凡是在较短时间内集团公司需要查考的各种文件材料均应列为短期保管。归档范围和保管期限详见下表：文书档案归档范围和保管期限一览表序号归档范围保管期限1与本集团公司业务有关的政府主管单位颁发的指示、命令、条例、规定等重要的文件材料永久2集团公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等永久或长期3集团公司总裁办公会、各种专业会议的通知、报告、总结、领导人讲话、纪要、重要的简报及会议记录等永久或长期4集团公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件永久或长期5政府有关的主管部门来我集团公司检查工作形成的文件材料短期6集团公司对外签订的各种合同、协议书等长期