人事档案信息化管理的内容.docx
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1、人事档案信息化管理的内容人事档案信息化管理的内容从人事档案信息化的过程来看,现代人事档案信息化管理的内容并不是一成不变的。随着时代的发展,社会信息化的推进,尤其是人事档案信息化管理意识的提升和信息技术的不断提高,现代人事档案信息化管理的内容在不断丰富。人事档案信息化可以比喻为一个交通运输系统。在这个系统中,“车即计算机的硬件与软件,包括硬件、操作系统与应用系统,后者主要指人事档案管理系统软件;“路”指基础设施,即网络,是我国目前形成的三网(广域网、专网、局域网)相对独立的运作模式;“货物”是人事档案信息资源,包括各种数据库资源;“交通规则”是档案信息化建设的标准与规范;“警察”和“司机”是指档
2、案管理部门和档案专业技术人员,即人才队伍建设。从这个角度看,人事档案信息化不仅涉及档案这个行业,而且与全社会尤其是当代信息技术的发展有着密切的关联。当前,人事档案信息化的内容可以从微观和宏观两个层面进行考察。微观层面是针对各个人事档案管理机构而言的。从这个层面考察,人事档案信息化侧重于采用信息化技术对于人事档案进行科学管理,主要包括以下方面内容:(1)人事档案信息的收集当事人及其代理机构所产生的各种信息,不论是电子化信息还是纸质文件记录的信息,都是收集的对象。人事档案信息收集过程中,尤其是需要注意收集个人在社会活动中产生的、没有上交代理机构的档案信息,如评奖、创造与发明专利等。在信息化过程中,
3、既需要注意收集办公信息化过程形成的人事档案电子公文,也需要对于已有的人事档案进行数字化处理后形成的档案信息。(2)人事档案信息的整理人事档案信息整理因为人事档案系统的设置不同而有所差异。一般地,以人立卷过程中,需要有序化整理各种各样的人事档案信息,如个人履历材料、自传材料、鉴定材料、考察和考核材料、入团入党材料、奖惩材料、任免材料、晋升材料以及离退休材料等。其中,有些信息是固定不变的,有些信息则是变化的,如考评、奖惩等材料,往往随着时间的推移而逐渐丰富。人事档案信息整理的主体呈现出多元发展的趋势。目前,我国既可以是组织人事机构,也可以由人事档案代理单位或者人才中心完成。有的省市实施了档案管理机
4、构资格备案制定,如辽宁省企业职工档案管理机构资格备案办法规定:对于不具备职工档案管理资格的企业,其职工档案应交由劳动和社会保障部门设立的具有职工档案管理资格的劳动保障代理机构托管。人事档案信息整理的客体是“人”,需要一人一档,以“类”或者“件”为单位进行整理。从档案信息的来源上看,它主要来自两个方面:现成的人事档案电子文件和通过纸质人事档案数字化形成的电子档案。人事档案信息整理的时间既可以在档案形成后实时整理,也可以定期进行整理。在有些人事档案信息系统里,包括人事档案信息的整理可以通过网络实时收集和整理。人事档案信息整理过程需要进行著录。著录应参照档案著录规则进行著录,同时按照保证其真实性、完
5、整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识。(3)人事档案数据库建设人事档案数据库建设包括人事档案目录数据库、全文数据库和特色数据库的建设。当前,各个人事档案管理机构已经意识到了人事档案目录数据库建设的重要性,建成了比较完善的人事档案目录数据库,然而,不少单位在领导干部数据库、职工数据库以及特色数据库的建设尚有待加强。事实上,各种数据库的建设,不仅可以支持人事管理部门的管理,例如计划、招聘、培训、考核等,而且有利于挑选人才,为管理决策提供科学的依据。(4)人事档案信息的存储人事档案信息整理后,需要定期或不定期地进行存储,以保证信息存取的便利。按照电子文件归档与管理规范的规定,人事档
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