消防设施维保项目管理制度.docx

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1、消防设施维保项目管理制度第一节管理制度建立2一、项目管理要求2二、管理制度原则4第二节常规管理制度6一、档案管理制度6二、项目会议制度11三、公章使用制度14四、办公室工作制度17五、办公用品使用制度18第三节人事管理制度21一、人员调动制度21二、人员保险制度21三、人员考勤制度23四、人员奖惩制度27五、人员离职制度31六、仪容仪表管理32七、管理人员守则36第四节其它管理制度37一、设备使用管理制度37二、项目协调管理制度39第一节管理制度建立一、项目管理要求项目管理贯穿项目从立项到结项的整个过程，项目所有项目都要求按照项目管理要求进行实施，对于规模较小、时间较短的项目，在保证顺利通过项

2、目验收、结项的情况下,项目经理和部门可以根据项目情况简化相关项目管理，并报部门备案。L项目立项管理：具体立项流程详见项目具体规定。2 .项目计划管理：项目立项必须首先明确的项目主要需求与目标，此需求和目标将作为项目负责人制定项目计划的依据。项目负责人首先应根据项目计划、技术方案以及调研情况，在项目启动会上向项目组成员说明。项目计划包括项目实施目标与实施内容、项目里程碑和输出物、项目实施进度安排与任务分工、项目的人工成本和费用预算(适用时)、项目风险分析、项目质量保证措施等。3 .项目过程管理(1)项目经理召开项目启动会，向项目组成员(必要时包括第三方)介绍项目背景、客户要求、解决方案等情况，向

3、项目成员明确项目工作内容和任务分工、进度计划。(2)项目应按项目“里程碑”对项目进展情况进行监控与管理，项目周报是项目跟踪和掌握项目进展情况的主要手段，项目负责人在每周的项目周报中，详细说明项目总体进展情况、本周计划执行情况、存在的问题、风险，明确项目下一周的工作任务、人员分工、进度安排等。部门将根据项目周报跟踪、检查项目进展情况，每个月对所有项目的实施情况进行分析，对存在的问题进行通报,并将项目情况报告发送相关领导。(3)项目负责人根据合同要求，取得各阶段的项目报告。在项目取得阶段性成果时，应及时要求用户方对阶段性任务进行确认，在项目任务确任单上签字。(4)项目负责人要加强项目文档的管理，及

4、时将文档提交部门，特别是要注意做好离职人员的项目交接工作。所有纸质的签字验收单原件都要及时交部门，原件由部门复印后交总项目保存处理。4 .项目风险管理：项目风险管理对项目进行风险控制，是保证项目顺利进行的重要管理手段，与项目实施和管理相关的人员要对项目可能存在的风险给予高度的重视和关注。项目立项时，项目负责人根据项目情况，在项目计划书中对项目可能存在的风险进行分析，给出相应风险的规避控制措施。项目须跟踪项目进展情况，对已经出现或可能出现的项目风险，要及时预警，协助排减风险。5 .项目评审管理：项目评审管理是控制信息安全服务项目关键环节风险，保证项目质量的重要管理手段。项目项目评审分为外部评审和

5、内部评审。外部评审指外部项目需根据合同或客户要求组织的评审或审查确认，外部项目的评审由项目经理负责组织协调，并由项目相关方签字确认，评审结果由项目经理通报各相关单位，纸质评审意见送相关部门归档。6 .项目变更管理：对项目变更进行规范管理是控制项目风险，保证项目顺利进行的重要管理手段。项目变更一般包括项目商务变更、项目进度变更和项目人员变更。（1）项目商务变更：因客户需求发生变化或者在项目实施过程中发现按项目原方案无法完成实施，需要对原合同的服务内容进行变更，项目负责人应及时和所服务单位进行沟通协商，双方对变更进行初步确认并达成一致。（2）项目进度变更：因需求变化、方案修改等导致项目进度发生变更

6、时，项目经理要以书面或邮件方式向所服务单位说明原因，并得到所服务单位的认可。（3）项目人员变更：在项目实施过程中，因人员流动、工作需要必须调整项目成员时，需要相关人员知悉。7 .项目文档管理：项目中的文档分为纸质文档和电子文档两种，项目结束后，项目所有过程文档需要归档，项目专门需建立独立、不联外网的文档服务器，用于保存项目实施过程中产生的所有文档、代码等资料。原则上要求各项目文档要尽可能按照项目项目文档规范和各类项目的文档模版进行编写。如所服务单位另有特殊要求，也可以按其要求编写相关文档。二、管理制度原则L规范性原则：管理制度的最大特点是规范性，呈现在稳定和动态变化相统一的过程中。对项目管理来

7、说，长久不变的规范不一定是适应的规范，经常变化的规范也不一定是好规范，应该根据项目发展的需要而进行相对的稳定和动态的变化。在项目的发展过程中，管理制度应是具有相应的与项目生命周期对应的稳定周期与动态的时期，这种稳定周期与动态时期是受项目的行业性质、产业特征、团队人员素质、项目环境、项目经理的个人因素等相关因素综合影响的。项目管理制度的规范性体现在两个方面：一是客观事物、自然规律本身的规范性和科学性;二是特定管理活动所决定的规范性。2 .层次性原则：管理是有层次性的，制订项目管理制度也要有层次性。通常的管理制度可以分为责权利制度、岗位职能制度和作业基础制度三个层次。各层次的管理制度包含不同的管理

8、要素。前两个制度包含更多的管理哲学理念与管理艺术的要素，后一个属于操作和执行层面，强调执行，具有更多的科学和硬技术要素的内容。3 .适应性原则：实行管理制度的目的是多、快、好、省地实现项目目标，是使项目团队和项目各个利益相关方尽量满意。不是为了制度而制订制度。制订制度要结合项目管理的实际，既要学习国际上先进的理论和技术，又要符合相关的法律法规。4 .有效性原则：制定出的制度要对管理有效。要注意团队人员的认同感。在制订制度的时候，是上级定了下级无条件执行，还是在制订的时候大家一起参与讨论区别很大。制度的制订是为了项目管理的效率，而非简单地制约员工。管理制度必须在社会规范、国际标准、人性化尊重之间

9、取得一个平衡。对于不合理的制度置若罔闻而我行我素，这种危害远大于不合理制度存在所产生的危害，这将直接导致员工对整个制度的不重视，从而使得组织上下缺乏执行力，所以可以使用日事清的计划管理模块，对管理问题合理合规的透明管理，提高反馈效率，增强沟通力度。5 .创新性原则：项目管理制度的动态变化需要组织进行有效的创新，项目本身就是创新活动的载体，也只有创新才能保证项目管理制度具有适应项目的相对稳定性、规范性,合理、科学、把握好或利用好时机的创新是保持项目管理制度规范性的重要途径。项目管理制度是管理制度的规范性实施与创新活动的产物，一方面，项目管理制度的编制需按照一定的规范来编制，项目管理制度的编制在一

10、定意义上讲，是项目管理制度的创新，项目管理制度创新过程就是项目管理制度的设计、编制，这种设计或创新是有其相应的规则或规范的；另一方面，项目管理制度的编制或创新是具有规则的，起码的规则就是结合项目实际，按照事物的演变过程依循事物发展过程中内在的本质规律，依据项目管理的基本原理，实施创新的方法或原则，进行编制或创新，形成规范。第二节常规管理制度一、档案管理制度L档案的范围：档案的范围包括本项目在业务工作中的收文、发文，项目章程规定应保持的各种记录；人事劳资工伤保险、职业健康档案，安全标准化挡案；财务会计账册、凭证、报表；重大设备、特种设备、关键设备的购置合同、发票、验收资料、技术文件；承担的施工项

11、目的投标文件、中标通知、合同、全部施工文件资料、图、表、水下验收、完工验收、竣工验收、回访的有关文件、资料以及其他途径收集的技术资料等；工法、三新技术应用及技术资料；安全资料；项目各种证照、产权证书、资质证书等均应及时归档，项目综合档案管理职能部门为经营部综合档案室。2.档案管理要点：(1)重要的档案资料的交接必须经过负责人或其指定责任人验收，完善交接手续后方能分卷立档；(2)档案保管由专人负责，以达到文件管理要求，做到档案标识清晰，分类明确，易查找；档案出室由具备资格的人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任；档案入室时经过检查，如有轻微破损应

12、立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件；(3)档案资料实行严格的借阅登记制度，归还入档时，必须经过审核检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重的须追究借阅人员的责任。档案管理人员须定时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽导致文件流失;(4)档案资料管理实行严格的鉴定制度，档案资料的鉴定必须由负责人或其指定的责任人负责，对档案是否有效、作废以及保存数量等做出决定。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效文件;(5)档案资料的管理必须做到“七防”即防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防变质、防高温。

13、必须配置有效的灭火设施，潮湿天气需放置生石灰等防潮物，档案管理人员须定期检查和清理，保证档案资料环境条件符合要求；(6)采用各种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法；(7)尽可能把其它形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用；(8)电脑文件由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期清除过期失效文件；(9)原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效的文件；(Io)档案的鉴定由管理处经理或其他指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及

14、保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定；(11)档案按不同性质分块，以内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，分柜保存，为工作方便可设置部门开架档案。3.档案收集整理：（1）档案的收集：项目档案人员负责对本项目日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制项目文件（合同）管理记录目录；项目文件、合同等资料原件需要保存的，档案部门分别进行整理，并编制移交目录每季度向项目行政部移交；（2）档案的整理：整理装订时要细致，即各种金属物要拆除掉，装订线要缝直，文件要平整，装订线要用剪子修剪整齐，不留线头，不要图省事用手拽；整理时要规范，归档章要求盖在文件首页上方空白处正中，档案文件若盒用

15、铅笔书写，字迹要清晰，归档章要盖得清晰，严禁盖成“双眼皮”或模糊不清，归档章内项目填写要工整、准确、规范；打印要规范工整，规范打印格式，严格按照办公室统一设置的栏目格式规范打印，打印好的电子版经检查合格后方可出纸质目录；整理工作实行组长负责制，工作人员集中遇到新的业务问题，要请示分管业务领导及时候决，不得自作主张随意处置，以确保规范整理；档案整理期间，工作人员要严格执行归档文件整理标准，确保归档质量，办公室将采取多种形式不定期检查督导归档质量，档案必须员在规定时间内按要求规范指导完划分单位的归档文件整理任务；档案整理期间，档案工作人员要注意与分管领导做好汇报，将领导办公室内的文件、资科及上年征

16、订的期刊、杂志、书籍、声像等及时征集进档案室，避免损毁、丢失的可能。4.档案保管维保：为保证档案的有效利用，档案管理人员应认真做好以下保管维保工作：(1)必须采取防火、防潮、防霉、防蛀等有效措施，配备必要设备、器具，并应定期检查，发现问题及时调整;(2)档案库房应采取必要的保安措施，确保档案、技术资料的安全；(3)应严格执行国家和本项目有关保密的规定，对有密级要求的档案应定期检查，及时按有关规定对密级提出调整意见；(4)应保持库内、档案资料的整洁和适宜的温度、湿度；5.档案鉴定利用：(1)技术档案资料的保存期限按相关的规定执行，一般划分为永久、长期和短期三种；(2)综合档案室应对档案资料进行及时清