(新)XX建筑工程公司财务管理手册及流程.docx

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1、（新）XX建筑I：程公司财务管理手册及流程目录第一章计划管理6第一节计划管理的种类第二节计划管理的程序第二章资产（资金和物品）流入的管理8第一节货币资金流入的管理第二节物品流入的管理第三章资产（资金和物品）流出的管理11第一节货币资金流出的管理第二节物品流出的管理第四章会计基础工作及纳税管理13第五章其它规定15第六章财务人员岗位职责16第七章公司印章管理规定17第八章出入库运作流程24第九章仓本管理程序29第十章资产管理办法30第十一章出差及差旅费报销管理规定38第十二章招待费管理规定47第十三章使用出租车及公司临时用车管理规定48第十四章加班管理规定49第十五章移动电话管理规定52第十六章

2、关于到期未收款、送货单与外协单位联系的相关手续的规定54第十七章财务重要物品及文档的保管管理规定55第十八章采购管理规定5660第十九章财务管理规定财务部组织架构图总则根据公司经营管理的需要，在现有的会计制度、财务管理制度、销售手册、销售管理流程、行政管理手册、行政管理流程工厂管理手册基础上，制订本财务管理手册，该手册是公司内部管理使用，具有本公司特点的实际操作性，随着公司管理实践的不断变化，根据需要可以修改，其特点是既具有现实性又有连续性，经公司领导批签后各部门严格贯彻执行。财务管理是基于企业生产经营过程中客观存在的资产活动和资金关系而产生的，它是利用价值形式对企业生产经营过程进行的管理，是

3、企业组织资产活动、处理与各方面资金关系的一项综合性管理工作。财务管理是公司各项管理工作的核心，任何成功的企业，除有可观的市场潜力外,不可缺少的是有效的财务管理。制订财务管理手册对公司发展具有重要意义。第一章计划管理第一节公司计划管理的种类如果公司加强了管理工作的计划性，不仅会使公司的日常工作有条不紊，还会使公司管理干部心中有数，对未来发展充满希望，同时有防患于未然的作用。计划管理的种类有：1、营业销售计划履职部门是销售部，销售部负责人负责每月和每年销售计划的制定。每月应列出当月已签订的销售合同明细情况及正在谈判中待签订的合同情况，销售部负责人在每月下旬经理办公会上向总经理及各部门公布本部门营销

4、活动计划，以便总经理审批和公司其他部门配合。2、成本计划主管部门是后勤和工厂。主要负责人为配合营销工作的实施，列出下月进货、加工、施工、货运计划，在每月下旬经理办公会上向总经理及各部门公布计划，以便于公司其他部门配合。3、费用计划每月月底，财务部门依据各部门提交的费用支出计划，制定公司总的固定费用计划和部分可变费用计划并上报总经理，各部门负责人需在每月25日前将本部门费用支出计划上交财务部。计划内容要求具体、细致。每月15日前，财务部将上月的公司总费用明细和费用比较分析，上报总经理，以便对未来的费用计划执行提供参考。4、人才计划人事部门负责人根据每月营销业务量，组织各部门人才安排，以适应公司业

5、务发展的人力需求。5、现金流量计划财务部出纳每月15日前，根据公司当月现金结余情况，下月预收现金情况，预计下月可供使用现金情况，以及各部门的费用支出计划，制订公司现金流量计划报公司领导审阅。6、税务统筹计划财务部根据营销计划，预测各公司纳税细节，包括流转税、企业所得税、印花税、个人所得税、房产税、车船税等。2012年I月1日，国家税务总局在上海正在进行营业税改增值税的试点工作，目前还未涉及到建筑工程业。财务部将会随时关注新政策的出台对公司纳税环节的影响并及时作出税改后的应对方案。第二节公司计划管理工作的初步程序1、每月下旬各部门负责人带领本部门员工在每月下旬制定下月业务计划，以便在每月3日经理

6、办公例会上向公司领导和各部门汇报沟通。2、公司领导每月3日，召开公司经理办公例会，听取各部门下月计划工作的汇报，并在会议上讨论审批各种计划。3、各部门根据经理办公例会审定的本部门计划，制作一式二份，交总经理签批后交人事部一份，本部门留存一份，以便人事部作为绩效考核的依据。4、财务部监督的内容包括：各部门上报的采购计划、分包计划是否与对方有采购、分包施工协议（2000元以上的分包施工需与乙方签订“施工协议”，2000元以下按公司常规报价），协议中议定的报价是否合理、公允。5、在计划执行中如因特殊原因，超出计划范围的变动，部门负责人需做出书面报告,一式两份报总经理签批后，交财务一份作为月计划的补充

7、。6、每月下旬各部门书面总结当月计划执行情况，总结重大事项，并可提出建设性意见，报总经理审批后，留人事部存档或交总经理指定秘书存档。第二章资产（资金和物品）流入的管理第一节货币资金流入的管理资金是公司的血脉，只有保证公司资金的正常流入，才能保证公司的正常运转。公司资金流入渠道主要是营销业务收入，其次是其他业务的资金流入1、营销业务收入现金的管理要点：合同签订、工程产品质量及施工跟进、出库单、入库单.验收单、公司发票、财务记账、货款收回进度表。营销业务的管理在公司销售手册中已具体表述，这里仅重点说明营销收款中的各个不可缺少的环节及工作程序。A、首先明确合同实施的第一责任人应是销售部负责该合同的销

8、售人员，该销售人员是签订销售合同后，执行合同、保证产品质量及收回销售款的主要负责人，这是公司上下的共识，也是权、责、利一致性的体现，销售手册已有详细的奖罚条款。如果签订合同的销售人员离职，由接手人员继续履行该合同的责、权、利。B、销售合同的领取与签订销售人员领取销售合同前要与总经理、财务部沟通，商定我方公司的名称，在秘书处领取合同并填写合同领用表，打印完毕经过销售部经理审核后，总经理秘书盖章后，送客户处签章。合同签回后送到总经理秘书处，由总经理秘书报财务处一份复印件，由会计录入电脑。销售人员按照合同规定催收货款、组织货源、安排送货、安装、并开据出库单和送货汇总表，客户签收后，原件两份交总经理秘

9、书邮寄香港，客户留存-份，商务助理留存一份复印件。C,发票领送管理领取北京公司的发票时，销售人员可口头申请，财务部会计审核，开具发票后销售人员在发票记账联签字，向客户收款时，如当时不能收款，销售人员要与客户办理发票交接手续，取得相关凭据交财务部存档，并负责追缴货款。领取总公司发票时，销售人员要书面申请，财务部经理审核，并传真总公司，总公司寄回发票后，销售人员在财务部门办理签收手续，并送到客户处办理发票交接手续,取得相关凭据交财务部存档，并负责追缴货款。D、应收账款催收程序财务部会计根据销售合同和已收款情况全面记录公司应收账款明细情况。销售助理配合打印催款函后，交财务部核实并签字，每星期根据合同

10、送货情况表核对收款情况,提醒销售人员催款如出现问题向销售部经理及总经理汇报。财务部会计根据公司需要可随时打出重点客户应收账款表，报总经理和销售部经理，以便追缴货款，当项目有变化时，销售人员可到财务部找相关会计随时查询和打印。财务部会计每月5日负责提供至上月30日止的全部应收账款明细表，销售名次排行表，计成本表、合同使用表，交销售部助理以便与每位销售人员核对，并做出分析、评估。对公司大项目，销售人员和财务部会计掌握大项目甲方财务部电话，对突发的合同欠款情况协助与对方财务联系催收。每个月初负责向销售部负责人提供合同及大项目欠款表。销售部助理每月5日对长期不能收回的货款，书面报销售部经理及总经理批示

11、，并交有关人员跟进，财务部负责提供数据。对公司合同送货催收款函财务部负责审核签字。2、其他业务收入现金的管理。其他业务收入现金，是指除营销业务收入以外的现金收入。包括罚款收入，处理废品收入，其他服务收入等。业务经办人对此类收入写明业务发生情况，经主管领导签批，将现金交财务部，并取回收据。财务部根据收据（要有编号）及时做帐，记入公司帐内。3、财务部对货币资产的管理要点出纳人员对各公司库存现金要日清月结，每月做出现金盘点表。交财务部经理及香港会计审阅。财务部要加强与银行关系。保证货币资金的存、取渠道顺畅。根据公司目前特点，由出纳每月编制“银行存款余额调节表，交财务部经理审阅，并文字写明未达账款的原

12、由，每月报香港吴会计。第二节物品流入的管理根据本公司具体情况，目前需要管理的物品主要有产成品、原材料、礼品、办公用品、样品卡、辅助材料、固定资产等。对这些物品管理的中心要点是要有实物负责人，负责实物的增减变化及库存情况的真实性。实物负责人要负责编制“物品收付存月报表二并受其主管领导和财务部门的监督。对于上述物品的流入渠道不外乎3种，一是采购流入；二是工程施工退回；三是加工制作入库。对于物品入库（即流入）的运作流程在后勤管理手册”中己有详细说明，本手册只说明其中3个要点。1,采购物品和加工样板要根据每月经公司领导批准的采购计划进行。并向财务部办理申请领款手续。2、凡入库物品都要有文字依据（包括发

13、票、入库说明、主管签字等）和入库单。这些是仓库保管人增加库存的记帐依据。3、每月汇总编制入库情况表（表现在物品收付存月报表增加方），并附入库依据。第三章资产（资金和物品）流出的管理第一节货币资金流出的管理该部分管理在“会计制度和“财务管理制度”中已有比较具体的规定，本手册中强调以下3点。1、依据经公司领导批准的支出计划，可按计划向财务部办理借款手续，财务部经理负责审核实际支出是否严格执行了公司领导的批示，并负责签字。2、每-笔采购支出和费用报销都要有经办人和各部门经理、财务经理及总经理签字，出纳方可报销。3、财务部定期整理费用支出凭证向公司总部报告。第二节物品流出的管理在行政管理流程和工厂管理

14、手册已详细说明物品流出的管理程序，财务部需配合的工作，详见附件一出入库运作流程、附件二销售部门与后勤部门、财务部门配合工作流程参照执行。1、对于按照营销合同规定从总公司发给甲方的物品，合同项目负责人要开具物品送货单”，由甲方验收签章后，正本交总经理秘书，莫印件交财务部相关会计一份，财务部依据记账。（记工程施工或已发出商品等科目）。以便记录销售实际进度和合同执行情况。2、为执行营销合同需要从库房发送的物品，要由合同项目负责人开列明细“送货单并经主管领导批签，由仓库或工厂备货，并由仓库保管人开列出库单，一式三联。随“送货单一联，自留二联，（用于备查一联，做“物品收付存报表”一联）。正本送货单和出库

15、单由合同负责人送交总经理秘书。复印件交仓存管理人员记账后，留存备查。3、其他物品的入库、出库（除营销以外的物品），均要办理入库、出库手续。经办人需写明理由，经公司领导批签，向保管员入库或领取，并在“出.入库单”上签名。“出入库单一式三联。保管员留一联备查，做“物品收付存报表”用一联，给领用人一联。4、财务部负责公司仓库的库存商品定期抽查盘点及总经理小库物品的出入库管理工作。5、财务部负责公司出入库R据的更核监督及网上仓存结存数的监督工作。第四章会计基础工作及纳税管理第一节会计基础工作1、按照国家财政部公布的“企业会计准则和统一会计制度要求设置会计科目、会计帐簿和会计报表。并按其规定的方法、原则进行会计核算。2、中心是会计凭证的制作，-定要附有合法合规的原始凭证。所谓合法合规即是要经得住财政部门和税务部门的检查，同时会计凭证填写要规范，复核会计制度的要求。3、要不断完善公司内部控制机制。资金的支出要求一支笔签批。资产的管理要求双轨