社工服务档案管理方案.docx

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1、社工服务档案管理方案第一节档案管理人员及职责2一、人员配备2二、岗位职责3三、档案资料管理的要点5第二节档案管理流程7一、目的7二、适用范围7三、术语和定义7四、职责8五、工作程序9六、相关记录15第三节档案管理制度21一、档案人员岗位责任制21二、档案保管制度23三、档案复制制度24四、档案借阅制度24五、档案库房管理制度25六、档案立卷归档制度26七、文书材料归档制度27八、档案移交制度30九、档案保密制度30十、档案鉴定销毁制度31十一、档案利用制度32十二、档案统计制度34第四节服务对象档案表35一、个人基本资料表35二、家庭资料表35三、建档记录表36四、社工评估分析及跟进建议表37

2、第一节档案管理人员及职责一、人员配备主要人员配备表职务姓名持何种资格证件已承担项目情况证书名称级别共计人数二、岗位职责（一）社工分工分管领导：办公室主任：档案管理员：兼职档案员：（二）各成员职责1 .分管档案工作领导（1）领导本公司的档案管理工作。（2）审定本公司案管理各项制度，并监督贯彻执行。（3）解决档案工作中的实际问题。2 .主管档案工作办公室主任（1）组织制定档案管理制度，并认真执行。（2）抓好本公司档案建设与管理工作。（3）定期组织档案管理人员学习档案工作的法律、法规和方针政策，不断提高档案管理人员的业务技能。3 .档案管理员岗位（1）对公司各个办公室形成的各种文件材料的收集、整理、

3、立卷、归档工作进行监督和指导。（2）负责集中统一管理本公司各种门类和载体的档案以及有关资料。（3）为党和国家积累档案财富，按规定将具有长远保存价值的档案向县档案馆移交。（4）贯彻执行档案工作的法律、法规及各项方针政策，建立健全档案室的各项规章制度。（5）对档案实行科学管理，熟悉所藏档案情况，积极提供利用，为全乡各项工作服务。（6）办理领导交办的其他档案业务工作。4.兼职档案员责任制（1）协助档案管理员做好本机关各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。（2）负责档案信息微机录入及信息化管理工作。（3）办理领导交办的其他档案业务工作。（三）档案室工作职责1贯彻执行上级关于档案工作的方针、政策，自

4、觉遵守档案管理的各项规章制度，制定本单位档案工作的相应制度,并组织实施。2 .贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定，认真做好档案的安全、保密和保护工作。3 .制定档案室工作计划，做好档案目标管理工作。4 .按不同类别的归档范围，做好各类档案文件材料的收集、整理、鉴定工作，并按各自要求及时归档。5 .对新接收的档案进行分类入库，积极做好档案信息资源的开发工作；熟悉掌握档案室各类档案储藏情况，做到准确迅速地提供利用。6 .准确及时地搞好各类档案的转递、销毁和统计工作。7 .严格执行档案室有关查（借）阅制度，做好档案的查阅、借阅工作，为有关部门提供档案的有关情况。8 .负责档案室库房的日常管理

5、工作，严格按照八防的要求，保证档案库房的安全和卫生。9 .加强业务学习，不断总结经验，提高服务质量，完成政府领导交办的其他有关档案业务工作。档案销毁提出申请一一办公室主任审核一一主管领导签字批准一一档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定一一档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记办公室主任签字批准一一主管领导裁签字批准一一一把手签字批准一一档案室及相关部门到指定地点2人以上监销一一档案室及相关部门办理销毁清册一档案室归档。三、档案资料管理的要点（一）重要的档案资料的交接必须经过服务中心经理或其指定责任人验收，完善交接手续后方能分卷立档。（二）档

6、案保管由专人负责，以达到文件管理要求，做到档案标识清晰，分类明确，易查找；档案出室由具备资格的人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任；档案入室时经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件。（三）档案资料实行严格的借阅登记制度，归还入档时,必须经过审核检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重的须追究借阅人员的责任。档案管理人员须定时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽导致文件流失。（四）档案资料管理实行严格的鉴定制度。档案资料的鉴定必须由服务中心经理或其

7、指定的责任人负责，对档案是否有效、作废以及保存数量等作出决定。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效文件。（五）档案资料的管理必须做到七防”即防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防变质、防高温。必须配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等防潮物，档案管理人员须定期检查和清理，保证档案资料环境条件符合要求。（六）采用各种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。（七）尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。（八）电脑文件由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期清除过期失效文件。（九）原始文

8、件按照文件使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效的文件。（十）档案的鉴定由管理处经理或其他指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等作出决定，其他未经授权人士无权决定。（十一）档案按不同业务性质分块，以内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，最好按不同业务部分分柜保存，为工作方便可设置部门开架档案。第二节档案管理流程一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及

9、各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、术语和定义（一）档案指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。（二）档案管理就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责（一）综合管理部1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；2 .建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3 .收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4 .负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁

10、的全过程，确保公司档案的安全；5 .提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。（二）其他各部门相关人员：1负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知综合管理部；2 .向综合管理部移交合同或文件资料原件或复印件；3 .负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档:4 .财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；（三）各部门档案主管人员负责部门档案的管理。（四）各部门负责人负责对部门档案管理监督检查。五、工作程序（一）档案资料的收集1 .各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门文件（合

11、同）管理记录目录。2 .各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制移交目录每季度向综合管理部移交。3 .归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。（二）档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。（三）档案资料的日常管理1 .电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。2 .文件、合同资料要登记详细信息，并编制文件（合同）管理记录目录，以便检索利用。3 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件/档案柜中。（四）档案借阅1.借阅档案要履行借阅手续，填写借阅审批单。借阅档案原件只限在公司内，不能带

12、出；必须带出公司查阅的,需依照借阅权限由相关领导批准；2 .档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；3 借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；4 .借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；（五）档案销毁1 .对己失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。2执行销毁任务时，必须由综合管理部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，

13、一并存档永久保存。（六）档案管理细则1.档案资料的归档范围（1）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等:（2）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；（3）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；（4）公司领导的批示、指示等；（5）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；(6)反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；(7)公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；(8)本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；(9

14、)本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；(10)本公司发布的各类广告、宣传材料；（三）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；(12)外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料；(13)财务档案资料:(14)各种实物档案；(15)其他具有利用和保存价值的文件资料。2 .档案资料的归档要求(1)归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。(2)一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办

15、部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，综合管理部以影印本归档.(3)声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。(4)子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。(5)各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原件归档，并保持其完好无损。3 .档案资料的归档时间(1)即时归档下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档：公司规定的密级文件；重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；合同、协议书等正本及过程资料:公司干部任免的文件材料以