安全生产培训项目档案管理方案.docx

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1、安全生产培训项目档案管理方案目录第一节档案管理制度2一、档案人员岗位责任制2二、文件归档制度3三、档案收集整理制度4四、档案保管制度5五、档案库房管理制度6六、档案保密制度7七、档案查、借阅制度7八、档案利用制度8九、档案统计制度9十、档案鉴定销毁制度10十一、归档材料控制措施和验收制度10第二节档案人员岗位职责11一、人员配备11二、岗位职责12第三节档案管理工作规范15一、目的15二、适用范围15三、职责16四、工作程序17第四节安全生产培训档案管理19一、总则20二、安全生产培训档案20三、管理要求24四、责任追究25第五节消防安全培训服务档案管理25一、意义25二、服务档案管理措施26

2、三、相关表格记录31第六节档案安全保密制度37二、档案人员必须严格执行各项规章制度，认真履行各项程序。38六、未经允许任何人不得私自销毁档案。38九、电子档案的安全保密参照上级有关规定执行。39第一节档案管理制度一、档案人员岗位责任制1 ,努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。2 .认真贯彻执行中华人民共和国档案法和XX省档案工作条例，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本公司各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的,要及时向领导报告，并根据

3、中华人民共和国档案法及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。3 .熟悉本公司和本系统业务工作，了解本公司各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。4,切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。5 同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对己失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告,经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。6 .保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿

4、度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全,最大限度地延长档案寿命。7 ,编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。8 积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。9 .积极参加本公司组织的各项活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并整理归档。10 .做好档案的统计工作，建立统计台账，及时、准确地向档案

5、管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。IL在做好公司内部档案管理的同时，还要对公司内部和所属公司的档案工作进行监督、检查和指导。二、文件归档制度（一）归档范围我司进行职业安全生产培训过程中形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录均属归档范围。（二）归档时间1 .文书材料于次年X月底前立卷归档；2 .会计文件材料在会计年度终了后，由会计人员立卷归档，于次年X月底前移交进档案室；3 .照片（底片）、录音、录像材料在拍摄（制作）完毕后X个月内向档案人员移交归档；4 .其他门类和载体的文件材料，也应于完成工作后X个月内向档案人员移交或按档案部门有关规定办理。（三）归档要

6、求1.应归档的文件材料应为已结束的工作（或项目）的所有文件材料，并做到打印件与底稿，证件与附件，不同形式和载体的文件材料齐全完整；5 .归档文件材料应保持它们之间的历史联系，按照档案管理的规范分类、填写各类目录。三、档案收集整理制度1 .凡是我办在工作活动中形成的具有查考利用价值的文件、材料、报表、照片、录像等必须收集整理。2 .收集文件材料（含电子文档）必须齐全完整，做到分门别类存放。3 .整理档案要按照文件材料形成的自然规律，保持它们之间的有机联系，区分价值，分类整理，做到无积存零散文件，案卷质量符合业务规范要求。4,归档文件材料的制作和书写要适宜长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔和复写纸。四

7、、档案保管制度1.本单位所有的各种门类和载体的档案材料，由档案人员在档案室集中统一管理，任何个人不得私自保存和任意销毁。2 .档案保管应采用专用柜架，档案库房应当坚固可靠、清洁通风，有防火、防盗、防鼠、防潮、防光、防尘、防虫、防高温、防有害气体等设施。3 .档案管理员要定期检查档案，做好检查记录，发现问题及时采取有效措施，确保档案完整和安全。4 .档案如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制。5 .档案人员调动工作时，应在离职前办理移交，移交档案时，双方应根据移交目录清点核实，并履行签字手续。6 .收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。7 .热保管档案和资料，必须使用符合国家标准和

8、规范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。8 .档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。9 .随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。10 .档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。11 .库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。12 .必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或账务不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。13 .档案管理人

9、员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。五、档案库房管理制度为了加强档案库房管理，做好档案的保管和保护工作，确保档案的完整与安全，特制定本制度。1 .保持库房内清洁卫生，整齐美观，坚持不定期查库，并认真做好记载。2 .注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆物品及杂物。进出库房随时关门上锁，不允许非库房管理人员进入库内。3 .定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在14-24oC,相对湿度控制在45-60%范围内，并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。4 ,搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。5 .遇有特殊情况，及时向

10、分管领导和职能部门报告，保护现场不受破坏。六、档案保密制度1 .遵守保密制度，保守档案机密，维护档案秘密的安全。2 .档案室保管的涉密档案，要根据国家规定确定保密项目和密级，不得擅自扩大使用和接触的人员范围。3 .档案室是机要部门，无关人员未经许可不得入内。任何人不得擅自翻印、复制、摘抄和向外传播档案内容。经批准翻印、复制的保密材料要按正式文件进行登记和清退。4 .档案移交、接收和查（借）阅必须办理登记手续，归还时要清点注销。5 .需销毁的档案材料，应造具清册，写出销毁报告，经鉴定小组审批后，在指定地点销毁。平时办公废纸、废件及时销毁，不得随意丢弃。七、档案查、借阅制度1.本单位职工利用档案，

11、须经办公室主任同意后方可查（借）阅；外来人员利用档案，须持单位介绍信，经分管领导同意后方可查（借）阅。1 利用者必须爱护档案，不得在文件材料上画圈、勾线和作任何记号，不得涂改拆散、抽页、污染和损坏档案。2 利用者必须严格遵守保密制度，只能查阅相关内容，不得随意传播和扩散档案内容。4 .利用者需摘抄（复制）档案内容，须经档案管理人员同意，所摘抄（复制）的内容经档案人员核对并加盖我办公章后方为有效。5 .利用档案一般只能在指定地点查阅，不得随意带走。本单位工作人员确因工作需要，在办理借阅手续后，可以借出档案室。6 .借阅期限不超过一周，确需延期者，经办公室主任同意并另行办理借阅手续。7 ,利用档案

12、须填写查（借）阅登记簿和档案利用效果登记簿。八、档案利用制度1.本公司档案仅限于本公司及本系统工作人员利用。凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反馈，任何人不得例外。8 ,外公司来查阅档案资料的人员，必须持有公司介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围，经分管领导批准后方可查阅。9 .查阅档案人员应在阅文室、保密室内查询，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。10 查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。11 借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借手续，最多不得超过7天，借用份数每人每次不得超过3份。

13、12 借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。13 借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管和利用。14 凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以利安全保密等工作。15 凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或不归还者，应按中华人民共和国档案法及有关规定严肃处理。16 .复制、录档案资料，要经领导批准，录复制的档案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。17 .档案人员应根据本公司工作的特点按照室藏档案的内容、种类和结构，

14、编制科学的检索工具和有参考价值的档案资料，以提高档案的查全率。九、档案统计制度1.档案统计工作是档案基础工作的重要组成部分，档案工作必须加强政治责任心，认真做好此项工作。2.对室藏的各种门类、载体的档案资料利用情况，必须建立齐全的登记，统计注册。3对当年形成的归档案卷（包括接收、移交）和档案借阅、鉴定情况应随时登记。4每年年终形成的各类档案资源和编写的档案工具，科研材料（包括案卷目录、归档文件目录、全引目录、字号、索引、人物卡片、专题目录、大事记、组织、各项规章制度）统计一次。5.档案资料的查阅、供阅情况，每年统计两次（六月和十二月）。6每年十二月前，填写档案工作统计年报表一式两份，一份上报上

15、级机关，一份存档。十、档案鉴定销毁制度1 .档案室要根据国家档案局关于档案保管期限的规定、原则、标准，结合本单位制定的档案保管期限，确定档案价值，划分保管期限，剔除确无保存价值的档案，以便销毁。2 .档案的鉴定工作由办档案鉴定销毁领导小组负责，鉴定工作结束后，附上需要销毁的档案登记清册，由鉴定小组负责人签字，经批准后方可销毁。并及时向主管档案工作的领导写档案鉴定报告和说明。3,实行定期鉴定，力求准确无误，做到不留错，也不错毁档案材料，凡鉴定剔除的档案，应保存12年后确认无保存价值，方可销毁。4 .销毁档案时必须注意保密，并指定专人（X人）以上监销。十一、归档材料控制措施和验收制度1.档案分管领导必须参加本单位重要会议，档案管理人员必须了解本单位有关的重大事项，做好材料收集归档工作。2 .按照中华人民共和国档案法的有关规定，对国家规定应当立卷归档的材料，必须定期向档案室移交，集中管理。任何人不得据为己有。3 .档案管理人员必须档案材料的评审、鉴定，设备的开箱等工作并有记录。4 .专项活动与建档工作实行同步：即下达计划任务同时提出文件材料形式情况；工作结束同时验收档案材料