商业广场管理供方管理规定.docx

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1、商业广场管理供方管理规定1.0目的规范物业服务过程中的供方管理，有效控制物业服务成本，倡导廉洁自律，确保采购及业务分包活动公开、有序地进行，从而提升物业服务质量。2.0适用范围适用于公司物料采购及服务分包业务。3.0内容3.1 供方范围3.1.1 物料供方，包括各类物料供应商、机具（器材）供应商、防护服务器供应商、办公服务器供应商、日常耗材供应商等、3.1.2 服务供方，如市场调查公司、广告发布公司、清洁保洁公司、外墙清洗公司、绿化养护公司、绿化租摆公司、垃圾清运公司、中央空调维护保养公司、电梯维护保养公司、水处理公司、“四害”消杀服务公司、智能安防系统维修保养公司、建筑消防设施功能检测维修保

2、养公司、生活水箱清洗单位、排水系统清掏公司、工程施工维护公司、柴油发电机组维护保养单位、供配电高压检测单位、防雷装置检测单位、办公设备维修公司等。3.2合格供方的选择评价3.2.1各部门根据物料采购和服务分包需求，业务经办人负责组织进行供方调查及初选评价工作，收集必要的供方信息资料，填写供方基本信息审查表。初选的供方基本要求应包括：a）应是工商部门注册、具有法人资格的经济实体；b）技术能力基本满足公司要求，有良好的质量保证能力；c）具备行业必要的资质条件；d）交付、服务和价格基本满足公司要求。3.2.2业务经办人将供方基本信息审查表及相关证明文件复印件提交本部门经理审查。业务经办部门经理负责根

3、据采购物料或分包服务的重要性，以及已掌握信息的充分性，决定是否需要进行现场考察，并提交公司分管领导审核签署。3.2.3决定不需要进行现场考察的，由业务经办人直接依据供方评价准则进行评分，达到合格供方分数的填写供方合格评定审批表，经本部门经理审核签署后，连同供方基本信息审查表及相关证明资料提交公司分管领导审核、总经理批准。3.2.4决定需要进行现场考察的，由业务经办部门经理负责指派考察人员，供方现场考察人员应至少包括2名来自不同部门的人员。对物料供方及代理商应着重于生产工厂或经营场所的考察，对提供现场服务的分包方应着重于服务项目现场的考察。考察结束后经办部门人员负责填写供方现场考察记录表，并由参

4、加考察的人员签名。3.2.5供方现场考察记录表经公司分管领导签署同意后，业务经办人负责根据供方评价准则进行综合评分，并连同供方基本信息审查表、供方现场考察记录表及相关证明资料提交公司分管领导审核、总经理审批。3.2.6经批准的合格供方由业务经办部门列入合格供方清单，上报集团商管公司审查，批准后作为物料采购和业务分包的选择依据。3.3合格供方日常管理3.3.1供方在物料供应或提供服务的过程中，使用部门和业务经办部门发现产品质量问题或服务不能满足要求时，应及时督促供方进行改进，必要时应以书面的纠正预防措施报告的形式向供方提出改进要求。3.3.2对整改效果不能达到公司要求的供方，经总经理批准后，取消

5、其合格供方资格。3.4供方监督评估3.4.1各业务部门应每年度至少进行一次供方的监督评估，依据供方评价准则对供方过去一年或合同期的表现进行综合评价，填写供方年度复评审批表，提出监督评估结论。供方监督评估结论包括：a）保持合格供方资格；b）限期整改，视整改效果决定；c）取消合格供方资格。3.4,2对供方的监督评估由业务经办部门主持，必须有使用部门分管副总、财务分管副总（或经理）、行政部经理参加，并签署意见。3.4.3对整改进行跟踪，如仍达不到要求的应取消其合格供方资料。3.4.4供方年度复评审批表经公司分管领导审核、总经理批准后，各业务经办部门负责及时更新合格供方清单。3.4.5合格供方清单发生

6、变动后，应及时进行调整，选择新的合格供方。3.5分包方的监督与评审3.5.1业务经办部门为分包方监督与评审部门。3.5.2业务相关部门（使用部门）、行政部、财务部作为参与部门介入分包方监督与评审工作。3.5.3各业务相关部门必须对供方的履约过程表现进行阶段性的监督和评审，做好供方的履约评估记录。3.5.4付款评审：在合同执行期间，由业务经办部门指定人员会同经办部门经理、财务部负责人、相关部门分管副总、经办部门分管副总在付款前每月对分包方进行工作评价，并填写分包方工作评定表，作为付款的依据之一。3.5.5合同履行完毕评审：在分包合同到期时，业务经办部门相关人员根据每月的分包方工作评定表及分包方的

7、其它方面的表现，填写分包方评审记录，作为下一个分包期是否优先选择该分包方的依据之一。3.5.6在付款评审及分包过程中，如出现分包服务不符合要求时，由业务经办部门填写分包方不合格通知单，通知分包方限期整改，业务经办部门应按要求跟踪验证。如分包方未按要求及时采取相关的纠正措施，由业务经办部门报公司审核，经总经理批准后，可以取消该服务项目分包方的资格，并以取消不合格分包方通知单的形式通知分包方，并将其从合格供方清单中予以除名。3.5.7根据合同履行完毕评审结果，提出如下建议：G结果为“优”的，满足其他项目入围标准的情况下，优先成为入围单位，且在定标时优先考虑；b）结果为“合格”的，在合格供方清单中保留；c）结果为“不合格”的，从合格供方清单中取消其资格。