建筑装饰工程公司行政管理规定.docx
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1、建筑装饰工程公司行政管理规定第一条行政管理工作是公司运转的枢纽,不仅全面地掌握着公司的资料信息,而且起着要的协调沟通作用。为了规范公司的行政管理工作,使行政人员明确自身的工作职责范围,特制定本规定。第二条公司的行政岗位包括前台、行政档案、现场资料管理以及为公司生产运作服务的后勤岗位,本规定适用于上述各岗位的所有人员。第三条前台工作职责范围1 .前台是公司与外界联系的窗口,是公司品牌形象的直接体现。前台人员要求工作时间着职业装,且不得无故空岗,随时保持前台区域的卫生,物品摆放整齐有序。接受工作两周内,全面了解公司各方面情况,熟练掌握电脑中的文件资料内容。2 .每天负责记录员工的考勤,随时掌握工作
2、时间内人员外出及返回情况。3 .电话接听:接受工作三天内熟记公司内部人员姓名及分机号码,接听电话时在电话龄声响起三声内接起,首先自报家门,口齿清楚、语言精练,转接分机要迅速。无须转接的,应在对方挂断后再轻放电话。4 .来客接待:接受工作一周内熟记公司内部人员职责分工及技能,了解部分相关单位人员姓名、职务。遇有客人来访,立即面带微笑起身迎接,主动询问客人的姓名(切勿让来客直接进入工作区),弄清客人来意之后应协助办理。客人离开公司,要起身向客人告别。若被访人员外出或不方便立即接待来客,应向客人说明情况表示歉意,为其倒水请其稍作等待。对于客人的提问做到有问可答、有问必答、不可答不答,不得泄漏公司机密
3、,但回答问题要委婉,忌厉声厉色、粗语伤人。5,传真、邮件收发:公司各部门的传真收发均统一由前台完成,前台人员在收发传真时应认真做好登记。收到传真后立即通知收件人签收,严禁私自翻阅;传真未明确收件人时,前台应根据内容询问各部门,务求尽快将传真送达收件人。私人传真或非本公司人员的传真,未经总经理办公室批准不得收发。签收公司订阅的报刊、杂志及内部信笺、邮件,并及时转交给收件人。6,负责文件的打印工作,公司内部文件全部统一排版格式。除办公室人员自己保管的专业性文件资料以外,其它资料需要复印全部由前台完成,复印完毕对复印份数及用途等做好登记,必要时要求收件人签字。7 .钥匙保管:对公司所有房间的钥匙统一
4、保管、编号记录,员工如有需要须到前台处办理登记、领用手续;工人领取钥匙须有其主管负责人的证明。若有事离开办公室或节假日外出可将钥匙委托公司其他行政人员暂时保管,认真完成交接手续。任何人保管钥匙过程中出现问题,均由保管人承担责任。8 .物品的领用保管:对公司所有办公物品进行保管登记,制定并严格执行公司的办公用品购买及领用制度,前台人员有权控制每位员工领用物品总支出。每月底综合统计办公用品的数,并对缺少的部分申请购买;对日常的生活用品随时发现缺少随时补。对公司贵重物品的维修单、说明书等进行分类保管,为日后的工作提供方便。9 .卫生监督:为了确保良好的工作环境,督促相关人员做好办公室、食堂、宿舍等区
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