图书供应项目图书验收管理方案.docx

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1、图书供应项目图书验收管理方案第一节供货方验收必要性2第二节图书验收分类3一、手工验收3二、书籍加工4三、电脑验收5第三节图书供货验收方案5一、验收准备5二、核对凭证6三、图书验收程序7四、验收标准10五、我方验收保证10第四节图书交接方案11一、图书交接程序H二、图书交接人员职责13三、图书交接制度14第五节图书验收规定17一、验收制度18二、表面整饰20三、精装装订21四、锁线胶订22五、校订24第一节供货方验收必要性图书商品入库验收是物资供应体系中的一个重要组成部分，也是图书仓库管理的一个重要环节。做好入库验收工作，对于降低机关运行成本，握高服务质量，创建节约型服务政府有着重大而深远的意义

2、。一、结合本公司在管理工作中的实际，商品入库验收是根据各科室的工作需要向供应商或出版社提出供货需求，通过核对与供应商以及出版社签订合同中规定标准的要求，对图书的物品的数量、质量等进行检验的活动总称。可以说,图书商品入库验收工作是仓库管理的入口。但凡进入仓库存储的商品，必须经过检查、验收后，方可入库保管。首先，做好验收是确保入库商品质量的重要基础。尽管是同一本图书，但由于不同供应商在原材料的选择上、制作的工艺上的差别，使得出厂货物的质量千差万别。同时，在货物流通领域中，如果运输距离较长、时间较长、气候和道路状况较差，运输方式的选择不合理，商品装卸不当，都会对商品外包装产生负面影响。其次，做好验收

3、工作是向供应商提出退换货及索赔的依据。图书公司的工作性质决定了其所需商品多为图书以及图书相关产品，且数量较大，领取较为频繁。因此，在验收过程中，要特别注意数量上的清点。二、验收记录是图书企业提出退货、换货和索赔的依据货物验收过程中，若发现货物数量不足，或发现规格不符,或质量不合格时，可根据图书仓库检验人员做出详细的验收记录，由业务主管部门向供货单位提出退货、换货或向承运责任方提出索赔等要求。货物只有经过严格的检验，在分清了货物入库前供货单位以及各个流转运输环节的责任后，才能将符合合同规定，符合图书企业需要的图书货物入库。三、货物验收的意义搞好货物验收具有十分重要的意义，首先它为图书货物的储存保

4、管工作打下良好的基础，其次，能够对相关印刷企业起到监督和促进作用，另外，验收记录是索赔、退货、换货的主要依据。验收是避免货物积压，减少经济损失的重要手段保管不合格品，是一种无效的劳动。对于一批不合格货物，如果不经过检查验收，就按合格货物入库，必然造成货物积压；对于计重货物，如果不进行检斤验数，就按有关单据的供货数量付款，当实际数量不足时，就会造成经济损失。货物入库以前必须进行货物验收工作。货物验收工作是一项对时间性、技术性、准确性要求很高的工作。第二节图书验收分类一、手工验收图书公司手工验收针对的是实体书籍，需求方所需的电子版书籍并不在其中。手工验收工作主要的任务是对购入书籍的数目和质量就行检

5、查，防止书籍缺失和损坏问题的出现。新书到馆之后，拆开包装，将实际的书籍数量与购书清单上面的数量进行对比，保证书籍数量不存在偏差。检查完书籍数量之后，对书籍当中是否存在较为明显的瑕疵和损坏进行检查。检查无误之后，对书籍进行编目，就可以入图书仓库储藏了。根据实际操作当中的经验，在新书入图书仓库前对其数目和质量进行检查，可以极大地提高检查的效率，而且此次检查的效果也要大大地高于后期检查。拆开包装之后，可以通过包装当中的配书单对书籍进行检查，及时发现问题，作出相应的措施。而且，在检测的过程当中，可以及时地发现书籍存在的错误，如果发现字迹不清和错页漏页等情况，说明书籍为盗版，不符合要求，管理人员就可以及

6、时进行处理，保证我方的利益。二、书籍加工书籍的初步手工验收之后，要进行堆放，堆放的过程要对书籍进行分类，按照一定的规则将书籍堆放到预定的位置。这样的方式，可以保证书籍堆放的合理性，节约堆放的空间。堆放完成之后，就可以对书籍进行粗加工了，所以合理的堆放顺序有助于后面的粗加工。图书的粗加工是盖章、埋磁条、贴条码等，而现在许多的书商都是将这些加工工作进行外包,虽然这些粗加工都比较简单，但是仍然需要图书管理人员的重视。实际操作过程当中如填埋磁条就必须隐蔽不能外漏，贴条形码也要加贴保护膜等。三、电脑验收在进行书籍编目过程当中，书籍的数据会被输入到电脑当中，电脑会通过软件将新书的数据与原本库存的书籍进行比

7、较，查看此新书是否是重要书籍。通过分析数据的方式，可以对书籍进行定位，方便书籍进行排序和储藏。新书购买之后，由于数量大，种类多，在进行验收的时候难度较大，所以要保证验收的效率，同时，还要保证验收的严格和准确。新书初步验收之后，并不能保证书籍验收的完整，所以要进行二次的验收，进行ISBN号与题名乃至著者名等检索途径的查重验收，有效地防止重书过多情况发生。经过上面的几个过程，书籍的验收基本上完成了，可以通过图书馆管理系统打印验收对账单，并认真与随书清单进行对比，如果没有差错就可以交给财务进行结算。通常情况下，一般会出现退书的情况，而对账单就可以作为退书的依据。书籍验收完成后，验收人员要对整个验收的

8、过程撰写验收报告，报告的内容要包含订购的数量及退订的册数等数据。除报告之外，还要对验收过程当中遇到的问题进行归总。通过对问题的分析，在以后的工作当中避免出现类似问题。第三节图书供货验收方案一、验收准备仓库接到到货通知后，应根据图书的性质和批量提前做好验收前的准备工作，大致包括以下内容。（一）人员准备安排好负责质量验收人员或其他部门的专业技术人员，以及配合数量验收的装卸搬运人员。（二）资料准备收集并熟悉待验商品的有关文件，如技术标准、订货合同等。（三）器具准备准备好验收用的检验工具，并校验准确。（四）货位准备确定验收入库时存放货位，计算和准备堆码苫垫材料。（五）设备准备大批量图书商品的数量验收，

9、必须要有装卸搬运机械地配合，应做好设备的申请调用。二、核对凭证入库商品必须具备下列凭证1.入库通知单和订货合同副本，这是仓库接受商品的凭证。2 .供货单位提供的质量证明、装箱单、磅码单、发货明细表等。3 .商品承运单位提供的运单，若商品在入库前发现残损情况，还要有承运部门提供的货运记录或普通记录，作为向责任方交涉的依据。核对凭证，也就是将上述凭证加以整理全面核对。入库通知单、订货合同要与供货单位提供的所有凭证逐一核对，相符后才可进行下一步的实物检验。4 .货物检验所谓货物检验，就是根据入库单和有关商品资料对图书货物进行数量和质量检验。数量检验。数量检验是保证物资数量准确不可缺少的重要步骤，一般

10、在质量验收之前，由仓库保管职能机构组织进行。按商品性质和包装情况，数量检验分为3种形式，即计件、检斤、检尺求积。计件是按件数供货或以件数为计量单位的商品，做数量验收时的清点件数。一般情况下，计件商品应全部逐一点清，固定包装物的小件商品，如果包装完好，打开包装对销售不利。国内货物只检查外包装，不拆包检查；进口图书按合同或惯例办理。三、图书验收程序（一）图书验收程序1 .图书采购实行交叉验收制度。采购人不得兼做验收人。2 .实行实物验收制度。根据实际收到图书进行验收，严禁目录方式验收。3 .验收过程。验收工作由验收人主持，采购人员同时在场，验收人将收到的图书逐件进行清点登录，登录内容包括书名、作者

11、、出版社、单价、复本、总金额、供应商、日期等，验收人、采购人分别在验收清单上签字，验收清单一式两份，一份交采购人到财务报账，另一份由验收人存档。4 .验收后图书进行分类编目。验收完毕后，验收人填写批验收入库清单，一式两份，分别由采购人、验收人保存。验收后到分编前图书管理由验收人负责。5,实行独立验收人制度。图书验收工作指定专人负责，验收人在验收工作上直接对馆长负责。年终向馆长提交验收工作总结报告。（二）图书验收要求1 .首先要对到馆图书与供货清单的种类、册数和价格核对，然后再与预定书目数据相核对，在确属无误并确定为我馆约定图书的情况下再对图书进行汇总系统登账验收。2 .对于已验收通过的图书，要

12、在图书的版权页上加盖馆藏章并粘贴条形码，在图书的第15页中打上馆藏流水号，随后，验收人员必须提供图书验收清单（中文图书可提供图书总括登账清单），送交编目，方可进入帐目结算。（三）期刊验收程序1 .期刊采购实行两级验收制度，即征订时对供应商提供的订购目录的验收、年度内期刊记到验收。2 .征订时对供应商提供的订购目录的验收。(1)要求供应商必须提供征订目录，目录应包括每种报刊的代号、刊名、起止期次、份数、单价、总价。(2)采购人持该目录清单原始件到验收人处验收，并将原始件复印两份，复印件一交年度期刊记到验收人，用于记到验收，复印件二由采购人留存，用于订购期刊的查询、催缺工作，复印件三用于财务报账，

13、原始件由验收人妥善保存。(3)验收人要认真核对供应商提供的征订目录。(4)采购人要同时持发票、期刊目录清单、验收清单请馆长审批签字，然后到财务处报销。(5)期刊征订目录网络公开3 .年度内对报刊记到验收。(1)期刊记到验收实行交叉验收制度，即采购人不能兼职做记到验收工作。(2)记到验收人员负责在供应商报刊送达卡上签字、到馆每份报纸及期刊的登记，登记内容包括每种报刊的名称、期次、份数、验收人、到馆日期等。(3)验收人定期将验收结果通知采购人，所有未到期刊的催缺工作由采购人员负责，停刊及其他退款工作，由采购人员负责办理。(4)在记到验收工作上，验收人直接对馆长负责。年终向馆长提交验收工作总结报告。

14、包括实际到刊情况、缺刊情况等。四、验收标准1.货到后，由用户负责验收。如发现图书有质量、版次、品种、数量等不合格问题，用户在1周内将有关情况通过电子邮件或其他方式通知我公司，我公司承诺必须在5个工作日内负责处理相关问题。处理内容包括：(1)若图书不合格，在采购人指定时间内及时更换；(2)若不合格部分的合计款额超过本次购书总款额的5%,则卖方自动放弃本合同中全部书款的索要权，采购人有权取消其成交资格。2.若检验时发现货物数量不足，规格与采购要求不符或开箱时虽然货物外包装完好无损，但箱内货物短缺或损坏，双方应签署书面形式证明，我公司应根据该证明及时补足或更换。我公司提供的图书在使用期间发现有污染、

15、图文不清、缺页、倒装、缺附件等不合格的图书，一律予以退换，退换费用由我公司承担。五、我方验收保证1 .我方所出售的全部货物均按标准保护措施进行包装，这类包装适应于远距离运输、防潮、防震、防锈和防野蛮装卸等要求，以确保货物安全无损地运抵指定现场。2 .每一个包装箱内附一份详细装箱单、和出版质量标准。3 .我方提供给图书是符合法律标准的，全新的，并完全符合需求方各项使用目的或在采购时提出的各项需要。4 .根据货物的技术规格要求和质量标准，对图书进行检查验收，对图书有异议，需求方有权当场拒收。如果发现数量不足或有质量、技术等问题，我方负责按照需求方的要求采取补足、更换或退货等处理措施，并承担由此发生的一切损失和费用。对于大型或者复杂的采购项目，需求方有权邀请法定的质量检测机构参加验收，由其出具验收报告，参加验收的成员在验收书上签字，并承担相应的法律责任。客户在图书货物送达后无正当理由而拖延验收，则视为其已验收通过（双方另有约定除外）。客户也可以在收到货物后15日内向我方提出书面异议，经双方核实确属我方责任的，需求方有权退货。5 .我方提供图书的相关图书质量证明文件（加盖我方公章），我方未能提供上述资料的，需求方有权拒收。6 .需求方有权从图书货物中封存样品并对每批货物进行质量复检。图书货物质量不符合图书出版质量标准的，需求方有权退货。双方对图书质量发生争议，由相