公司物资采购管理办法.docx

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1、公司物资采购管理办法第一章总则第一条为了加强公司物资采购、保管，确保采购工作有序、质优量足、货真价实，实行计划采购制度，减少损耗，杜绝积压，提高经济效益,制定本办法。第二条本办法适用于公司的各种采购活动。第三条本办法所称物资包括：原材料、商品、低值易耗品、设备、计算机耗材、办公用品。第四条工程项目等其他项目按公司相关规定办理，不适用本办法。因不可抗拒或其他不可预见因素需要紧急采购除外。第五条物资采购应遵守以下原则：（一）公开、公正、公平和诚实信用。（二）统一计划，合理采购，效能优先。（三）采购合同应当采用书面形式，措辞严谨，内容完整。（四）严格执行公司质量管理文件，确保采购物资质量。（五）在满

2、足采购标准的前提下，货比三家。第二章组织机构与职责第六条公司成立公司物资采购管理委员会。主任：主管副总经理副主任：行政办公室主任、财务部经理成员：使用部门经理、采购主管、库房主管、质量监督部经理。第七条物资采购管理委员会各成员的职责（一）主管副总经理负责审批物资采购申请、付款申请；（二）行政办公室负责公司采购谈判的组织工作；（三）财务部负责汇总公司物资采购计划，并指导公司采购计划的实施，核对采购价格，办理结算；（三）采购主管负责拟定工作实施计划、采购合同及组织采购活动；（四）使用部门负责提出采购申请的详细内容、价格；（五）库房主管负责建立物资信息库,进行库存物资的日常验收、核价、入库管理；（六

3、）质量监督部对公司的采购活动过程进行监督。第三章采购的计划管理第八条季度采购计划的审定采购计划一般在上季度末编制。采购计划应根据季度经营任务和经费状况合理编制，设备采购要进行可行性论证，形成完整详实的论证报告。季度采购计划须经预算委员会批准后方可实施。第九条采购计划的编制日常采购计划分为月度计划与周计划。各使用部门定期每周五（或每月最后一天）根据实际需求，提出计划（格式见附表1）,经部门经理签字确认后报财务部。第十条计划外采购,必须由有关部门经理签字申报,财务部提出意见，经主管采购副总经理审核，报财务主管副总经理、总经理批准以后方可实施。各部门应严格控制计划外采购，对此发生的次数作为部门经理考

4、核的指标之一。第四章市场调研第十一条公司成立市场调研组，由财务部成本主管、使用部门、采购组成。调研组定期必须安排市场调研市场价格，并于两个工作日内送财务部，由财务部经理对采购物资进行价格对比。第十二条定期（核价后两个工作日内）由财务部经理将市场调研价格汇总清单送主管副总经理、使用部门、采购各一份，供其参考。第十三条财务部根据定期的市场调研价格与采购实际价格进行对比，按月统计差额并撰写采购分析报告，报送财务主管副总经理，由财务副总经理在成本分析会上处理解决期间的问题。第五章采购方式第十四条公司采购根据具体情况可分为小宗物品采购和大宗物品采购方式。小宗物品的采购实行定点供应，由管理委员会主任、副主

5、任及两名以上成员在保证质量的前提下，货比三家共同确定两个供应商，签订供货合同。大宗物品（包括：米、面、油、酒水饮料、布草、瓷器、一次性耗品、设备）的采购，由管理委员会副主任组织，全体委员参加，通过议标方式，签订合同。第六章采购申请与批准第十五条物资采购的申请流程：使用部门在采购申请单上必须注明所购物品的名称、规格、用途、数量、需要时间、供货要求等。经办人与部门经理同时签字确认。属于餐饮部食品类采购的申请单厨师长必须签字认可。第二天须购的食品,厨房必须在前一天的晚上9:30之前送采购。应急申购除外。婚宴、会议和团队的食品申购单，原则上须提前三天报采购，以便采购有充足的时间备料。采购接到采购申购单

6、后必须与仓库保管员核对库存余量。采购还必须二次注明单价及所需金额，以作为货物验收的基本依据，零星采购除外。第十六条物资采购的审批流程：（一）采购物资的金额在一万元以下，在日常消耗原材料、物料用品、办公用品、电脑耗材范围内，采购主管审核后，报采购主管副总经理审批后实施采购。（二）采购金额在一万元（含一万元）以上的，经采购主管审核后，主管副总经理、总经理审签后，方能实施采购。（三）布草、餐具、服装、设备等固定资产采购第十四条第三款的审批程序办理。第七章价格管理第十七条食品原材料的价格控制依据是供货商与公司签订的合同或协议，价格的确定原则上为半个月定一次价（时间长短根据食品的类别、季节调整）,价格的

7、确定允许以合同附件为准。确定食品原材料价格时，必须有主管餐饮副总经理、采购主管副总经理参加。第十八条采购主管要严格把好质量关，若出现产品质量与标准浮动较大时，有责任及时反映给使用部门、财务成本组。特殊情况下的定价、订货权归属于业务主管副总经理和主管采购副总经理。第十九条任可货物都应遵循按质论价的原则，不准在验货时还出现价格与质量待定的现象。第二十条货物的价格与质量必须符合公司的标准，若与市场调研出现差距，验货人员有权问清缘由直至拒绝验收，并提出意见上报业务主管副总经理和主管采购副总经理裁定。第二十一条供货商所送货物的质量、价格和数量若与采购申请单不符,必须由采购员在采购申请单上注明原因，使用部

8、门提出处理意见并签字认可。第二十二条严格控制超计划进货。确因业务需要的，必须由使用部门经理签字确认，主管采购副总经理批准。超计划进货的价格原则上不高于当天的市场价格。第八章采购实行经济合同管理第二十三条对于食品原材料与物料采购公司要与供应商签订供货协议，实行一年签订一次，对供应商实行动态管理。必须以协议形势明确双方的责任，对品种、规格、质量（罐头、饮料制品要注明有效期限）要具体的明文规定，并根据原材料的价值与特点，规定不同的运输工具。原则上公司不承担运输过程中的损失。第二十四条对于布草、餐具、设备等采购，严格执行合同管理办法规定的相关内容。第九章采购实施第二十五条对于使用部门、按照程序申办的采

9、购申请单，采购要尽力完成采购任务。凡采购组故意没有买到而使用部门在市场上买到的，按照购买物资金额的5%-10%对采购主管进行处罚，处罚比例由采购主管副总经理掌握。第二十六条使用部门要加强采购的计划管理，特殊的应急采购申请尽可能减少。应急采购必须由部门经理签署原因，主管副总经理审批，否则，采购有权拒绝办理。第二十七条采购管理委员会对烟酒确定供应商后，若验货员或使用部门发现属于假冒伪劣商品，造成损失追究供货商的赔偿责任。第二十八条对于技术要求较高的物品，采购主管应要求使用部门派一名技术人员一同订货。第二十九条对常用物品验货员、保管员要留有货物样品，以便检验每批货物的质量是否合格，根据使用效果情况即

10、使反馈给供应商，以更好地满足使用需求。第十章采购验收第三十条所有采购物资都必须经验货员验收。验货员要不断加强业务学习，努力提高验货技能，重点把好数量和质量关，严禁假冒伪劣商品进店。第三十一条坚持凭采购申请单验货制度，无采购申请单的一律拒绝验收，造成损失由责任人负责。第三十二条货物验收合格后由验货员开具入库单，由供货商将货物送到指定库位，采购主管、供应商、验收人员签字确认，杜绝缺斤少两。使用部门要认真进行二次验收，相互监督，减少失误，合格后在入库验收单上签字确认。第三十三条验货员应根据采购申请单检查是否有未到物品，发现后应立即通知采购催货。第三十四条验货员签字后的收货入库单（厨房原材料）应在当天

11、中午11：00之前转入使用部门,作为二次验货和成本控制的依据。中午12:OO之后未转入的收货单将按每次20元对采购或验货的责任人进行处罚。第三十五条若厨房或仓库二次验货时发现存在质量问题（视觉上即可发现），厨房或仓库应该立即通知上级进行复核，然后上报采购主管副总经理，并给予首次验收责任人20元的罚款。二次验货时，发现短斤少两的，按照短少金额对验货责任人进行处罚。二次验货签字后若再发现问题，则按具体损失金额处罚厨房或仓库的责任人。具体由采购主管副总经理掌握。第三十六条厨房申购的新鲜蔬菜，全部送入厨房，以避免造成积压和浪费，加大成本。第三十七条坚决杜绝先用后验的做法。对于验货中发现有问题的、且使用

12、部门又急需的货物，应先由采购主管副总经理协调，确定解决方法后方可使用。第三十八条验货入库单最后返回财务部、采购、餐饮部及有关部门时必须经验货、采购员、供货方和使用部门签字方可有效，缺少一方签字财务部都不得办理结账付款手续。经各有关人员签字的验货入库单必须妥善保存，以便发现问题时备查。验货入库单保存期现为一个月。第三十九条验货时间：蔬菜定在上午9:00以前送齐。延迟送到，追究供应商责任。节假日以验收食品原材料为主,其他货物原则上不验收。第四十条验货指定地点为：客用食品原材料在厨房、员工食品原材料在员工餐厨房、其他消耗物资在仓库、固定资产在使用部门。第四十一条财务部经理、成本主管每月要到库房检查不

13、得少于一次，上高级管理人员及质量监督部人员有权不定期抽查货物质量与数量，若发现库房中出现假冒伪劣商品，将追究采购主管、验货员、保管员的责任。第十一章付款第四十二条对于一次性签订的购货合同的付款，采购在办理付款业务时,采购应对采购合同约定的付款条件以及发票、验收单进行严格审核,财务部依据合同、发票等对付款申请进行审核，并提出付款申请，按照公司审批程序进行审批，办理付款。第四十三条对于长期重复性采购合同的付款，财务部应当定期与供应商进行账目核对，收取供应商的合法票据，依据合同的约定，定期编制付款申请，按照审批程序审批，办理付款。第十二章采购周期确定第四十四条公司所需各类物资采购供货周期按照规定如下

14、，作为各部门制定物资采购计划的依据。各部门在实际工作中要加强协调与沟通,确保物资采购工作按时、保质、保量完成，为生产经营活动奠定基础。一、印刷品：采供期7-20无1.普通印刷品。指公司内部使用的单据、报表等，采供期7天。2、彩色高档印刷品。指公司对客服务使用的宣传册、各种服务指南、客用信封、菜单等，采供期20天。二、玻璃器皿：采供期30天。按照公司要求订制。如酒杯系列、玻璃容器、果盘等。三、化工产品：采供期10天。按照公司要求进货。如各种洗涤用品、去污粉、地腊、洗涤液等。四、针织品（布草类）：采供期30天。包括带司徽的客用五巾、浴衣、台布、床单被套、窗帘、口布等。五、客房专用品：采供期30天公

15、司订制带司徽的一次性易耗品。如香皂、牙具、洗发水、擦鞋纸、杯垫等。六、百货：采供期3天。指商品部所售商品。七、工艺品（礼品）：采供期30无公司订制的带店徽的宣传工艺品。如领带、钱夹、领带夹等。八、土杂用品：采供期3天。如清洁用具等。九、餐具、银器：采供期30天。如餐饮、客房用瓷器（带店徽）、银器。十、家具：采供期30天。如餐桌、椅子、柜子等。十一、食品类：采供期1-3天。本地采购1-2天，本省采购3天。十二、工作服：采供期5-30天。一般直接购买的5天，订制的30天。第十三章采购监督第四十五条加强采购监督力度，建立健全监督制度。做到整个采购过程监督,尤其是大宗物资采购,财务部、质量监督部要充分行使监督权。第四十六条采购监督的主要内容：（一）采购活动是否合理合法；（二）采购依据是否完整；（三）采购过程是否符合相关规定；（四）采购纪录，资料是否备案；（五）采购合同是否顺利履行；（六）需要监督检查的其他内容。第四十七条任何个人有权对采购活动中的违法违规行为向总经理投诉或举报。第四十八条对不履行本办法的部门及个人且采购价格高于质量监督部询价的给予所采购货物价款10%的处罚；同等价格的物资而质量远远低于行业标准的，公司将给予调离本岗位，停发岗位工资的处罚。第四十九条在整个采购过程中弄虚作假，泄漏内部经济情报，收受回扣的人员，视情节严重