【实例】xx秘书任职资格等级管理办法21页HR猫猫.docx

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1、XX文职人员任职资格标准文员队伍是公司人员组成中负有特别使命的团体，文职人员工作在公司的运作中起着不行或缺的作用，作为专业队伍中的一支独立小分队，有其独特性，并且在公司任职资格工作中担当了开路先锋的作用，为了使文员工作有章可循，提高工作绩效，并不断向新的目标努力，特制定本标准。文员任职资格分类文员任职资格标准依据文员的工作职责分为基础和助理两大类标准。按达标程度分级：标准类别对应行为标准等级对应级别助理类五级高级助理四级助理基础类三级高级文员二级中级文员一级初级文员文员资格认证申请条件：基础类：从事文员工作；或有志从事文员工作，且通过文员应知应会考试的其它人员。助理类：获得基础类文员高级文员资

2、格；在助理类文员岗位工作。文员资格获得条件：基础类：满意相应的行为标准认证要求，并且满意其它基本条件助理类：满意相应类别的行为标准达标要求，满意其它基本条件，并且获得高级文员资文员任职资格标准结构:基础类文员任职资格标准:一、基本条件1、职责部门文档管理 部门员工的人事信息管理、考勤管理、信息传递及处理。 部门内外流程上下接口的协调工作。 依据要求制作文件。 部门会议（学习、培训）的会务工作。 部门办公物品（日常办公用品，固定资产）的例行管理。 各项规章制度在部门的执行、帮助部门领导进行部门支配的制定与跟踪 部门文体活动组织及部门宣扬工作、部门6S例行管理。主管交办的其它事务。2、素养敬业精神

3、：在期限内精确保质完成工作。服务精神：满意内外客户的工作需求。细心：对自己的工作有警觉，发觉并避开错误。团队精神：支持团队确定，与团队成员共享相关信息，在必要时供应帮助。沟通：正确表达并获得理解和支持。逻辑思维：发觉问题基本关系，依据重要性分出任务轻重缓急。保密：严格遵守保密制度并督促他人遵守保密制度。3、阅历学历：高校专科以上，专业不限。工作阅历：对应文员的级别，除任职资格需达相应的标准，还需有工作阅历的要求。资格行为标准达标程度工作阅历高级文员基础类三级XX文员阅历18个月以上中级文员基础类二级XX文员阅历12个月以上初级文员基础类一级XX文员阅历3个月以上4、绩效资格绩效表现要求高级文员

4、B以上中级文员B以上初级文员C以上5、其它包括奖惩状况、培训记录及成果在XX工作期间受到的奖惩、参与的培训及培训成果均会对资格达标有肯定影响。四、基础类文员任职资格行为标准第一单元：提高流程的工作效率要素1.1组织你自己的工作A、运用适当的工作方法，最有效地利用时间B、使自己的工作和同事的工作协调一样C、最大限度地限制材料的奢侈D、依据既定的工作程序开展工作要素1.2开发自我提高绩效A、确定和认可个人改进目标B、打算和认可一项自我改进的实施支配C、实行与复审个人改进支配要素1.3维护工作环境以协助工作流程A、保持工作环境整齐平安B、向适当人员报告影响个人工作效率而自己又无法限制的工作条件要素1

5、.4维护平安和稳定的工作场所A、监督和维护工作场所的平安B、努力限制意外事故或紧急状况中的人身财产损失C、维护工作场所内人员、物晶和信息的平安【第一单元要素必备学问范围】 时间管理学问 组织个人工作的方法 与上司、同事沟通的技巧和协作方法 社会公布的火警、匪警、急救等电话号码以及公司火警及平安管理部电话号码； 告警系统的操作方法、灭火器材的运用方法等 初步的护理学问：烧伤、电伤、中毒等的处理 上报紧急状况的方法及流程 公司及部门的平安、保密制度其次单元：培育有效的工作关系要素2.1创建并保持与其它员工的有效工作关系A、对属自己职责范围内的同事们的要求马上行动起来，赐予合作B、将相关信息快速精确

6、地传递给同事C、实现目标如有困难应礼貌地向相关人员恳求帮助D、探讨、解决影响工作关系的各种问题或者快速地上报给相关人员E、沟通和供应帮助的方式方法应符合同事的须要要素2.2问候和帮助来访者A、快速礼貌地以公司规定的接待礼仪接待来访者并明确他们的须要。B、给来访者供应的恰当、符合公司要求的信息C、依据接待流程要求，引导来访者到目的地D、礼貌地说明拖延或不能供应帮助的缘由E、如遇自己职责之外的状况，上报给相关人员进行处理F、依据来访者的具体状况、要求及公司的实际状况满意来访者者的要求【其次单元要素必备学问范围】 公司的接待礼仪及规范 公司有关来访人员参观的规定 保密制度 防范泄密的方法技巧 公司的

7、组织结构及各部门业务分工和办公位置第三单元信息管理要素3.1处理入局及出局通话A、以机构认可的礼仪快速清楚地对来话作出反应B、正确识别来话方，并精确地登记其要求C、在自己的职权范围内回答询问或将询问提交相关人员D、正确拨打自己的或代别人拨打出局电话E、礼貌地获得和检查相关信息F、快速精确地将相关信息传递给相关人员G、快速将通讯设备故障上报给相关责任部门H、若须要，依据机构的规定记录通话要素3.2收取、整理并分发邮件A、依据机构要求的程序收取邮件B、在既定时间里依据要求整理邮件C、在规定的时间里将邮件分发相关人员D、分发中若出现无法避开的延误状况，应马上报告相关人员E、邮件地址书写明白、正确，信

8、函内附件附着坚固，发觉丢失，马上上报F、依据须要进行登记要素3.3信息系统的建立与信息维护A、依据公司的规定运用合适的软件或方法建立信息系统B、刚好精确地将新信息输入信息系统C、依据公司的规定处理过期的信息D、当原数据不完整或不合法时，向适当人员恳求处理方法E、用公司规定的方法对有责任维护的公共信息系统进行维护要素3.4信息接收与传送A、以合适的途径接收所需信息B、在指定的期限内，选择最适当的方式正确并精确地传送信息到指定部门、指定人员C、依据公司保密要求，刚好供应重要信息给有权知道的人员D、刚好矫正或汇报出现的错误信息，尤其对数字信息要素3.5信息查找与复原A、运用计算机软件选择有效的查寻方

9、法查找数据信息B、重要数据信息刚好备份并选择合适的复原手段C、理解信息需求并确定和索取信息来源D、爱护信息和设备不受损失要素3.6信息系统的平安与保密A、爱护所建立的信息系统B、信息传递过程中的保密与平安【第三单元要素必备学问范围】 公司电话接听的礼仪 电话记录方式 公司基本组织结构、主要产品和各部门业务职责 公司内外常用电话号码传真、EMAIL、NOTES运用方法适用范围：SAP系统；NoteS系统（114号码查询系统、IP地址登记）NetSCaPe地址本及收发邮件；部门业务客户通信系统；用于各种业务的查询网址；邮件群组；固定资产库；部门员工信息库；IP地址库；办公用品库；员工培训信息库；考

10、核记录；本部门人员通讯联络信息库。丢失信息的复原方法；文件压缩及备份方法；信息的查询与检索方法；数据的验证方法；IT的求助程序第四单元：文档管理要素4.1用现有的文档系统存储信息A、快速将信息按依次存储在正确的位置B、存储的资料是完整和平安的C、正确进行信息分类D、向适当人员询问信息分类的怀疑E、信息定位系统应刚好更新、精确并且是依据规定方式的要素4.2从现有的文档系统获得信息A、快速找到所需信息，并将信息传递给正确的人或位置B、信息供应假如延迟，应予以通知，并要礼貌地说明延迟缘由C、精确记录、刚好更新获得的信息，并按要求的形式呈现D、识别丢失或过期的条目，并遵循正确步骤将其找出【第四单元要素

11、必备学问范围】 文档检索系统 信息存储方法 信息分类 文档基本分类路径 产品开发文档管理规范 公司及部门行政文件的分类标准 存储依次的分类：字母依次、数字（序列号）、主题、地理（域）、时间（年头）等 按不同依次方法，对文档进行排序的技能 文档基本分类路径 公司及部门行政文件的行文规范和分类标准 文件发放的过程和原则 文档存放的原则 公文保密制度防止泄密的措施第五单元：依据所供应的材料制作并演示文本要素5.1依据所供应的材料，利用适当工具制作所要求的文本A、理解制作文本的要求B、依据所供应的书面（手稿）、录音或口述材料，利用适当的工具或软件,按要求将文稿制作成适合展示的形式C、识别、检查并校正文

12、中的错误及不确定之处D、排版符合公司或部门规定的风格E、按要求整理原件和复本并保存依据要求核对、整理并分发所完成的原件及复本；F、保持信息的平安与机密G、在指定期限内完成工作，如不能按期完成，须刚好、精确地汇报理由要素5.2复印A、制作的副本符合要求的数量和质量B、材料奢侈被限制在最低限度C、副本按要求进行校对D、文件页张应依要求加以封装，封装要整齐、平安【第五单元要靠必备学问范围】 公司及部门行政文件的行文规范 编制页码号 封装方法 机构有关平安和保密的政策 复印机操作指导及卡纸处理方法第六单元办公设备管理要素6.1依据需求申购办公设备A、监控各类办公设备的日常运用状况B、依据需求，申购办公

13、设备C、跟踪申购恳求的执行状况要素6.2领用办公设备，建立资产台帐A、刚好查询到货信息B、领取及发放办公设备C、建立资产台帐，刚好更新数据要素6.3办公设备的日常管理及盘点A、刚好处理资产的转移、清退、报废B、维护各类办公设备的正常运用状态C、定期盘点，依据公司要求处理盘点结果【第六单元要素必备学问范围】 部门的申购流程规定公司的紧急申购流程 申购电子流的运用方法 5S管理 网上到货信息的查询方法 部门关于领货流程的规定 常用设备的相关信息 公司固定资产管理规定 部门关于资产转移、清退、报废的规定 固定资产查询系统的运用方法第七单元会务工作要素7.1会议前打算A、明确会议目的及指示，确定相应的

14、会议事项B、打算的各项资源应协作会议的时间及需求C、打算满意个人特别须要的设施D、利用有效的渠道通知与会人员会议的时间、地点、议程等事项;E、确认与会人员准时到会要素7.2帮助会议进行A、检查会议所需的各项资源正常运作B、依据会议议程确保会议如期进行C、为与会人员供应刚好精确的会议信息D、敏捷有效的处理意料之外的事情E、依据须要对会议的重要内容及决策进行记录并整理F、对无法的处理的事情应刚好汇报至会议总协调人处要素7.3会后整理A、对会议运用完毕的物品进行清理，结算费用B、依据要求整理睬议相关资料C、确定是否须要依据会务状况进行总结并提交相关部门D、保持信息平安和机密【第七单元要素必备学问范围】 公司与会议有关的管理与财政规定 个人角色与支配 会议议程打算方法 有关会议设备打算的支配 资源获得的渠道及流程 会议打算不充分的后果 资源的平安及保密措施 物品维护运用规定（设备、资料） 会议记录的技巧 食宿、交通支配技巧 信息保管及传递的技巧 公司平安及保密的措施 费用结算