会议服务指引.docx

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1、会议服务指引1 目的为确保中心会议室、登录大厅及展厅会议服务活动的正常开展、有序进行，为客人提供优质的服务，特制定本指引。2 适用范围本指引适用于中心会议室、登录大厅及展厅的会议服务工作。3 职责3.1 会议接待员根据展务经理的工作安排，并按照展会通报或备忘录要求承担会议前布置、会议中服务和会议后收尾工作。3.2 展务经理按展会通报或备忘录要求对会前摆台、会议中服务和会后收尾工作进行人员安排、现场检查和问题处理，保证各项工作达到客人要求及中心标准。4 工作程序4.1 会议接待流程4.2会前摆台及准备工作4.2.1摆台前准备工作（1）根据展会通报或备忘录要求，会议接待员准备会议所需的长条桌、宴会

2、椅、台布、台呢、台裙、台裙夹、会议纸、铅笔、白板、白板笔、白板擦等各类用具和物品，要求干净、整洁、完好，数量符合要求。（2）进入会议室，对会议室空调、电源、灯光等设备设施进行检查，如发现异常应立即向工程部报修，跟进维修进展，确保在开会前1小时内修复完毕，并保证可以正常使用，以确保会议的顺利进行。（3）检查会议室环境卫生，若有异常立即通知保洁处理。4.2.2会议室摆台（1）打开藏光灯，根据展会通报或备忘录要求，摆出会议台形（2）先铺好台布或台呢，要求干净平整、无破损、中股向上、方向一致（3）摆好座椅，要求整齐、间距相等，横看、竖看、斜看均成一条直线（4）每个座位前摆放一张会议纸，一支铅笔，会议纸

3、与桌边距离1cm,铅笔紧挨于会议纸右侧，笔尖垂直朝上，下端平行于会议纸右下方第一排文字；（5）在会议纸LOGO上方ICnl处摆放矿泉水，中文商标朝向客人；若会议需提供茶水时，在会议纸LOGo上方ICm处摆放茶杯，杯柄朝右并与桌面平行，茶杯内放适量茶叶；若会议需同时提供矿泉水和茶水时，在会议纸LOGO上方Icm处摆放茶杯，茶杯左侧ICnl处摆放矿泉水，摆放整齐，横看、竖看、斜看均成一条直线。4.2.3签到台摆台按照展会通报或备忘录的要求，在会议室门口摆设签到台，2张会议桌并排摆放，桌布、台裙干净平整，无破损，桌面上摆放“签到台”桌卡，配置2-3把宴会椅。4.2.4茶歇台摆台按照展会通报或备忘录的

4、要求在会议室内或门口适当位置摆设茶歇服务台，并准备好相应服务用具。1.1.1 5展务经理应对会议接待员的上述工作进行检查，是否全部到位，达不到要求的及时指导、帮助、纠正。4.2.6 会议开始前1小时，会议接待员、展务经理应再次检查所有准备工作：（1）检查会议台型、签到台、茶歇台是否符合要求，台面整洁，各种用具干净，数量准确，摆放符合要求。（2）检查会议用桌花、植物的摆放，要求无枯枝、败叶，符合会议要求（3）检查环境卫生，要求空气清新、无异味；墙面、地面干净、无污迹（4）根据展会通报或备忘录要求检查会议室内的所有设备设施，包括工程部布置的横幅、喷绘、音响、话筒、投影仪及幕布等，确保正常。（5）根

5、据展会通报或备忘录要求检查会议指示牌，要求整洁、内容正确、字迹清楚，登录大厅北门口左或右侧（根据会议室位置）及一楼电梯口各摆放一块。（6）会议开始前1小时，打开热水器，并准备满足会议所需相应数量的开水壶，确保开水正常供应。4.2.7 会议前30分钟，会议接待员打开会议室门，打开会议室和公共区域所有照明灯，根据室内温度确定是否开启空调，然后站立于会议室门外迎候客人。4.2.8若会议为客人自带横幅、喷绘、投影仪及其它设备设施，会议接待员应立即通知工程部派人前来协助悬挂或调试。若客人为会议前1小时带来，应在会议前30分钟完成；若客人在会前30分钟才带来，应在会议前10分钟完成。4.3会中服务工作4.

6、3.1会议开始后，要保证会议室周围安静，会议接待员不能大声讲话，进出会议室应轻声开关门，在周围工作的人员也要保持安静。4.3.2为客人提供茶水时，在客人右后侧为客人斟倒茶水，并示意客人用茶，动作敏捷，轻拿轻放，茶水倒8分满，注意礼貌服务；每隔15-30分钟为客人添加一次茶水，但尽量不打扰客人开会，特殊情况时可根据客人要求服务；服务期间应关注有无客人吸烟等异常情况，若有需立即提醒客人会议室不能吸烟，并提供烟缸为其熄灭烟头。4.3.3会议期间会议接待员应守候在会议室外5m区域内，不能擅自离开工作岗位；若遇客人要求拿取东西，须向展务经理汇报，由展务经理安排其他人员协助送来。若因特殊情况必须离开，必须

7、向展务经理报告，告知离开原因及时间，由展务经理安排其他人员顶岗。4.3.4会议中场休息时，会议接待员要尽快整理会场，补充和更换用品，在不影响会议室室内温度的情况下可开门通风。4.3.5会议期间茶歇服务（I）根据展会通报或备忘录要求的时间，会议接待员提前30分钟，将需提供的点心、水果、饮料等物品摆放于茶歇台适当位置，摆设应做到美观、卫生，便于拿取。（2）会议接待员应及时撤掉使用过的餐用具，清理台面上的杂物，保持台面的整洁。4. 3.6会议结束前15分钟至会议结束客人离开会场，会议接待员必须在会议室外随时恭候客人，做好客人需要相关服务的响应准备；客人离开时，提醒客人携带好自己的行李物品，在电梯前欢送客人，礼貌向客人道别。5. 3.7会后收尾工作（1）待客人全部离开会议室后，开始收台工作。（2）会议接待员应仔细检查会场，查看是否有客人遗忘的物品，若发现应及时通知展务经理，由展务经理联系客人取回。（3）只保留会议室藏光灯，关闭其它所有照明灯后，开始进行收台工作把脏餐用具、会议用具归类收到会议库房，统一进行清洗、消毒，存放于工作柜内，清理服务桌上物品用具。（4）把摆台所用的活动会议桌椅撤到规定地点，并通知保洁清洁会场卫生，保持干净、整洁。（5）通知工程部收取相应设备设施。（6）检查设施设备，关闭所有电源，锁好会议室门窗。5记录表单展会通报