钥匙管理作业要点.docx

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1、目录章页别次第一章总则1.1 目的IT1.2 适用范围IT1.3 管理职责1-1第二章钥匙分类与保管2.1 钥匙之分类2-12.2 钥匙之保管2-1第三章钥匙申请保管与存放3.1 钥匙申请保管作业3-13.2 钥匙存放方法3-13.3 钥匙存放设施3-2第四章备份钥匙借用申请4.1 备份钥匙借用原则4-14.2 一般性钥匙借用作业4-14.3 密封性钥匙借用作业4-2第五章备份钥匙逾期归还、遗失与退还5.1 备份钥匙归还时间管制5-15.2 备份钥匙逾期归还跟催5-15.3 备份钥匙遗失处理作业5-15.4 备份钥匙申请退还作业5-2第六章钥匙交班清点、更换与清查6.1 钥匙交班清点作业6-1

2、6.2 钥匙更换作业6-16. 3钥匙清查作业6-16.4钥匙清查异常处理6-1第七章附则7. 1其它7-18. 2实施与修订7-1附件附表一备份钥匙申请保管（退还）单A-I附表二备份钥匙申请保管清册-2附表三一般性钥匙借用登记表A-3附表四密封性钥匙申请借用单A-4附表五密封性钥匙借用登记表A-5附表六钥匙逾期归还清册-6附表七钥匙清查异常统计表A-7附表八警卫人员紧急入内登记表A-8附件一密封性钥匙白色信封袋封面格式B-I第一章总则1.1 目的为使本院各大门(铁门)、公共区域、会议厅(简报室)以及部门单位内涉及紧急应变与财物管理之钥匙管理有法遵循,特订定本作业要点。1.2 适用范围为因应紧

3、急情况、维护安全需要以及预防重大财物遗失之钥匙管理，其内容包含钥匙之分类、保管、编号、存放、借用、归还、清点、更换以及清查等相关管理作业，均在其适用范围内。1.3 管理职责各钥匙管理相关部门之主要工作职责如下所述，并应纳入相关作业人员之一办事细则与I工作规范中，以供遵循。(1)行政中心财务管理部A.钥匙管理规章制修订。B.钥匙管理工作之推动、督导、稽核及改善。(2)院区管理部A.钥匙存放设施符合性检核。B.钥匙管理作业定期教育训练。C.钥匙管理作业异常追踪检讨。D.钥匙管理工作之推动、督导、检核及改善。(3)院区总务处A.钥匙管理工作之推动、督导、稽核及改善。(4)院区警卫科A.钥匙分类原则之

4、订定。B.钥匙分类编号之设定。C.钥匙存放设施之设置与管制D.钥匙存放保管与退还作业。E.钥匙申请借用与监控作业。F.钥匙逾期归还与跟催作业。G.钥匙遗失处理与更换作业。H.钥匙定期清点与清查作业。第二章钥匙分类与保管2.1 钥匙之分类（1）依照钥匙属性区分A.大门（铁门）钥匙。B.公共区域钥匙。C.会议厅（简报室）钥匙。D.部门单位申请保管之钥匙。E.其它钥匙（如未开放使用之区域等）。（2）依照钥匙重要性区分A.密封性钥匙：存放有贵重财物之房间其房门钥匙属之，并由钥匙持有单位认定之。B.一般性钥匙：非属密封性钥匙之一般房门钥匙。2.2钥匙之保管（1）钥匙存放保管单位A.各部门须留有其责任区域

5、内之所有房门钥匙。B.总务处须留有各公用会议厅（简报室）之钥匙。C.警卫科须统一保管各大门（铁门）及公共区域之钥匙，且每支钥匙均须留有备份，以供紧急应变之需要。D.各部门及会议厅（简报室）管理单位得依需要申请备份钥匙提请警卫科代为保管。（2）备份钥匙申请保管原则上述之部门单位其责任区域内之房门有下列情况者，应提出备份钥匙保管申请：A.房门内存放有贵重财物者。B.房门内摆设有易燃、易焚或易感电等危险设备或物品者；以及划定为未开放使用之区域。C.房门内可能发生紧急事故情况者。1.2 备份钥匙申请保管单位各部门单位可惭备份钥匙申请保管原则，向警卫科提出备份钥匙保管申请，备份钥匙之费用须由申请保管之部

6、门单位自行负担。第三章钥匙申请保管与存放3.1 钥匙申请保管作业（1）申请单填写申请备份钥匙保管时，该部门主管应指派专人至警卫科填写备份钥匙申请保管（退还）单（如附表一），经二级主管复核后，向警卫科提出备份钥匙保管申请，警卫人员于接件时，应先确认备份钥匙之数量与功能是否正常无误，否则应予退件。（2）钥匙之编号警卫科应赋予每支钥匙一个单独不重复的个别编号，编号原则由警卫科自行编写订定，宜依照大楼别、栋别、楼层别、区域别、申请部门别等排序原则（院区得因地制宜）进行钥匙分类编号（依需要可备注地点或大门名称），并编列钥匙分类编号原则一览表，以供管理组、总务处及行i中心财务徵S部备查。（3）保管资料建文

7、件警卫科于收到备份钥匙申请保管（退还）单后，须建文件于计算机中列管,并编列备份钥匙申请保管清册（如附表二），且提供二份留存于管理部及总务处，以利现场查核并随时更新。3.2 钥匙存放方式（1）钥匙存放原则宜依照大楼别、栋别、楼层别、区域别、申请部门别等排序原则（院区得因地制宜），为钥匙保管之分类存放依据，且属于同一楼层别之钥匙须有一个独立范围的存放空间。（2）钥匙存放种类A,悬吊挂放式：适用于一般性钥匙，个别部门之钥匙可共同串挂于同一个钥匙牌，并将钥匙分类编号（至申请部门别编号止）填写于钥匙牌上（依需要可备注地点名称）；钥匙分类编号（钥匙完整编号）填写于标签贴纸黏贴于钥匙柄上（依需要可备注大门名

8、称），并悬吊挂放于钥匙柜中。B.信封密封式：适用于密封性钥匙，个别部门之钥匙可共同串挂于同一个钥匙牌，并将钥匙分类编号（至申请部门别编号止）填写于钥匙牌上（依需要可备注地点名称），钥匙分类编号（钥匙完整编号）填写于标签贴纸黏贴于钥匙柄上（依需要可备注大门名称），并将钥匙串存放于白色信封袋内，开口黏贴封紧，且信封黏口处须有存放部门主管的签名和盖章，并加注密封人、密封日期以及密封性钥匙分类编号（至申请部门别编号止）等相关数据于白色信封袋上（如附件一格式），并挂放于钥匙柜中上锁管理。C.钥匙牌管理：须采取颜色管理，针对大楼别、栋别、楼层别或区域别，分别给予不同颜色之钥匙牌，使警卫人员能够立即分辨钥匙

9、的分类，以迅速定位紧急情况的发生地点。3.3 钥匙存放设施（1）钥匙存放柜A.警卫室须配置适当空间设置钥匙存放柜。B.钥匙存放柜中应配置适当空间以清楚区分分类原则下之钥匙。C.钥匙柜设置规格：a.警卫室钥匙柜：进行工程委托设置，主要项目包括拉门式木质钥匙柜（含锁及钥匙；钥匙柜长度和宽度请依照各院区需求规划设置）、钥匙上架钩环、标签纸以及钥匙牌。b.各部门钥匙箱：请自行添购合适大小之钥匙箱。（2）钥匙存放柜之钥匙钥匙存放柜之钥匙应妥善保管于警卫室内，并上锁管理。第四章备份钥匙借用申请1.1 1备份钥匙借用原则使用部门因紧急状况、钥匙遗失或工程施工等因素，需要使用备份钥匙时，可提出备份钥匙借用申请

10、。1.2 一般性钥匙借用作业（1）存放部门借用A.申请钥匙存放之原部门借用时，应至警卫室填写一般性钥匙借用登记表（如附表三），办理备份钥匙借用。B.钥匙借用人员须出示识别证以供警卫人员核对，并将识别证扣押于警卫室，再由警卫人员交给备份钥匙。C.存放部门人员借用钥匙，不论其系上班时间内或外，警卫人员均不须陪同至现场开锁。（2）非存放部门借用A.非原申请钥匙存放之部门于存放部门上班时间内需使用钥匙时，应径洽存放部门借用；于存放部门上班时间外需使用备份钥匙时，应事先告知存放部门主管（下班时段或例假日遇临时需要时，应向值班主管报备同意），由存放部门主管（下班时段或例假日，为值班主管）通知警卫科主管或当

11、班领班，始可至警卫室填写！一般性钥匙借用登记表，办理备份钥匙借用。B.钥匙借用人员须出示识别证以供警卫人员核对，并将识别证扣押于警卫室，再由警卫人员交给备份钥匙。C.非存放部门人员借用钥匙，不论其系上班时间内或外，警卫人员均须陪同至现场开锁。1.3 密封性钥匙借用作业（1）存放部门借用A.申请钥匙存放之原部门借用时，应事先至警卫科索取填写密封性钥匙申请借用单（如附表四），经部门主管复核后，始可至警卫室办理备份钥匙借用。B.钥匙借用人员须出示识别证以供警卫人员核对，并将识别证扣押于警卫室,填写密封性钥匙借用登记表（如附表五），再由警卫人员取出备份钥匙，并陪同至现场开锁。C.警卫人员陪同前往开锁过

12、程中，须于密封性钥匙借用登记表上加强确认备份钥匙借用目的、进出房门时间以及自房内取用之物品名称、数量等信息，且警卫人员须于窗体上方签名确认。D.密封性钥匙开封使用后，当日（下班时段借用为翌日；例假日借用为次上班日）须将密封性钥匙申请借用单送签至警卫科主管；隔日再由警卫白天领班将密封性钥匙、拆封过后信封袋以及密封性钥匙借用登1睦，依照原订定超交回存放部门重新密封，并经该部门主管签章后，交回至警卫室上柜保管。（2）非存放部门借用A.非原申请钥匙存放之部门借用时,应事先至警卫科索取填写懿寸捌匙申请借用单，经申请借用部门主管复核后,立即告知存放部门主管（下班时段或例假日遇临时需要时，应向值班主管报备同

13、意），由存放部门主管（下班时段或例假日，为值班主管）通知警卫科主管或当班领班，始可至警卫室办理备份钥匙借用。B.钥匙借用人员须出示识别证以供警卫人员核对，并将识别证扣押于警卫室，填写密封性钥匙借用登记表，再由警卫人员取出备份钥匙，并陪同至现场开锁。C.警卫人员陪同前往开锁过程中，须于密封性钥匙借用登记表上加强确认备份钥匙借用目的、进出房门时间以及自房内取用之物品名称、数量等信息，且警卫人员须于窗体上方签名确认。D.密封性钥匙开封使用后，当日（下班时段借用为翌日；例假日借用为次上班日）须将密封性钥匙申请借用单送签至警卫科主管；隔口再由警卫白天领班将密封性钥匙、拆封过后信封袋以及密封性钥匙借用登i

14、球，依照原订定流程交回存放部门重新密封，并经该部门主管签章后，交回至警卫室上柜保管。（3）违反上述借用规定者，警卫人员不得将钥匙借出。第五章备份钥匙逾期归还、遗失与退还5.1 备份钥匙归还时间管制备份钥匙借用人员须于借用后半小时内将备份钥匙交回警卫室，办理缴交归还作业，警卫人员应将归还时间详细记录于一般性钥匙借用登记表中，并将扣押之识别证归还予备份钥匙借用人员。5.2 备份钥匙逾期归还跟催(1)警卫人员须填写备份钥匙逾期归还清册(如附表六)。(2)借用后超过半小时以上仍未归还者，警卫人员应跟催钥匙借用人员，要求其尽速归还。(3)借用后超过一小时以上仍未归还者，警卫人员应持续跟催钥匙借用人员，并

15、提醒告知其已逾期时间。(4)借用后超过二小时以上仍未归还者，警卫人员应每隔一小时(尚未归还)跟催钥匙借用部门主管，直至归还为止。5.3 备份钥匙遗失处理作业(1)备份钥匙遗失处理A.警卫人员须将此遗失事项登记于一般性钥匙借用登记表备注栏，并纳入警卫交班本进行纪录。B.改以遗失备份钥匙人员身分证或驾照等合格证件代替识别证扣押，并暂不予归还。C.遗失备份钥匙人员应于隔日(不含本院休假日)缴交重新打造之备份钥匙回警卫科，缴交时警卫人员应将缴交时间登记于I一般性钥匙借用登记表归还时间栏并签名确认，再将身分证或驾照归还该名人员。(2)备份钥匙遗失罚扣A.遗失备份钥匙人员须自行负担重新打造备份钥匙之费用。B.警卫科应先请该名人员签名确认后，填写薪津资料异动表(80C卡)，呈总务处复核后予以扣款。C.如发现借用备份钥匙未归还以遗失之名，在尚未更换门锁之前，以未归还之钥匙开启或进出借用钥匙单位，经发现将提报人评会议处。