医院文书管理作业外部稽核办事细则.docx

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1、项次作业项目及目的业期作周作业细目及作业方法依据规章或法令及使用表单1以H1.S文书电脑作业管制之文书每年至少一次（含）以上（1）核对文书收发单，确认是否有未正式办理收、发文之公文。（院外机构来文文件及本院对外发文文件部分）核对该部门已归档之文书档案文件与其文书收发单,确认是否有正式办理收文或发文之记录或注记。（2）己电脑传签之文书，是否仍有以HIS书面收、发文者。询问收发人员是否有以HIS书面收发文之文书（人事案件反应单、电脑意见反应单.等），若有，则进一步确认该文书附件是否超过3页或无法扫瞄者，若无超过3页或无法扫瞄者，则列为异常。（3）有注明检附现金、支票、汇票等来文，确认是否有缴交出纳

2、部门。询问收发人员是否收到有注明检附现金、支票、汇票或其他有价证券等之来文，并确认此来文经办人员是否有将现金、支票、汇票或其他有价证券等缴交出纳部门之证明（如银行缴款单等）。（4）统计展延30天（含）以上之件数。请该部门文书收发人员于HIS文书时效管制作业中列印报表之文书处理异常统计表窗体，将该部门前月份之资料印出，确认是否有展延超过30天之文件。文书收发单以H1.S书面收、发文之文书（人事案件反应单、电脑意见反应单.等）1 .来文有注明检附现金、支票、汇票或其他有价证券等2 .缴交出纳部门之证明His!文书时效管制作业中之文书处理异常统计表表单年月 日第 次修订文书管理作业外部稽核办事细则项

3、次作业项目及目的作业周期作业细目及作业方法依据规章或法令及使用表单1档案整理每年至少一次（含）以上（1）查看档案室、档案柜是否有脏乱、文件随处堆放之情形。到该部门档案室（柜），看其周遭环境是否脏乱、污秽，所存放文件是否依序排放整齐。（2）抽查三本档案夹查看是否有皱折、破损之文件。随意抽查档案室（柜）存放之三本文件,检查其文件装订是否整齐，文件是否有皱折、破损之情形。（3）抽查三本档案夹核对是否有档案遗失、未归档或目次顺序错误者。随意抽查三本档案室（柜）存放之文件，是否依企业文书管理办法7.2.3档案分类规定，其档案夹之目次表与实际存放之文件顺序一致，且文件（或其附件）是否有遗失，未归档之情形发

4、生。企业文书管理办法三本档案室（柜）存放之文件1 .企业文书管理办法2 .三本档案室（柜）存放之文件项次作业项目及目的作业周期作业细目及作业方法依据规章或法令及使用表单2档案分类每年至少一次(含)以上(1)查阅各档案夹之目录是否建立，档案编号与分类原则是否相符。抽查栏案室内之档案夹内目次表是否建立，其档案编号与档案分类原则是否依企业文书管理办法7.2.3档案分类规定依序编号、登录，并以每一案一个目次编号为原则。(2)查阅各档案夹之档案分类是否依规定之原则分类。查看各档案夹之档案分类是否依企业文书管理办法7.2.3档案分类规定视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门别及大、小、细类原则进行分

5、类。(3)查阅各档案夹之背脊是否依定规以标明档案之分类编号及名称。查阅各档案夹之背脊是否依企业文书管理办法7.3.1档卷规定标明档案夹内所含案件之分类编号及名称。企业文书管理办法企业文书管理办法企业文书管理办法项次作业项目及目的作业周期作业细目及作业方法依据规章或法令及使用表单3档案清理每年至少一次(含)以上(1)查阅去年底是否将档案目录造册，呈院长级主管勾选销毁档案。1.询1口档案管理人员是否依企业文书管理办法7.3.3档卷清理规定将上年度(含)以前之所有档案目次表造册，呈院长级主管勾选须销毁案件后集中销毁。2 .查看档案销毁之目录清册。3 .查看院长级主管核签纪录。(2)抽查十件已勾选销毁

6、之档案，确认是否已抽出销毁，档案目录是否有注明销毁日期。抽查十件去年底档案销毁清册内之档案，是否依企业文书管理办法7.3.3档卷清理规定已从现有档案夹中抽出，且该档案夹目次表有注明其销毁日期。1 .企业文书管理办法2 .档案销毁之目录清册及院长级主管核签纪录1 .企业文书管理办法2 .去年底销毁档案清册3 .有遭销毁档案之档案夹项次作业项目及目的作业周期作业细目及作业方法依据规章或法令及使用表单1保管之印信是否依规定申请制发、缴销每年至少一次（含）以上（1）依该部门所有人员实际保管之印信，逐一确认是否均有核定之请（制、换、补）发印信申请单。将该部门所有人员保管之印信，逐一核对是否依企业文书管理

7、办法6.3.3印信申请规定，因业务需要、组织变更、印文磨损、毁损或遗失等因素申请而核定之一请（制、换、补）发Epf言申请单。（2）逐一查阅各申请单之申请程序、管理部门及核决主管是否有不符合规定之情形。查看印信各申请单之申请程序、管理部门及核决主管等是否依企业文书管理办法6.3.1印信之核定及制发部门规定申请，如：（1）医院图记、长戳、理事长之职章（及职衔签字章）需经理事长核定，由行政中心人资部为管理部门统一制发。（2）特定业务专用之图记、长戳理事长职章（及职衔签字章）需经行政中心特助级主管核定，由行政中心人资部为管理部门统一制发。（3）特定业务之主管职章及各部门之部门章经行政中心特助级主管核定

8、，由行政中心人资部为管理部门统一制发。1 .企业文书管理办法2 .请（制、换、补）发印信申请单1.企业文书管理办法3 .请（制、换、补）发印信申请单项次作业项目及目的作业周期作业细目及作业方法依据规章或法令及使用表单1保管之印信是否依规定申请制发、缴销每年至少一次（含）以上（3）确认最近一年内，调、离职之主管职章及职衔签字章是否办理缴旬k询问该单位最近一年内是否有调、离职满一个月之主管,并检查其主管职章及职衔签字章是否有申请印信缴销申请单。（4）核定之印信制发申请单中，是否有找不到印信之情况。逐一核对印信请（制、换、补）发申请单，是否有印信请（制、换、补）发申请单而无印信之情形。（5）保管之印

9、信是否依规定之质料及形式制刻。查看该部门所有印信是否依企业文书管理办法6.1.2印信之质料及形式规定分为牛角质方形图章（图记及职章）、橡皮长形图章（长戳及职衔签字章）及橡皮椭饼图章（部门章）。1 .企业文书管理办法2 .印信缴销申请单1 .企业文书管理办法2 .请（制、换、补）发印信申请单企业文书管理办法项次作业项目及目的作业周期作业细目及作业方法依据规章或法令及使用表单2实际用印是否依规定办理每年至少一次(含)以上(1)核对盖用印信申请单及文件之文稿上实际盖用之印信，是否一致，监印人用印后，是否有在监印人栏位签名。1 .查看该部门每月所有盖用印信申请单，是否依企业文书管理办法6.2.2印色盖

10、用规定，申请单内所盖用之印信与实际盖用印信一致。2 .监印人腓幅有无在盗用印信申请单监印人栏彳潞名。(2)文稿上实际盖用之印信是否图记、职章以红色印泥或打印水用E3;公司长戳、职衔签字章、部门章以蓝色打印水用印。S看盖用印信申请单上实际盖用印信是否依企M文书管理办法6.2.3印色使用规定之颜色用印。1 .企业文书管理办法2 .盖用印信申请单1 .企业文书管理办法2 .盖用印信申请单项次作业项目及目的业期一作周作业细目及作业方法依据规章或法令及使用窗体3保管印信之监印人接任时,是否均有办妥移交手续每年至少一次(含)以上(1)核阅目前之监印人于开始监印时之移交清册，是否依规定办妥移交手续(或是虽交接但有资料不齐或主管未签名之情形)。查看各印信监印人之移交清册是否依企业文书管理办法6.3.5印信管理规定办理印信移交手续。(2)确认移交清册内印信与实际保管之印信是否一致。逐一查看各印信监印人所保管印信是否与移交清册之印信一致。1 .企业文书管理办法2 .监印人印信移交清册1 .企业文书管理办法2 .监印人印信移交清册