合同管理信息系统介绍.pptx

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1、合同管理信息系统介绍目 录系统概述合同管理系统主要实现企业生产经营活动中对合同全生命周期的管理，通过该系统完成从合同准备、合同订立、合同审批、合同履行、合同终结、合同归档的全过程管理。系统通过开发形成了成熟的合同管理业务框架平台，可为用户提供整体的合同管理解决方案。合同准备订立发起审查审批合同签署合同履行合同管理系统合同终结与ERP等系统集成，确保数据同源，避免重复录入自动生成合同文本，减轻经办人工作量多级规范的审查审批流程，进一步防控法律风险水印、二维码等加密防伪手段，确保合同的唯一性跟踪记录合同的执行情况，确保合同信息的完整性合同的终点，实现合同闭环管理门户、OA主数据管理系统业务公开、档

2、案管理ERP系统EDW系统TMS系统应用管理应用管理系统管理系统管理合同要素 签约依据项目信息 相 对 人 合同准备用户信息图形追踪运行总览工作提示动态信息委托代办预警设置 收款付款合同变更 合同转让合同终止 合同中止合同履行订立发起 审查审批合同打印 合同签署盖章备案 合同订立合同终结 电子归档纸质归档 临时归档合同终结合同管理信息系统工作助理业务架构图系统技术架构5合同生命周期 合同准备合同订立合同履行合同终结l合同要素l合同相对人l签约依据l项目信息l生成文本l审查审批l合同打印l合同盖章l合同签署l合同备案l收付款信息l合同变更l合同中止l合同转让l合同终止l合同终结l电子归档l纸质归

3、档l临时归档回转订立阶段履行阶段终结阶段准备阶段目 录合同准备合同准备合同标的明细1、手动录入系统为了减轻手动录入的繁琐，部分数据已经从MDM导入到系统库中，只需通过系统筛选并选中既可；2、 ERP导入选择ERP导入的订单信息，从而带出物料明细以及标的金额等；相对人1、从MDM导入系统实现了相对人准入的维护功能，从MDM导入的相对人信息主要是客户以及供应商数据；2、企业自行录入对于相对人库中没有的数据，由企业来自行维护；3、市场准入证、法律资格审查证需要应用管理员在单位配置里进行相对人资质配置。其他1、框架合同也算一份合同，计入统计数据；2、内部合同包括关联交易，选择内部合同，需要选择对方经办

4、人；3、我方签约主体为当前（包含）组织向上所有具有签约主体的单位；4、重大合同订立需要上传尽职调查报告。合同订立定量定性审查1、 定性审查让相关审查审批角色人员对符合自己审查角色的某些方面的审查内容自行斟酌审查审批的辅助审查模式。2、定量审查将需要审查审批的具体条款细化量化分配给相关审查角色进行审查审批的辅助审查模式；合同打印、签章1、合同打印支持水印、全息码防伪，确保合同的唯一性；2、系统支持电子签章功能，包括骑缝章；3、电子签章：只有内部合同才可以使用电子盖章功能。审查审批1、审查审批流程的全过程可视化；2、图形化流程配置，简单易操作；3、流程监控，及时调整流程配置；4、确保合同的审查审批

5、率；5、审查不通过退回经办人。合同文本1、标准合同文本理论上不需要经过专职合同管理员审核，只需要经过兼职合同管理员审核既可；2、非标准合同文本须经各单位法律部门专职合同管理员审查；审查审批合同审查审批功能具有管理标准化、网络化、流程化、信息化等特点，实现了合同文本的网络动态审查审批。在审查审批过程中，如果合同使用的是标准文本，则法律部门不参与审查，否则法律部门专职合同管理员要对合同文本的相关条款进行审查。将合同退回给主办人进行修改对合同文本的每一次修改保留版本，并支持文本对比功能人性化的工作提示和审核底稿帮助审查人更好的做好审查工作查看已审意见并预知下一审查节点流程退回文本对比审核底稿流程追踪

6、审查审批审查审批图形化图形化流程追流程追踪踪图形化图形化流程定流程定制制流程流程补救补救流程流程抄送抄送审查审查通过通过审查审查退回退回协同协同审查审查部门内部门内部分发部分发合同打印打印合同并记录相关信息。合同审批完成后由合同经办人员或专兼职合同管理员对文本进行打印，合同打印需要对合同文本添加水印、全息码防伪标记、加盖合同印章，并加密锁定，不允许用户修改。审查审批完成后，打印合同文本、审查审批表、安全协议记录打印人账号、打印时间、打印份数等打印信息合同文本加密锁定，防止篡改水印、全息码防伪，确保文本唯一性支持电子印章功能合同打印记录打印信息加密防伪电子印章合同授权实现合同的长期授权、单项授权

7、功能。合同授权主要完成合同授权程序的办理，除法定代表人以外，对外签署合同时，根据需要办理合同授权。系统提供授权委托书打印功能。进行授权操作的办理查询授权历史纪录合同授权合同授权查询合同合同履行履行合同主办人根据合同实际的履行情况，选择相应的业务进行申报，并提交相关部门进行会签审查和领导审批。审查审批通过后，主办人办理相关业务，并将实际的业务信息反馈到系统。系统对合同履行的关键点进行合同预警提示。履行预警履行提示合同履行收款信息收款信息合同变更合同变更合同合同终止终止合同转让合同转让合同中止合同中止付款信息付款信息合同终结合同终结合同终结1 、合同的终点，合同履行完毕之后，进入合同终结状态，在终

8、结审查审批通过后，自动进入电子归档，一份合同圆满完成。2、合同终结包含正常终结、异常终结，填写相关终结信息，勾选终结审查清单后，点提交，完成终结申请。审查审批1、审查审批配置：系统应用管理员在单位配置里开启合同终结审查审批开关。2、开启审查审批流程后，需要流程配置管理员配置相关的终结审查审批流程方可进行。其他1、合同终结程序完成后，合同变为终结状态不能进行其他业务操作；2、合同终结后，将合同归档到合同管理系统档案库。个人工作助理将用户所有已办工作显示在已办工作中，可以直接点击查看用户出差或者由于其他原因不能处理业务时，将工作委托他人办理查看本级单位管理员和上级单位管理员发布的通知公告信息修改个

9、人姓名、联系电话、职务等信息已办工作办公代理通知公告用户信息查看企业所有合同信息运行状态运行总表以工作找人的方式，将用户的待办工作显示在待办工作中，可以直接点击办理待办工作查询分析系统提供了全面的、多方位、灵活的查询分析功能。 实现对总部及企业合同的分类查询与统计，系统支持按照板块、企业、合同类型、年度、合同状态等关键字进行检索，并提供导出（EXCEL/TXT/HTML/XML）功能。合同运行合同运行总总表表合同合同跟踪跟踪阶段查询阶段查询基础查询基础查询图形报表图形报表ExcelExcel报表报表合同监控合同监控全文检索全文检索接口关系图MDMMDMERPERPEDWEDWTMSTMSCAC

10、A中心中心OAOA书生书生系统系统供应商客户物料MMMROSDPMPSFI签约依据收款信息付款信息身份认证安全认证电子印章信息门户单点登录待办集中合同管理系统ERPERP接口方案数据交互发送结算申请信息回传付款数据订单、工单等19目 录管理范围采购类销售类工程类维修类承揽类其他。投资类知识产权类租赁类相对人管理合同相对人合同其他相对方相对人资质用户范围合同系统主办部门经办人会签部门负责人相关审批领 导专兼职合同管理员各部门职责主办部门合同准备文本起草签署备案合同履行合同终结合同归档审查部门部门初审会签文本审核合同审批公司领导目 录应用效果防控防控法律风险法律风险结合企业内控 结合企业内控要求，

11、规范化人员操作，为企业中的法律风险防范提供决策支持提高文本质量 通过系统自动读写合同文本，减少人工手动输入的错误率，提高文本质量规范审查流程 按照系统流程进行审查审批，更加规范审查流程确保合同文本唯一性 文本添加水印、全息码等防伪手段，确保合同文本的唯一性应用效果提高提高合同审批合同审批效率效率 通过将原有的手工作业形式迁移到网络化、流程化的流程平台上来进行，大大加快了合同办理效率。单笔合同审批速度平均提高了47%。 而且由于合同管理系统能够完整地保留流程中的过程记录和结果信息，从而有效避免了手工作业模式下经常出现的出错、遗漏等问题，使员工可以将更多的精力投入到业务的改善上，因而能够大大提高个

12、人的办公效率。05101520线下审查线上审查合同审查审批周期对比合同审查审批周期对比合同审查审批天数15天7天应用效果提高合同提高合同标准文本的标准文本的使用率使用率系统中的标准文本管理，在方便用户使用的同时，又提高了标准合同文本的使用率。0%10%20%30%40%50%60%70%80%实施前实施后30%75%应用效果合同系统实施前后对比合同系统实施前后对比合同管理系统-实施前合同管理系统-实施后p 审查审批周期长p 跨地区审查，手工送达p 差旅费用高p 合同数量大，存储体积很大，占用大量存储空间p 审查审批周期大大缩短p 跨地区审查，系统送达p 无差旅费用p 实现合同电子归档，存储体积

13、很小应用效果快速检索，省时省力 在系统中通过查询功能，只需要输入所需合同的条件就可以直接检索到所需文本，避免在繁多的纸质文件中手动翻找，既省时又省力，系统还可以实现数据的自动统计工作。查询钢材采购合同应用效果统计分析 合同的统计效率得到很大提高，从以前的人工统计到现在的由系统自动完成统计，统计信息随时获得。系统提供的合同报表和图形报表为企业管理者的决策提供支持。目 录系统亮点水印全息码防水印全息码防伪伪定量定量审查审查电子盖章电子盖章文本释义文本释义文本要素读写文本要素读写亮点Office整合在线编辑在线编辑系统亮点流程动态流程动态监控监控实现了合同生命周期的全过程信息化闭环管理，加强了对合同

14、薄弱环节和关键点的控制，真正实现了合同动态监控、动态管理、动态审查的信息化管理。图形化流程图形化流程配置配置系统中的标准文本管理，在方便用户使用的同时，又推进了标准合同文本的使用。经办人部门初审领导审批李三王五赵六系统亮点高度集成 与ERP等相关业务的接口，实现数据共享，避免数据重复录入，确保数据同源， 实现单点登录，待办集中系统亮点“云计算云计算”技术技术合同管理系统采用微软的“云计算”技术，构建中国石化自己的私有云，为云计算在中国石化的应用做有益的探索系统亮点系统提供“定量审查”和“定性审查”两种审查模式，人性化的工作提示和工作底稿功能协助审查人更好地做好审查工作独特的审查模式独特的审查模式定量审查定性审查目 录整体流程合同准备合同订立合同履行合同终结生成合同文本合同打印合同签署要素登记盖章备案审查审批变更转让终止中止（暂停）付款审查审批收款电子归档合同唯一入口合同终点基本信息项目信息签约依据审查审批审查审批操作步骤合同准备标的、相对人、项目信息、签约依据。合同订立发起生成合同文本，编辑合同文本合同审查审批按配置流程进行合同的审查审批。合同打印签署，录入签署信息。合同履行收付款、变更、转让。合同终结、归档结束语谢谢！