合同管理制度.docx

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1、合同管理制度(一)总贝U1、为加强公司经济合同管理，提高公司的经济效益和社会效益，预防经济纠纷，根据经济合同法及有关法律、法规的规定，特制定本办法。2、本制度所称的合同指公司与其它经济法律关系主体签订的各类工矿产品购销合同、代销合同、联营合同、引厂进店合同、承包经营合同、加工承揽合同、建筑工程安装合同、投资合同、物业租赁合同、涉外经济合同以及具有合同性质的意向书、协议书等。3、本制度所称的合同管理是指公司对所签订的经济合同进行审查、监督、管理的过程，包括合同方调查、意向接触、商务谈判、合同的签订、履行、变更与解除以及纠纷的处理、奖惩措施的管理，是企业现代化管理的重要内容。4、凡本公司对外的一切

2、经济往来，都应当签订书面合同。5、公司所签订的一切经济合同实行采购业务部统一管理与各部门归口管理相结合的原则。律师全面负责公司合同的审查、核准及督促执行，负责合同的备案、建档、有关资料的收集及整理，财务部负责对合同的结算进行监督。6、公司各部门对本公司签订的合同，应指定责任心强、有合同管理知识的人员负责，建立合同管理台帐。7、公司各部门必须以公司名义对外签订经济合同，以本部门名义对外签订的经济合同不具有法律效力，公司不予承认。(二)合同管理机构及其职责1、公司合同管理机构以采购部为主，各部门为辅。其职责是：(1)宣传经济合同法，开展“重合同、守信用”活动。(2)法人授权委托书办理。(3)经济合

3、同专用章的使用与管理。(4)制定、修改经济合同管理方面的规章。(5)建立经济合同管理台帐，保管所有经济合同正本及附件以及与合同有关的资料(如营业执照副本复印件,“三证”等)；对已执行完毕的合同进行归档，并完善合同档案管理制度。(6)协助调查签约对方当事人的主体资格和履约能力。(7)经授权代表法定代表人参与经济合同纠纷的调解、仲裁、诉讼。2、合同管理机构及各部门应做好经济合同管理的基础工作，具体如下：(1)建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号，购销、代销、引厂进店合同的编号由电脑室编制，方法为“某年某月某日序号”，该编号所采用的时间应为合同输入电脑的时间，“序号”为输入该合同的次序。其它类合

4、同的编号由所在部门编制，所有采用的时间应为合同签订的时间“序号”，根据签订合同部门的不同采用字母A/B/C/D/E/F，它们分别指代综合管理部、采购部、财务部、百货营运部、超市营运部等。如果同一部门一个工作日内签订一个以上的合同，则在所批代字母右下角标上1、2字样。每一份合同均应包括正本(或副本)及附件、合同会签表、履行情况的记录、变更、解除合同的协议(包括信件、电报、电传等)、纠纷的解决及执行情况等。(2)建立合同管理档案。公司各部门应根据本部门的情况建立合同档案。其主要内容是：序号、合同号、签约单位、签约日期、合同标的、价金、履行情况及备注。档案应逐项填写，字迹工整清楚，做到准确及时。()

5、合同和签订与履行(1)签订经济合同必须遵守国家法律、法令和有关政策以及人大和市政府制定的地方性法规和规章，坚持平等互利、协商一致、等价有偿、全面履行的原则。(2)签订涉外经济合同时，除遵守本办法第九条规定的原则外，同时应按涉外经济合同法的有关规定执行，维护国家主权、遵守国际惯例。(3)公司法定代表人有权签订经济合同，由他人作为法定代表人的代理人签订经济合同时，必须有法人授权委托书。法人授权范围和权限而签订的经济合同或未加盖合同专用章的经济合同属无效合同。(4)未经法人授权或超越授权范围和权限而签订的经济合同或未加盖合同专用章的经济合同属无效合同。(5)经授权的委托代理人在签订经济合同之前，应当

6、仔细了解对方委托代理人的身份、权限，了解对方当事人是否有法人资格及资信情况。在签订经济合同时双方经办一般应互换法人授权委托书。对于新客户必须要求对方出示营业执照副本，履行能力的有效证明，必要时还应要求提供担保。(6)经济合同对当事人各方权利义务的规定应当明确、具体，文字表达要清楚，主要内容应包括：A、开头包括：合同名称、订约各方的全称、订约的目的和依据。合同名称要确切，做到名实相符，并符合经济合同法及有关法规的分类。B、正文包括：合同标的、数量和质量，价格或酬金、履行期限、地点、方式、违约责任。还应包括：根据法律规定或按经济合同性质必须具备的条款,以及当事人一方要求规定的条款。数量和质量条款应

7、根据情况写明计量单位、计量方法、质量标准和验收方法。价金条款应符合国家物价法规和国家金融法规，一般应写明单价、总价、计量单位、支付手段和支付方式。违约责任条款。如该类合同有法定违约金规定的，应按规定予以明确；没有法定违约金的，应具体写明违约金的金额或计算方法，并约定争议的方式。凡对方当事人履约能力有疑虑而又必须订立合同的，应在合同中订明担保条款或另行订立保证合同。C、结尾和附则。结尾部分包括：合同正本、副本的份数、合同有效期、订约双方法定代表人或委托代理人的签章。附则应写明合同的附件及其它有关事项。(7)合同生效后，对以购销方式直接购进的货物，商品验收人员必须按合同规定的数量、质量标准验收，不

8、符合合同要求的货物，拒绝验收，并向部门经理汇报。对代销的货物数量、质量标准不符合合同要求的，应拒绝验收。（8）委托代理人对合同履行中出现的各种问题，应及时向部门经理及业务部报告；重大问题应及时向公司经理汇报，并提出处理意见。（9）签订经济合同应严格遵守下列规定：A、不准与无法人资格的经济组织或未经工商行政管理部门核准登记的经济组织或个体经营户签订经济合同。B、不准与无技术设备、生产能力或无履行能力的单位或个人签订经济合同。C、不能超越授权范围或以公司名义同自己（包括亲属、好友、个体经营户或专业户）或自己所代理的其他人签订经济合同。D、不准签订违背国家法律、政策或有损公司利益的经济合同。（四）合

9、同的审查与管理1、凡须经采购部审查的合同，承办人应提交合同草签文本及与原件核对无误的对方营业执照副本、三证及有关证件的复印件，并填写合同会审表，分别交有关部门负责人审查签名后，经公司经理或分管副经理签发后，到采购部加盖合同专用章。具体程序如下：合同承办人将合同草签文本及营业执照副本、“三证”及报价单等有关资料交部门经理（或主任）复核；如果有技术要求的，应交由技术负责人对商品的技术批示及质量要求进行审核；然后交财务部经理的付款方式、付款时间进行审核，交业务部对合同进行合法性、可行性审查，最后报公司领导签发。前一审查程序没有进行完毕，不得转入下一程序。复核的内容：对供方提供的产品技术指标、性能是否

10、达到我方要求及技术资料、随机配件是否齐全进行审查，对验收标准和验收方法进行审核。要求：在进行合同标的验收时，验收人员按验收标准与方法现场检查标的物质量、技术指标等是否与合同规定相符。财务审查的内容：有无报价单，是否加盖公章，商品的价格有无违反物价法规，有无税务登记证，付款方式、付款时间有无违反有关规定。要求：禁止携带大额现金外出采货。2、1#合同专用章由律师室管理，用于加盖除代销合同、引厂进店合同以外的经济合同。2#合同章由采购部管理，用于加盖代销合同、引厂进店合同。3、公司对外所签订的经济合同，承办部门负责数量、质量、技术、价款的合理性、可行性，保证合同的合法性、可行性。4、采购部负责对经济

11、合同的效力进行审查。审查经济合同的效力，主要从以下几个方面进行：(1)审查合同主体是否合法：A、凡未经工商行政管理部门登记的经济组织、个体经营户，应视为主体不合格。B、审查有无履行合同的能力。C、审查合同签订人的资格及代理权限：盗用、冒用单位名义签订合同的，其所订的合同无效；超越代理权限的，其越权部分无效。(2)审查合同内容是否合法：A、标的是否属国家法律、政策禁止生产、经营的范围。B、数量、价格、违约责任等内容是否违反国家法规和政策。C、合同的内容是否违反国家利益、社会利益和公司利益，有无逃避法律的行为。(3)审查合同当事人意思表示是否真实，有无违反平等互利、协商一致、等价有偿的原则以及有无

12、欺诈、胁迫、趁人之危等违法行为。(4)审查合同的严密性包括：A、合同条款是否齐全。B、文字是否明确无误。C、当事人人双方的权利义务是否具体确切。D、合同的有关手续是否完备。E、订立合同的形式是否符合规定、要求。(4)审查合同的可行性，包括：A、当事人双方履行合同所具备的条件，如资信情况，B、原材料和产品的供需状况。C、当事人双方可能取得的社会、经济效益。D、选择切实可行的担保方法。(5)凡属重大、复杂的经济合同，以及履行期长、金额大(合同的总金额在5万元以上)的经济合同和对外提供担保及涉外经济合同的签订须由律师、财务部及承办部门会审，报公司经理审批后，方能正式签订。(6)总金额在5万元以下的经

13、济合同的签订，由双方委托代理人草签后，按十八条第二款规定办理，最后报公司经理审批后，方可签订。代销合同、引厂进店合同由采购部负责审核，审核方法可参照十八条第二款规定办理，报公司经理审批后即可签订，但须报律师室备案。如果律师室审查后，提出修改意见，部门应将合同草签文本修改后，再报律师室，由律师室核准后报总经理审批，方可签订。(7)双方加盖合同专用章的购销、代销、引厂进店合同原件，一份交财务部作为付款凭证，另一份交由电脑室输入电脑后，退回律师处备案。其它经济合同生效后只需将原件及有关资料分别交财务部、律师处备案即可。(8)财务部以本公司签订的经济合同，有权获得合同正本按合同规定进行财务、价格监督。

14、发现合同中结算方式违反国家财经制度和公司财务规定的，有权提出修改意见。否则，有权拒绝付款。(9)从处理合同纠纷着想，凡与经济合同有关的往来文书、电报、电传都应有原件或影印件留存，往来文书用快件或挂号邮寄，保留邮戳和回执，不得用平信邮寄。(五)经济合同的变更与解除1、经济合同一旦成立，即具有法律效力，受法律保护，任何一方不得违约，否则必须承担由此而产生的一切损失。因此经济合同的变更或解除，必须符合经济合同法第二十六条的规定，做到协商一致，并办妥新的协议手续。2、部分变更的经济合同是原合同的补充，与原合同具有同等法律效力。原合同中的相关条款自变更后失去效力，未变更的条款依然有效。任何一方要求变更或

15、解除经济合同，在双方没有达成一致意见时，原合同仍然有效。3、合同履行过程中，如发现对方在商品的质量、数量、价格、交货期等不符合规定，商品验收人员应当立即向对方提出口头或书面异议，并提出解决的办法。如我方因故不能履行或不能完全履行合同时、合同承办部门误码，及时以书面形式与对方联系，协商修改或中止合同，并要求对方在规定的期限内答复，以免影响公司商业信誉，给公司造成经济损失。4、变更或解除经济合同，必须要有书面协议(包括电报、文书、电传等),并归档留存；发出的函件、电报必须保留原件存档备查。5、变更或解除经济合同的审批程序与原合同订立的审批程序相同。6、合同的变更、解除应注意下列事项：(1)主体变更，应征得合同另一方的同意。(2)有担保条款的合同应征求原提倡单位的同意，并在变更协议上加盖担保单位公章。(3)经公证、鉴证的合同，所达成的变更、解除协议应报原公证、鉴证机关备案。(4)联营、承包经营、租赁、涉外合同等的变更或解除，法律有特别规定的，应依特别规定办理。(5)合同经办人、法定代表人的变更不构成合同变更或解除的条件。(六)合同纠纷的处理1、经济合同在履行过程中发生纠纷，应按经济合同法、涉外经济合同法、民事诉讼法、民法通则等有关法律、法规和本办法办理。2、发生纠纷的经济合同，承办部门应立即向本部门经理汇报，并报告律师室及公司经理及分管经理。3、发生经济合同纠纷的部门，应及时向律师室