公司合同管理办法.docx

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1、公司合鸯理力法第一章总则第一条为了规范XX项目建设管理有限公司（以下简称“公司”）的合同管理工作，确保签订的合同合法有效，合同履约严格规范，预防合同纠纷，维护公司合法权益，促进合同管理工作的有效开展，明确职能部门在合同管理中的职责，理顺合同管理流程，特制定本办法。第二条本办法根据中华人民共和国合同法、中华人民共和国招标投标法、工程建设项目招标范围和规模标准规定等法律、法规和其他有关合同管理的规定，结合公司实际情况，按照分级分类管理的原则拟定。第三条本办法适用于公司在XX项目土建工程（以下简称“本项目”）建设管理过程中对外签订的经济合同。人事、行政管理等合同由职能部门另行规定。第四条根据公司职能

2、和合同业务方向，将公司合同分为三类：（一）项目管理类合同：是指与公司主营业务项目建设管理相关的合同，依据经批复的初步设计概算组成具体可细分为以下子类：1 .工程子类是指使用概算中第一部分工程费用与第二部分工程建设其他费用中部分前期工作费的合同，即本项目的设计施工总承包合同（EPC总承包合同）；2 .其他子类是指使用概算中第二部分工程建设其他费用中除EPC总承包范围外的合同，包括但不限于建设用地合同、建构筑物的拆迁补偿、电力线路迁建补偿等；其他费用合同（包括场地准备、建设单位临时设施和建设管理等）；保险合同等。3 .预备子类是指使用概算中第三部分预备费用的合同，包括变更合同（在进行设计和施工过程

3、中，在批准的初步设计范围内，技术设计、施工图设计及施工过程中所增加的工程费用、设计变更及局部地基处理等增加的费用）、抢险合同、鉴定合同、弃置合同和补偿合同；4 .专项子类是指使用概算中第四部分专项费用的合同，包括但不限于车辆购置合同、贷款合同和流动资金合同；（二）日常运作类合同：是指与公司维持日常运营相关的合同，即公司日常运作需要对外签订的经济合同，如房屋租赁、办公用品采购和会议服务等合同；（三）战略发展类合同：与公司发展战略相关的合同，如贷款合同、联合开发经营合同、股权资本变更运作协议和重大战略合作协议等。第五条合同的订立采用书面形式，根据合同交易标的内容及适用条款，具体分为以下几种合同形式

4、：（一）买卖合同；（二）供用电、水、气、热力合同；（三）借款合同；（四）租赁合同；（五）融资租赁合同；（六）承揽合同；（七）EPC总承包合同；（A）监理合同；（九）安装合同；（十）运输合同；（十一）技术服务合同（包括监测、咨询等）；（十二）保管合同；（十三）仓储合同；（十四）委托合同；（十五）迁改合同、租（征）地合同；（十六）其他合同。第六条合同管理应遵循下列原则（一）保证合同的合法性和准确性，合同目的明确；（二）严格按规定程序审批合同；（三）严格控制合同项目投资目标，合同分类清晰明确;（四）合同管理与工程项目管理有机结合，统一筹划；（五）保证切实履行合同，提高合同的履约率；（六）及时处理合同

5、纠纷，维护公司合法权益。第二章组织及职责第七条公司实行合同分级分类管理制度，各部门应根据本合同管理办法划分的职责，做好合同管理工作，将合同管理职责落实到人，使合同管理更具科学合理性。第八条各部门应建立本部门合同管理台帐，每半年与计划合同部进行核对。第九条计划合同部是合同的归口管理部门；建设管理部、前期部、安质部、计划合同部、投融资财务部、综合部等部门负责各自业务范围内的合同，是负责实施的业务部门。笫十条计划合同部的职责（一）宣传贯彻国家、XX市人民政府及公司有关法律、法规、规章制度，组织制定并实施公司合同管理办法，负责有关合同示范文本和相关政策的推广与应用；（二）检查、评估合同的执行情况；（S

6、）组织公司合同风险评估；（四）负责审核合同文件商务条款；（五）组织合同谈判会议，主要负责商务部分及因技术部分调整或变动引起的合同价格变化的澄清及谈判工作，技术部分由业务部门把关；（六）参加所有工程变更立项审查会，履行计划合同部在变更立项中的职责；（七）组织合同变更审查；（八）负责建立和维护公司的合同管理台帐和合同编号，办理合同签订、盖章手续，分发签约合同文本至各相关部门，办理合同手续；（九）负责保函及其他合同相关文件的管理工作。第十一条投融资财务部的职责（一）负责各类合同的财务相关工作，制定公司财务管理流程和制度，并负责检查、评估、考评合同执行中资金、税务相关条款执行情况，提出纠偏措施；（二）

7、统筹合同资金及税务安排，并负责对合同文件中涉及支付方式、税务安排、银行保函及相关保险等方面进行审查；（三）收取和管理合同单位提交的现金保证金；（四）参与合同谈判过程中关于支付、结算、银行业务、银行保函、税务等财务管理方面的具体谈判；（五）负责依据合同条款及资金计划审核支付和税务办理。审核发票、税务等相关内容的合规性，定期与合同相关部门核对各类合同收支情况；（六）负责融资类合同的起草、谈判签订。（七）负责合同支付台帐的建立和维护。第十二条业务部门是实现项目目标的直接责任部门，对合同项目实施全过程的动态管理，负责合同依法依规的产生、履行及结束，做好工期控制、质量控制和投资控制。主要职责：（一）负责

8、组织项目各项计划（含工期、招标等）的编制、修订，提出本部门的合同计划；（二）参与合同文件范本编制，负责提出范本修改建议;（三）负责合同技术条款的编写、审查，针对具体工程提出专门的技术要求；（四）与计划合同部共同组织合同澄清谈判、竞争性谈判和直接谈判，主要负责合同技术部分的谈判工作，并形成谈判会谈纪录（见附件2）；（五）与计划合同部共同组织合同变更审查，提供、审查原始资料，负责提供签订工程合同补充协议的原始资料；（六）负责合同执行的具体事宜，跟进合同付款申请,提出合同变更申请（工程项目见附件6,设备项目见附件7）和合同验收等。同时，监控合同签约对方的履约情况，合同未能正常履行时，及时将情况知会各

9、相关部门协助处理，遇重大问题及时汇报主管领导；（七）对主办的合同从招标或谈判工作开始至合同终止所产生的有效业务文件进行归集，经计划合同部确认后提交原件给档案管理部门归档；（A）建立部门的合同管理台帐（合同建立、支付、变更和结算情况），并将台帐按半年报送计划合同部；（九）编制部门合同总结报告与合同管理报告，配合合同管理情况的检查，并在具体项目竣工后进行项目单个合同总结，填写XX项目建设管理有限公司单个合同总结表（见附件4）。第三章合同计划管理第十三条项目管理类项目和专项资金项目，按工作开展的需要，结合概预算项目申报合同计划。第十四条日常运作类和战略发展类已经通过公司制度决策的，按公司决策的要求申

10、报合同计划。第十五条业务部门根据本部门工作安排和合同策划，制定本部门合同计划，上报公司领导并抄送相关部门。第十六条合同计划经公司领导批准后方可启动合同招标、谈判等工作。第十七条需要在计划外签订合同，业务部门专题报公司领导审批（其中，重大合同应经公司“三重一大”决策制度集体决策）后方可启动。第四章合同的授予第十八条合同授予的方式有两种：招标和谈判。招标分为公开招标和邀请招标；谈判分为竞争性谈判、询价和单一来源采购等方式。根据批准后的招标或谈判结果授予合同。第十九条已确定潜在合同对象是唯一的，由业务部门提交相关报告，经公司相关领导批准后，采取单一来源采购方式直接与对方谈判并签订合同。第二十条授予合

11、同的单位必须是具有独立民事行为能力的企业法人单位或其授权代理部门。在授予合同前须提供其营业执照、税务登记证书、法人代码证书、资质证书、质量认证证书和安全生产证书等原件进行查验并留存复印件。涉及拆迁补偿、建设项目临时租用等特殊情况，需将合同授予其他单位时，项目业务部门应专题报相关领导批准后执行。第五章合同审批与签署第二十一条初始合同的审批与签署流程（一）计划合同部按照招标文件等要约邀请文件中合同条件、相关范本起草合同条款，与业务部门共同确认后提出合同会签稿；（二）填报合同审查会签表（格式见附件3）,并提交以下相关的支持材料一起交相关部门会签和领导审批：L采用招标方式的，应提交中标通知书；2 .采

12、用谈判方式的，应提交成交通知书；3 .公司按决策程序确定批准签订该合同的正式文件；4 .签订合同的其他支撑性材料。（三）计划合同部审查相关材料是否齐全，并对合同进行唯一编号；（四）会签完毕后计划合同部准备正式合同文本的商务部分，业务部门准备正式合同文本的技术部分，交由合同对方签署后，凭经审批的合同审查会签表，按公司授权与授信管理的有关规定交相关领导或其授权代表签署合同；（五）计划合同部和相关合同负责人员审核合同审查会签表、双方签署完毕的合同文本、合同对方的签约人的合法资格证明文件无误后报公司领导在合同上签字并在合同文本上加盖公司印章。第二十二条补充合同的审批材料要求（一）超出或减少合同约定范围

13、需办理补充合同：填报合同变更申请表（格式见附件6、7）,并提交以下相关的支持材料一起交相关部门会签和领导审批：L因客观原因造成工程范围的变更，应提交相关证明文件及审批程序文件；5 .公司或有权机构批准的确定变更范围价格的文件；6 .按照变更价格，有权领导批准的签订补充合同的批示;7 .签订合同的其他支撑性材料。（二）在原合同范围内调价引起的合同金额变化需办理补充合同：填报合同变更申请表（格式见附件6、7）,并提交以下相关的支持材料一起交相关部门会签和领导审批：1 .经业务部门和计划合同部确定的因合同调价引起合同金额的变化情况；2 .按公司变更管理办法完成审批的变更立项审批表等引起合同调价的相关

14、批准文件；3 .签订合同的其他支撑性材料。（三）业务部门和计划合同部审核以上资料无误后确定签署补充合同，并由计划合同部统一编号。第二十三条补充合同的会签流程（一）业务部门负责根据合同变更的审批结果，按第二十二条的要求准备好所有材料，参照计划合同部发布的相关范本起草合同文本；（二）计划合同部协助业务部门准备正式的补充合同文本报批稿；（三）填报合同审查会签表（格式见附件3）,同时附上合同变更的审批结果及其相关材料，由公司相关部门会签后报公司领导审批；（四）补充合同文本交由合同对方签署后，凭审批的合同审查会签表，按公司有关规定交相关领导或其授权代表签署补充合同；（五）计划合同部和相关合同负责人员审核

15、合同审查会签表、双方签署完毕的补充合同文本、合同对方的签约人的合法资格证明文件无误后报公司领导在合同上签字并在合同文本上加盖公司印章。第二十四条合同会签和签署的相关规定（一）合同名称应尽量反映合同标的内容，补充合同的合同名称应表述为“（原合同名称）补充协议（第X次补充）”；（二）合同文本应注明合同总价及其构成，确实不能明确总价的，应明确计价方式，同时应由业务部门在合同审查会签表中填报估算的合同总价；（三）经审批的合同文本的原则性内容（主要指合同金额、合同款收支约定、调价或变更原则、关键工期和违约条款等，具体视合同性质和客观条件确定）修改，如果合同尚未签署，则业务部门应重新报批经修改的合同；如果合同已签署，业务部门须按规定程序办理合同变更；（四）经审批的合同文本的非原则性内容修订，可在已签署的合同上修订，合同各方均应在修改处签字并加盖合同专用章或公司公章予以确认；（五）正式的合同文本要求1 .正式合同文本必须与报批件或按会签意见修订后保持一致；2 .原则上应是未经涂改的、经装订的电脑打印稿；3 .合同文本中规定有附件的，附件必须齐全；4 .所有内容经合同经办人页签或盖骑缝章。（六）计划合同部负责查验合同对方的营业执照、法定代表人证明书和法人授权委托证明书等资料