公司公文处理办法及公文处理实施细则.docx

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1、公文处理办法第一章总则第一条为使本公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和办文效率，根据国家有关规定，结合本公司具体情况，制定本办法。第二条公司的公文是传达上级指示精神、发布公司规章制度、实施内部管理措施、请求和答复问题报告和交流情况的重要工具。第三条公司综合管理部是公司处理公文的管理部门。第四条公文处理应做到及时、准确。第五条在公文处理工作，必须严格执行国家保密法律、法规和公司有关保密规定。公文由综合管理部统一收发、分类、递送、用印、立卷、归档和销毁。第二章公文主要种类第六条公司公文主要包括：（一）决定对公司重要事项或重大行动做出安排用“决定二（二）通知转发公文；发布规章制度；

2、传达要求有关部门办理和有关部门需要通知或共同执行的事项，用“通知二（三）请示向上级领导部门请求指示、批准，用“请示”。（四）报告向上级领导部门汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级领导的询问,用“报告”。（五）通报表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况，用“通报二（六）批复答复属下请求事项，用“批复”。（七）函与不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关部门请求批准等,用“函，（八）会议纪要记载和传达会议情况和议定事项，用“会议纪要”。（九）简报向上级领导、股东定期报告公司经营活动或其他重要活动，用“简报二（十）综合管理部、财务部发的管理文件。第三章公文格式第七条公文一般由

3、发文单位、秘密等级、紧急程度、文号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送单位、主发单位、和时间等部分组成。（一）发文单位。应当写全称或者规范化简称联合行文时，主办单位应当排列在前。（二）秘密公文。必须标明密级。（三）紧急文件。应当分别标明“特急”、“急件”。（四）发文字号。包括发文单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。（五）公司发出的公文，应当在公文首面文头横线右上方注明已阅人、签发人姓名。一般已阅人为董事长、签发人为总经理。（六）公文标题。应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称或引用、转发的文件名称加书

4、名号外，一般不用标点符号。（七）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。（八）除会议纪要外，公文应当加盖印章。（九）成文时间。以总经理签发的日期为准。（十）文件应当标注主题词；上报的文件，应当按照上级部门的要求标注主题词。主题词应位于发文时间的下方，抄送单位的上方。（十一）文件的主送单位应用全称或规范化的简称。（十二）抄送单位一般按上行、平行、下行次序排列。（十三）公文文字从左至右横写横排。（十四）公文用纸一般采用国际标准A4型纸。左侧装订。第四章行文方式第八条行文方式分为公司发文和公司部门便函。第九条公司发文时，文头该置为“XX担保有限公司文件“红色宋体字样，文件编号为

5、“XX”，加主办部门代字加年号加文件序号（详见附件）。公司发文用于各类以公司名义处理的事务，如对重要问题的请示、报告、决定、批复，对重要事项的通知、通报。第十条便函用于不必标注发文字号的一般事务的联系。第五章行文规则第十一条应以公司名义行文的有：（一）向上级部门请示、报告工作。（二）转发上级部门的文件。（三）对外联系重要事务。（四）向公司各部门下达重要通知、决定、批复、通报、指示等。（五）其他总经理认为应经公司名义行文的事务。第十二条向上级部门请示问题和报告工作要公开行文，“报告”中不得夹带请示事项。向上级的请示，在没有得到指示前，不得下达。第十三条公司上报的公文，除领导直接交办的事项外，不得

6、直接送交领导者个人。确需要写给领导个人的文件，应以便函形式加盖公司印章或以白头文件形式经领导审阅签字后发出。第十四条除主报单位外，送其他上级部门阅知的公司文件，合用“抄报”，送其部门或单位阅知的公司文件，均用“抄送二第十五条公司部门之间不行文。第十六条公司业务部门以公司名义发文时须经分管副总经理审阅并由综合管理部核稿。综合管理部主要核对要否行文，以及文稿内容、文种、文字修辞及格式等是否符合行文要求。未经综合管理部核稿的文件，总经理不予签发。第十七条送发总经理审阅签发的公文，一般应当是无大的修改、纸面整洁的文稿。第十八条发文内容涉及其他部门权限职能时，主办部门应与有关部门协商并组织会签。第十九条

7、外单位送公司会签的联合发文稿，由综合管理部先送有关部门提出会签意见，再送公司领导会签。会签后由综合管理部将会签文稿退送外单位。第二十条发文文稿一般应由微机打印。第二十一条经总经理签发的文件，由综合管理部编号、打印。发文底稿留综合管理部存档。第六章公文办理第二十二条公文办理程序通常包括收文、登记、编号、分文、催办、递送、立卷、销毁等。凡公司收到的公文，一律由综合管理部按办理程序处理。第二十三条上级部门或领导交办的文件，由综合管理部登记后，送公司领导阅批，再送有关部门办理。第二十四条对上级发来的须办文件，应立即办理，并在要求的期限内办文回复。第二十五条公文中凡涉及业务且分工明确可判的，由综合管理部

8、直接送公司有关部门处理。分工不明确的，或明确但涉及重要事项的，由综合管理部送公司领导批示后，再按批示处理。第二十六条起草公文时应当做到：（一）要符合党和国家的方针、政策、法律和有关规定。（二）符合公司的经营宗旨和利益。（三）情况真实、观点明确、文字精炼、用语恰当、条理清晰、层次分明，标点符号要正确，使用简称时，要先用全称，并注明简称。（四）使用人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应写具体的年、月、日。（五）正文在内容层次较多时，结构层次序数按以下排列：第一层为“一、”,第二层为第一）、”,第三层为“L，第四层为“（六）必须使用国家法定计量单位。（七）不得使用独

9、创、费解和容易使人产生歧义的词语。（八）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。（九）草拟、修改公文要使用钢笔或毛笔（草拟时也可先在微机上进行，打印后交公司领导审阅修改）。（十）准确填写公文抄送单位。送领导签发的文件应是整洁清楚的打印件，情况复杂的文稿要有说明。第二十七条公文送公司领导签发前，由综合管理部进行审核。审核的重点是：是否需要行文；是否符合国家的法律法规、方针政策及有关规定；是否反映了公司的实际情况和符合公司的利益；是否需要与有关单位协商、会签；文字表述、公文格式是否规范。第二十八条审批

10、公文,主审人应当明确签署意见,并写在姓名和审批时间。其它审批人圈阅，应当视为同意。修改和签批公文应使用钢笔或毛笔。第二十九条凡经公司领导签发的公文内容，未经签发人同意，不得改动。第三十条公司发文由综合管理部统一编号，记录发文总份数。第三十一条送交打印的公文，必须有签发人同意签发的字样。第三十二条公文首页用纸应用印有“XX担保有限公司文件”的文头纸。第三十三条公文办理完毕后，综合管理部应及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。第三十四条没有归档的和存查价值的公文，经批准后可以定期销毁。第三十五条各部门呈送公司领导的请示、报告等各类公文，均应送交公司综合管理部统一转呈。公司领导批阅后的公文仍由公司

11、综合管理部退转呈文单位,并督促检查批文落实情况。第三十六条各部门传阅的文件，由公司综合管理部按要求组织传阅，阅毕即退综合管理部存档。第三十七条机要文件的传阅，由公司综合管理部按密级要求专门负责组织。第七章附则第三十八条本规定经经理办公会讨论通过，修改时同。第三十九条本规定由公司综合管理部负责解释。第四十条本规定自下发之日起施行。公文处理实施细则第一编总则第一条为进一步贯彻实施公司公文处理试行办法，便于内部管理、监督，制定本实施细则。第二条本实施细则适用于公司各部室全体员工。第二编文件格式细则（试行）第一章总则第一条为保证公司文件格式的统一、严肃、整洁和规范，制定本细则。第二条公司文件包括以公司

12、名义发出的请示、报告、通知、通报、简报、便函、纪要。第二章公司发文格式第三条文件眉首。是指首页横线以上部分，包括文件名称、文件字号、紧急程度等内容。眉首部分一般占首页的三分之一到五分之二。第四条文件字号。包括公司代字、年份、序号，置于文件名称之下，横线中央之上。第五条密级。公司文件密级分为机密、秘密两级。设在文件眉首左上角。第六条文件紧急程度。分为特急、急件两种，设在文件首页右上角。第七条文件标题。标题文字应力求简短扼要，一般不用标点符号，但法规名称应加书名号。标题文字应在首页横线正下方。第八条文件抬头。即文件的发往单位。单位名称的排列，首先是主送单位，其次是其他单位。第九条文件落款。指正文未

13、尾加盖的单位印章和成文时间。成文时间一般以公司领导最后签批日期为准。如领导签批后因故不能及时发文，时间耽搁一周以上的，成文时间另行确定。第十条文件附件。应在正文之下（空一行），文件落款之上注明附件顺序和名称。主件和附件要装订在一起；不能装订在一起的，应在附件首页的左上角注明主件的发文字号。第十一条文件附注。注在文件落款（印章）之下，并用括号括起来。第十二条主题词。标引在文件末页左下端、分送栏之上，按类别词、类属词、文种的顺序排列、数量最多不超过5个。第十三条分送栏。设在文件末页下端、文件印发单位栏之上。第十四条印发单位栏。设在文件末页末行。第十五条如正文结束后，在同一页面打印不下后面的内容，则

14、在后一页的首行首端应添加“此页无正文”的说明，并用括号括起来。第三章综字、财字文件格式第十六条综字、财字文件为综合管理部、计财部所发文件，用于公司内部行政管理。第十七条综字、财字文件横线以上为文件名称和文号，标题及字置于横线正下方。第四章印刷装订格式第十八条文件纸一律用A4型左侧装订。文字排列一律从左向右横排，文字一律采用简体字。第十九条文件标题：一号标题用小二号宋体加黑；二号标题用小三号宋体加黑；三号标题及正文一律用四号宋体。第二十条正文每而排20行，每行26个，行间距为1.5倍。第五章附则第二十一条公司发文代字为“XX”，综合管理部、计划财务部发文代字为“综字”、“财字”。第三编公文呈阅、

15、呈批及传阅制度第一章总则第一条为规范公司文件的呈批、呈阅及传阅行为，保证文件呈批、呈阅及传阅的严肃性、有序性和时效性，制定本制度。第二条文件的呈阅、传阅由综合管理部负责承办。第二章文件呈阅第三条呈阅的文件包括：一、省、市、县区领导部门的下发文件；外部企、事业单位的转发转送文件。二、公司简报、会议纪要、会议简报。三、公司及各部门制定的规章制度、工作流程、工作或业务报告及其他需要领导审阅的文件。四、各类与公司业务及管理相关的重要信息和消息。第四条呈送领导审阅的文件应视其文种以规定的格式起草。第五条呈阅件起草者应对文件进行仔细校对和修改，杜绝语法和字词错误,完成后交综合管理部审核。对含有语句不顺或词不达意的呈阅件，综合管理部有权拒绝呈送，并要求起草者进行修改。第六条经审核无误的呈阅件，起草者须填写“呈阅件”（见附件1）,再由综合管理部负责将文件呈送领导。第七条呈阅件由文件名称、文号、眉首横线、阅件人、呈阅说明、末端横线、领导阅后意见栏、呈阅部门、承办人、电话等部分构成。文件名称、文号置于眉首横线之上，阅件人、呈阅说明置于眉首横线与末端横线之间的竖虚线左侧，领导阅后意见栏位于两横线之间竖虚线右侧。第八条文号包括部门代字