9-外部来函管理标准.docx

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1、中铁建设集团管理标准ZTJS-FL-02-2017(A)-9外部来函管理标准2017-08-XX实施2017-08-XX发布中铁建设集团有限公司前言Il1范围12规范性引用文件及术语和定义13职责14外部来函管理的目的与风险25外部来函管理内容35.1来函的接收及转送35.2 催款类律师函管理35.3 其他类来函管理45.4 责任追究46报告和记录及支持性文件5附录A（规范性附录）外部来函台账6本标准依据集团公司实际制定。执行中将会追踪上级的最新要求，组织对相关内容的充分性、适宜性和有效性进行评价，并随时修订本标准。【本标准在外部来函管理办法（建法务（2016）130号）基础上，依据集团公司实

2、际修定。增加了外部来函处置的责任分工、外部来函接收转送程序等内容。本标准自实施之日起，原外部来函管理办法（建法务（2016）130号）同时废止。】本标准的附录A是规范性附录。本标准由中铁建设集团有限公司（以下简称集团公司）法律合规部提出。本标准由集团公司法律合规部归口。本标准由集团公司法律合规部负责解释。本标准起草单位：法律合规部本标准主要起草人：高静本标准审核人：李敬升本标准批准人：本标准首次发布日期：2017年08月XX日修改记录版本发布日期修改内容主要修订人VlV2外部来函管理标准1范围本标准规定了集团公司来函管理工作的处置原则、责任分工、接收回复程序及要求以及违反本标准需要承担的相应责

3、任。本标准适用于集团公司所有外部来函的管理2规范性引用文件及术语和定义1.1 规范性引用文件下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。无。1.2 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。2 .2.1来函本标准所称来函，包括建设单位、分供单位、律师事务所、政府机关及其他单位针对合同履约等事宜发来的联系函、催款函、律师函、公函等。3 .2.2小额纯支付纠纷本标准所称小额纯支付纠纷是指与分供单位已经完成最终结算，除到期欠款外，双方对于合同履行再无其他争议，且欠款总额小于50万元的支付纠纷。

4、3职责3.1 集团/二级单位各部门分工3.1.2 工程部负责处理以工程管理（在建工程管理、竣工工程维保等）为主要内容的来函（包括律师函及其它形式来函），技术质量部、安全环保部等部门进行协助。3.1.3 安全环保部负责处理以工程安全责任事故为主要内容的来函（包括律师函及其它形式来函），工程部、技术质量部等部门进行协助。3.1.4 经济管理部负责处理以结算及造价问题为主要内容的来函（包括律师函及其它形式来函），财务部、法律合规部、工程部等部门进行协助。3.1.5 法律合规部负责处理以催要欠款为主要内容的律师函，财务部、经济管理部等部门进行协助.3.1.6以催要欠款为主要内容的其它形式来函：a）财务

5、部负责处理已确权、债权债务明确的纯支付纠纷，物资设备部、经济管理部等部门进行协助；b）物资设备部负责处理未确权、我方对债务有争议的物资租赁合同纠纷，财务部、法律合规部、经济管理部等部门进行协助；C）经济管理部负责处理未确权、我方对债务有争议的劳务分包、专业分包合同纠纷，财务部、法律合规部等部门进行协助。3.1 .7其他来函由各业务主责部门依据来函所涉内容负责处理。3.2 集团/二级单位主责部门职责3 .2.1受理并向涉事单位、业务部门或其它分支机构转送来函，核实来函内容,及时回函并与对方沟通；4 .2.2协调其他部门处理来函事项，并对来函的处理结果进行跟踪；3.2.3督促检查来函事项的处理；3

6、.2.4研究、分析来函情况，开展调查研究，及时提出改进工作的建议；3.2.5建立台账，填写外部来函台帐（见附录A）,对来函的主要信息进行登记，包括来函单位、来函时间、涉及项目、来函主要事项、函件处理结果等内容；3.2.6集团公司应对二级单位以及项目部的来函处理工作进行指导和检查。4外部来函管理的目的与风险4.1 集团公司外部来函管理的目的是防止小额纯支付纠纷转化为诉讼案件，促进企业持续、健康、稳定发展。4.2 集团公司外部来函管理包括以下原则：分级负责的原则。纵向上，根据函件所涉二级单位及具体项目部实施分级负责制，项目部对涉及项目部的来函负责，并将来函处置结果向二级单位汇报并对二级单位负责，二

7、级单位对涉及二级单位的来函负责，并将来函处置结果向集团年公司汇报并对集团公司负责；一一归口管理的原则，即谁主管谁负责。横向上，根据同级职能部门归口管理。坚持谁主管、谁负责，以尽快解决来函中涉及的具体问题。4.3 集团公司外部来函管理的关键绩效指标包括：来函台账记录完整性；来函处置及时性。4.4 集团公司外部来函管理需应对的主要风险包括：部门间职责重叠或空白导致来函不能得到及时有效的处理。5外部来函管理内容5.1 来函的接收及转送5.1.1 各二级单位和项目部收到来函之后，应在2日内将来函转交至二级单位主责部门，由主责部门组织相关人员与来函单位接洽协商、解决问题、及时回函，并将来函的基本信息及处

8、理结果上报至集团公司主责部门。5.1.2 集团公司收到来函之后，应在收函当日将来函转交集团公司主责部门，由主责部门登记后，根据来函涉及工程,转发至各二级单位的主责部门接洽协商、解决问题、及时回函，并跟踪、登记处理过程及结果。5.2 催款类律师函管理5.2.1回复及跟踪5.2.1.1集团公司各部门、二级单位各部门或项目部在收到催款类的律师函后，应立即转交本单位法务部门及集团公司法律合规部，二级单位法务部门应在明确相关债权债务关系基础上、核实来函中的基本事实、经济数据，并及时回函。对于核实无误的，应在回函中说明欠款形成原因，得到来函单位的充分谅解；对于来函中记载错误的数据、事项，应在回函中进行说明

9、。集团公司法律合规部对来函的处理过程及结果进行跟踪、监督。5.2.1.2回函应在来函规定的时限内进行，来函中未提及回函时间或者要求的回函时间不合理的，应在收到来函5日内回函。5.2.1.3二级单位法务部应对回函内容进行审核，审核之后方可申请用印。回函需加盖二级单位或集团公司印章，不得加盖项目部印章。5.2.1.4送达回函时，需要取得有效签收，签收入应具备相应授权。对方拒绝签收的，可采取邮寄方式送达，需清楚填写收件单位、收件人及职务、地址、联系电话，并妥善保存邮寄底单。重要函件须采取公证送达方式。5.2.1.5法务部门应持续跟踪来函处理全部过程，记录重要事件、时间或节点，直至来函反映问题全部解决

10、完毕并登记最终结果。5.2.1.6二级单位法务部应在处理来函完毕后2日内以书面形式向集团公司法律合规部上报来函背景情况、发函原因、处理过程、处理结果等。由集团公司转交二级单位法务部处理的来函，二级单位法务部应在5日内或集团公司规定的时限内，以书面形式上报来函背景情况、发函原因、处理过程、处理结果等。5.2.2保存及整理5.2.2.1来函的原件原则上由二级单位法务部门妥善保管，同时，处理来函过程中形成的以及结果性文件均应归档保存。5.2.2.2集团公司及二级单位法务部门负责本级范围内来函的收集、整理、汇总和归档。法务部门应建立台账，填写外部来函台帐（见附录A）,对来函的主要信息进行登记，包括来函

11、单位、来函时间、涉及项目、来函主要事项、函件处理结果等内容。5.3 其他类来函管理其他类来函按本标准3规定的部门分工及部分职责，由业务主责部门按已有标准处理。没有明确标准或已有标准与本标准不一致的，应按照本标准内容进行管理。5.4 责任追究5.4.1 有以下情形之一的，对直接责任人、主要领导责任人进行警示约谈、通报批评：a）虽已建立台账但更新不及时或登记内容不完整的；b）来函原件或相关处理资料未归档的；C）未及时上报来函处理结果的；d）其他轻微违反本办法行为。5.4.2 有以下情形之一的，对直接责任人给予通报批评、经济处罚1000-2000元，情节严重的可并处降职、调离工作岗位。主要领导、重要

12、领导责任人给予警示约谈、通报批评、经济处罚5001000元：a）未建立台账的；b）未及时回函、未及时与对方沟通处理导致事态扩大的；C）对于来函接收、处理，上推下卸、互相推诿的；d）其他违反本办法行为。5.4.3有下列情形之一的，对直接责任人给予通报批评、经济处罚20003000元、根据情节并处降职、免职、调离工作岗位。主要领导、重要领导责任人给予警示约谈、通报批评、经济处罚1000-2000元：a）处理来函不当或不及时，导致法律纠纷案件发生的或导致小额纯支付纠纷转化为诉讼或仲裁案件的；b）对于业务主管部门制定的解决方案拒不执行，导致法律纠纷案件发生的；C）其他严重违反本办法行为。5.4.4除以

13、上责任追究外，集团公司及下属各单位人员因玩忽职守或滥用职权,未按照规定程序处珞来函，给集团公司造成损失的，依照事件的性质、造成损失和影响的大小，根据法律事务责任追究管理标准，追究其相应责任。5.4.5对违反国家有关法律法规规定的，除对相关责任人进行责任追究外，还应当依法承担法律责任，涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。5.4.5各二级单位应建立来函管理细则，项目经理部应建立自查和检查制度，对涉及欠款纠纷、债权债务纠纷来函管理工作进行定期或者不定期的自查和检查，及时发现缺陷并予以改进。6报告和记录及支持性文件6.1 报告和记录表1给出了执行本标准形成的报告和记录。表1报告和记录序号对应附录报告和记录编号名称保存期限1附录AZTJSFL029B1外部来函台帐长期6.2 支持性文件法律事务责任追究管理标准附录A（规范性附录）外部来函台账外部来函台帐ZTJSFL029B1登记部门：序号来函单位来函时间涉及单位及项目部来函主要事项函件处理结果上报或转交情况备注