秘书职业资格证书考试培训.ppt

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1、国家秘书职业资格鉴定考试考前培训与辅导考前培训与辅导测一测你的秘书能力 下面是秘书工作中的一些案例，如果你是秘书，遇到这样的情况你会怎么做？案例1：闷闷不乐的老总 这天早晨上班，平时和蔼可亲的老总眉头紧锁，一言不发地进了自己的办公室，秘书跟他打招呼“早上好！”他爱理不理。作为秘书，现在应该怎样做？现在秘书有这么几种选择： a.既然老板总烦，他肯定需要一个人独自呆一会，所以先不去管他。 b.心烦归心烦，工作是工作。今天有一大堆事等他决定，所以拿上文件夹去找老板签字。 c.翻出老总的日程表，取消老总今天的一切约会安排。 d.泡上一杯浓茶送给老总，问他是不是要先休息一会。 e.马上跟着老总进去，问老

2、总出了什么事。 对于秘书以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，并请说明理由。案例2：秘书的忠告 一天，老总怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄了一帮非常无礼的来信。他自己起草了一封简短的回信，让秘书马上把信寄走。信的内容是这样的：我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且我要让所有的同行知道你的行为！面对这种情况，于雪应该如何处理？ 现在于雪有这么几种选择： a.“好，我马上就办！”说完，于雪立即回到自己的办公室，将信寄走了。 b.如果将信寄走，对公司和老总都不利。于雪想到自己是老总的助手，有责任

3、提醒老总，为了公司的利益，得罪老总也值得，于是对老总这样说：“老总，这封信不能发，别发算啦！” c.于雪不仅没有退下去寄信，反而前进一步向老总提出忠告：“老总，请您冷静一点！给人家回一封这样的信，后果会怎么样呢？在这件事情上，难道我们自己就没有值得反省的地方吗？” d.当天快下班的时候，于雪对已经心平气和的老总说：“老总，可以将信寄走了吗？” e.默默地回自己的办公室，当作什么也没听见。 对于秘书以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，并请说明理由。案例3：戴大墨镜的客人 这天上午秘书正在前台值班，一个理着大光头、戴着大墨镜，显得很酷的中年客人推门而入。秘书马上站起身迎接客人：“您好！请问您是”

4、“我找你们老总！”客人说着就要里走。 现在秘书有以下几种选择： a.对不起，我们老总正在跟客人谈话，有什么事请跟我说吧。 b.对不起，先生，请你填写会客登记表。 c.对不起，先生，请问您贵姓 d.先生，您预约了吗？ e.先生，你不能进去，否则我叫保安了！ 对于秘书以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。模块一 秘书职业认知项目一 ：秘书与秘书工作 一、秘书的定义一、秘书的定义 目前使用比较广泛的秘书定义是劳目前使用比较广泛的秘书定义是劳动和社会保障部动和社会保障部秘书国家职业标准秘书国家职业标准中对秘书的定义：中对秘书的定义：秘书是专门从事办公秘书是专门从事

5、办公室程序工作，协助领导处理政务及日常室程序工作，协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。事务，并为领导决策及实施服务的人员。 国内著名的秘书学专家国内著名的秘书学专家谭一平谭一平的定的定义：义：秘书是为上司提供最佳决策环境的秘书是为上司提供最佳决策环境的人人。秘书在现代企业中的位置如下图：秘书在现代企业中的位置如下图： 二、秘书的分类 1.从服务对象分：公务秘书、私人秘书。 2.从工作性质分：党政秘书、企业秘书、商务秘书。 3.从业务内容分：行政秘书、文字秘书、事务秘书、机要秘书等。 4.劳动和社会保障部的分级：五级（初级）、四级（中级）、三级（高级）、二级（技师）。 从现

6、在市场需求来看，高级秘书的需求正旺。 在秘书学界有这样一种通俗的说法：高级秘书是动脑子出点子的；中级秘书是动手要笔杆子的；初级秘书是跑腿办事的。 日本著名的秘书学家田中笃子的秘书分类“钻石图”。有人这样理解有人这样理解“钻石图钻石图”：助理助理=a+b秘书秘书=b+c文员文员=c+d三、秘书工作的特征1.工作的直接性和依存性2.角色的差异性（年轻化和女性化）3.服务的全面性和相对稳定性4.才能的复合性 四、秘书的职业化特征 1.服务对象的多元化 2.业务工作的专门化 【思考】秘书职业不仅要求秘书是“杂家”，更要求秘书是“专家”。 3.劳动价值的商品化 4.商务秘书的女性化 5.资格认证的制度化

7、 五、现代企业领导人选择秘书的标准 1.看起来舒心：外表+气质 2.用起来省心：身体素质+专业技能 3.带在身边放心：专业技能+专业素质（保守秘密） 六、秘书工作的主要内容 1.办会办会会议组织与管理会议组织与管理 （1）承办本单位具体会议）承办本单位具体会议 （2）参加外单位会议）参加外单位会议 2.办文办文文书拟写与处理文书拟写与处理 （1）文字工作）文字工作 （2）文书处理与档案工作）文书处理与档案工作 （3）围绕文书处理中需要秘书）围绕文书处理中需要秘书部门承办的事务。如复印、传真等。部门承办的事务。如复印、传真等。 3.办事办事办公室日常事务管理办公室日常事务管理 （1）信息与技术工

8、作）信息与技术工作 （2）商务活动组织与管理）商务活动组织与管理 （3）办公室日常事务活动管理。）办公室日常事务活动管理。 七、秘书工作的性质 1.工作位置的政策性 2.工作形式的事务性 3.工作内容的综合性 4.工作作用的辅助性 5.工作职能的服务性 6.工作范围的机密性 7.工作效果的潜隐性 八、秘书工作的特点 1.需要当机立断处理的事情多 2.工作内容的变化快 3.一心几用的时候多 4.忙先不一的情况多 九、秘书工作的作用 1.参谋、助手作用 2.桥梁、窗口作用 3.信息、督查作用 十、秘书工作的原则 基本原则：不失职，不越权。具体指的是： 1.把握好秘书发挥作用的边界，明确秘书工作的职

9、责。 2.把握好秘书发挥作用的适度点。 3.把握好秘书的职业身份特征。项目二：秘书的资质项目二：秘书的资质 一、秘书的理论修养 1.加强政治理论学习 2.加强经济理论学习 3.加强专业理论的学习 （1）秘书专业理论 （2）与公司相关的专业知识 二、秘书的工作作风二、秘书的工作作风 1. 1.实事求是，谦虚谨慎实事求是，谦虚谨慎 案例：案例：秘书迟到事件秘书迟到事件 2. 2.勤奋刻苦，乐于奉献勤奋刻苦，乐于奉献 3. 3.讲究效率，做事严谨讲究效率，做事严谨 4. 4.清正廉洁，洁身自好清正廉洁，洁身自好 案例：案例：秘书利用职务之便犯罪秘书利用职务之便犯罪 三、秘书的职业道德三、秘书的职业道

10、德 1. 1.忠于职守，爱岗敬业忠于职守，爱岗敬业 2. 2.服从领导，当好助手服从领导，当好助手 3. 3.兢兢业业，甘于幕后兢兢业业，甘于幕后 4. 4.谦虚谨慎，办事公道谦虚谨慎，办事公道 5. 5.遵纪守法，廉洁奉公遵纪守法，廉洁奉公 6. 6.恪守信用，严守机密恪守信用，严守机密 7. 7.实事求是，勇于创新实事求是，勇于创新 8. 8.刻苦学习，提高素质刻苦学习，提高素质 9. 9.钻研业务，掌握技能钻研业务，掌握技能 四、秘书必备的品质四、秘书必备的品质 1. 1.认真认真 做到认真二字对秘书来说是最起码做到认真二字对秘书来说是最起码的要求，但是要做好认真二字却又是很的要求，但是

11、要做好认真二字却又是很困难的事情。困难的事情。 2.2.诚实诚实 诚实是最重要的人品，只有诚实才诚实是最重要的人品，只有诚实才能赢得上司和同事们的信任。出了问题能赢得上司和同事们的信任。出了问题要勇于承认。要勇于承认。 案例：电视中的打碎花瓶广告案例：电视中的打碎花瓶广告 3.3.谦逊谦逊 秘书如论如何都要当自己是公司的普通员工，决不能滋生“超人”的感觉。 4.4.合群合群 5.5.宽厚宽厚 作为秘书要学会换位思考，要学会尊重对方，不能以势压人，不刁难对方，给对方小鞋穿。 6.6.自信自信 不要将自信挂在嘴上，显在脸上，要将自信化作工作中处理实际问题的行动。 7.7.慎密慎密 8.8.要有上进心要有上进心 9.9.幽默风趣幽默风趣五、秘书必备的能力1.判断能力和执行能力2.理解能力与洞察能力3.信息收集处理与写作能力4.交流沟通能力5.组织管理能力6.记忆力7.办公自动化设备使用能力六、秘书必备知识的类型七、秘书获得知识的途径1.不断学习2.向老同事学习3.不断的积累4.不懂就问八、秘书新人的工作特点1.工作“简单”2.工作“繁重”3.待遇较低4.工作“清闲” 九、自我提升 1.充分发挥主观能动性充分发挥主观能动性 2.提高工作的提高工作的“含金量含金量” 3.充分发挥职务优势充分发挥职务优势