会计基础第十章会计档案.ppt

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1、第十章第十章 会计档案会计档案第一节第一节 会计档案会计档案一、会计档案的概念一、会计档案的概念 会计档案是指会计凭证、会计账会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。的重要史料和证据。 如何理解？如何理解？ 1 1、会计档案是会计核算的产物、会计档案是会计核算的产物 注意：注意：会计档案仅指会计活会计档案仅指会计活动中形成的会计核算材料，即会动中形成的会计核算材料，即会计凭证、会计账簿和财务报告等。计凭证、会计账簿和财务报告等。财务会计管理活动中形成的文件财务会计管理活动中形成

2、的文件材料，如会计工作政策法规、制材料，如会计工作政策法规、制度办法、预算、财务计划、总结度办法、预算、财务计划、总结等则不属于会计档案的范畴，而等则不属于会计档案的范畴，而是属于文书档案的范畴。是属于文书档案的范畴。 2、会计档案是重要的凭证和史、会计档案是重要的凭证和史料料 会计档案是一种原始记录，它会计档案是一种原始记录，它以丰富的数据信息记载着各单以丰富的数据信息记载着各单位经济活动，具有很强的凭证位经济活动，具有很强的凭证性，是各单位经济业务活动的性，是各单位经济业务活动的重要依据。重要依据。 3、内容：包括会计凭证、会计、内容：包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会账簿、财务

3、会计报告和其他会计资料计资料 4、保管期限和销毁办法由国务、保管期限和销毁办法由国务院财政部门会同有关部门制定。院财政部门会同有关部门制定。 【例例】以下会计资料中不属于以下会计资料中不属于会计档案的是（会计档案的是（ C ） A现金日记账现金日记账 B总账总账 C销货合同销货合同 D购货发票购货发票二、会计档案的作用二、会计档案的作用 1、反映作用、反映作用 2、史料作用、史料作用 3、查证作用、查证作用 4、监督作用、监督作用三、会计档案的内容三、会计档案的内容 1、会计凭证类：原始凭证、记、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总记账凭证和其他会账凭证、汇总记账凭证和其他会计凭证。计凭证。

4、2、会计账簿类：按用途可分为：、会计账簿类：按用途可分为：总账、明细账、日记账、固定资总账、明细账、日记账、固定资产账、辅助账（也称备查账）及产账、辅助账（也称备查账）及其他会计账簿等。其外形一般有：其他会计账簿等。其外形一般有：订本式、活页式和卡片式三种。订本式、活页式和卡片式三种。 3、财务报告类：按时间分有月、财务报告类：按时间分有月报、季报、年报；按内容分有报、季报、年报；按内容分有资产负债表、利润表、资金活资产负债表、利润表、资金活动情况表等；按编制单位分有动情况表等；按编制单位分有单位报表、汇总报表；按服务单位报表、汇总报表；按服务对象分有内部报表和外部报表。对象分有内部报表和外部

5、报表。 4 4、其他类：、其他类：包括银行存款余额调节表、银行包括银行存款余额调节表、银行对账单等及会计档案移交清册、对账单等及会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。销毁清册等。 注：注：实行会计电算化的单位，实行会计电算化的单位，有关的电子数据和相应软件资有关的电子数据和相应软件资料也应归档。（其它类）料也应归档。（其它类） 三、会计档案的种类及分类方法三、会计档案的种类及分类方法 1、会计档案的种类、会计档案的种类 （1）按会计工作性质分：企业）按会计工作性质分：企业（公司）会计档案、预算会计（公司）会计档案、预算会计档案和银行会计档案档案和银行

6、会计档案 （2）按会计期限分：永久会计）按会计期限分：永久会计档案和定期会计档案档案和定期会计档案2、会计档案的分类方法、会计档案的分类方法实际操作中，往往是采用实际操作中，往往是采用“复式结复式结构分类法构分类法”，即将上述两种分类，即将上述两种分类方法结合使用，如：方法结合使用，如：（1）年度）年度形成分类法：指某年形成分类法：指某年度的凭证、某年度的账簿、某年度的凭证、某年度的账簿、某年度的财务会计报告和某年度的其度的财务会计报告和某年度的其他档案他档案适用：企业事业单位适用：企业事业单位（2）年度）年度机构分类法：机构分类法：适用：各级财务、税务等部门和适用：各级财务、税务等部门和所属

7、单位较多的大型企业所属单位较多的大型企业第二节第二节 会计档案保管会计档案保管 一、会计档案的归档与保管要求一、会计档案的归档与保管要求 （一）归档要求（一）归档要求 1、归档时间上的要求：、归档时间上的要求：会计会计档案管理办法档案管理办法第六条第二款规第六条第二款规定：定：“当年形成的会计档案，在当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由构保管一年，期满之后，应当由会计机会计机 构编制移交清册，移交本单构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管位档案机构统一保管” 。未。未设立档案机构的，应在会计设立档案机构的，应在会计机构内

8、部指定专人保管。出机构内部指定专人保管。出纳不得兼管会计档案。纳不得兼管会计档案。 2、归档范围上要求、归档范围上要求注意：注意： 工资年报，职工工资、奖金工资年报，职工工资、奖金及各种福利审批名册，养老保险及各种福利审批名册，养老保险缴纳名册，调整、新增审批表，缴纳名册，调整、新增审批表，职工聘用、转正等审批表、协议职工聘用、转正等审批表、协议书，事业统计报表，清产核资材书，事业统计报表，清产核资材料，财务制度，上级指标文件等料，财务制度，上级指标文件等均属文书档案。均属文书档案。 3 3、归档的具体要求：、归档的具体要求： 1）、收集、整理应符合规范）、收集、整理应符合规范应归档的会计核算

9、材料要求齐全、应归档的会计核算材料要求齐全、完整、准确，且分类清楚、组卷完整、准确，且分类清楚、组卷合理、排序科学、编目清晰。合理、排序科学、编目清晰。 2）、保持原封装）、保持原封装移交归档的移交归档的会计档案，原则上应保持原卷册会计档案，原则上应保持原卷册的封装，特殊情况需拆封，重新的封装，特殊情况需拆封，重新整理的，应由档案机构和会计机整理的，应由档案机构和会计机构经办人员共同拆封整理，以分构经办人员共同拆封整理，以分清责任。清责任。 3）、签章要完整）、签章要完整会计凭证会计凭证封面、账簿封面及启用页、报封面、账簿封面及启用页、报表封面等需由经手人员、会计表封面等需由经手人员、会计主管

10、人员、单位负责人签字盖主管人员、单位负责人签字盖章的，应当要完整齐全。章的，应当要完整齐全。 4）会计电算化的会计电算化的单位应当保存单位应当保存打印纸质会计档案打印纸质会计档案4、会计档案归档程序、会计档案归档程序 （1）对会计档案进行整理立卷）对会计档案进行整理立卷 各单位每年形成的会计资料，年各单位每年形成的会计资料，年度终了后，应由会计机构按照归度终了后，应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。成册，编制会计档案保管清册。 【2】单选单选：各单位每年形成的：各单位每年形成的会计档案，都应由（会计档案，都应由（ A ）负）负责

11、整理立卷，装订成册，编制责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。会计档案保管清册。 A会计机构会计机构 B档案部门档案部门 C人事部门人事部门 D指定专人指定专人 （2）对会计档案进行编制卷号）对会计档案进行编制卷号 （3）编制保管清册）编制保管清册会计档案保管清册会计档案保管清册卷号卷号类别类别案卷名称案卷名称起止起止 年年月日月日卷内页卷内页数数保管期保管期限限存放地存放地点点备注备注（二）移交要求（二）移交要求 1、移交手续、移交手续（编制移交清册（编制移交清册监交下监交下逐项交接逐项交接相关人员相关人员签章签章） 移交会计档案的单位，应编制会移交会计档案的单位，应编制会计档案移交清

12、册，列明移交的会计档案移交清册，列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、年度和档案编号、应保管期限、 已保管期限等内容。交接时，已保管期限等内容。交接时，双方应按照移交清册所列内容双方应按照移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人后，交接双方经办人和监交人应在移交清册上签名或者盖章。应在移交清册上签名或者盖章。 2、移交制度、移交制度 （1）单位终止：）单位终止：单位撤销、解单位撤销、解散、破产或其他原因而终止的，散、破产或其他原因而

13、终止的，在办理手续前形成的会计档案，在办理手续前形成的会计档案，由终止单位的业务主管部门或财由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交档案馆代管。产所有者代管或移交档案馆代管。 （2）单位分立）单位分立：分种情况：一：分种情况：一是分立且存续的；二是分立后解是分立且存续的；二是分立后解散的；三是分立后未结清的会计散的；三是分立后未结清的会计事项的；四是因业务移交单位办事项的；四是因业务移交单位办理所涉及到会计档案的理所涉及到会计档案的 （3）单位合并）单位合并：单位合并后原：单位合并后原各单位解散或一方存续其他方各单位解散或一方存续其他方解散的，各单位的会计档案由解散的，各单位的会计档案由

14、合并后的单位统一保管；单位合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。会计档案仍应由原各单位保管。（三）保管要求（三）保管要求 1、由档案机构保管，未设立档、由档案机构保管，未设立档案机构的单位，会计档案应当案机构的单位，会计档案应当在会计机构内部指定专人保管，在会计机构内部指定专人保管，但出纳不得兼任会计档案的保但出纳不得兼任会计档案的保管工作管工作 2、对会计档案应当进行科学管、对会计档案应当进行科学管理理二、会计档案的保管期限二、会计档案的保管期限 会计档案的保管期限分为永久和会计档案的保管期限分为永久和定期两类。定期两类。

15、定期保管期限：分为定期保管期限：分为3年、年、5年、年、10年、年、15年、年、25年年5类。（类。（记记忆方法：忆方法：35=15+10=25） 月季度财务会计报告：月季度财务会计报告：3年年 银行对账单、银行存款余额调节银行对账单、银行存款余额调节表、固定资产卡片（报废清理表、固定资产卡片（报废清理后）：后）：5年年 各种凭证、总账、明细账、辅各种凭证、总账、明细账、辅助账簿和会计档案移交清册这助账簿和会计档案移交清册这15年。年。 现金、银行日记账：现金、银行日记账：25年年 年度财务会计报告（决算）、年度财务会计报告（决算）、会计档案销毁清册、会计档案会计档案销毁清册、会计档案保管清册

16、：永久保管清册：永久 会计档案的保管期限为最低保会计档案的保管期限为最低保管期限，从会计年度终了后的管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第一天算起。 【例例】单选：单选：会计档案的保管期会计档案的保管期限从（限从（A）算起。）算起。 会计年度终了后第一天会计年度终了后第一天审计报告之日审计报告之日 移交档案管理机构之日移交档案管理机构之日会计资料的整理装订之日会计资料的整理装订之日 【例例】单选：单选：原始凭证和记账凭原始凭证和记账凭证的保管期限为（证的保管期限为（A） .年年 . .年年 .年年 【例例】单选：单选：定期保管期限分定期保管期限分为（为（C） .、10、20、30、40年年5种种 .1、5、10、15、20年年5种种 .3、5、10、15、20年年5种种 .3、5、10、15、25年年5种种三、会计档案的查阅和复制三、会计档案的查阅和复制 1.会计档案为本单位提供查阅会计档案为本单位提供查阅利用，利用，不得借出不得借出，如有特殊需，如有特殊需要，经要，经本单位负责人批准本单位负责人批准，可，可以提供以提供查阅或者复制查阅或者复制，并办理，并办理登记手续。登记手续。2、